Checkliste zur Eventplanung

Sekretärinnen Online-HandbuchCheckliste: Organisation von Veranstaltungen

Lange vor der Veranstaltung

1.1 Einen passenden Termin festlegen

  • vorher abklären, ob in der Branche zum selben Zeitpunkt eine Messe oder eine andere Veranstaltung stattfindet.
  • Feiertage und Schulferien bei der Terminplanung berücksichtigen.

1.2 Den passenden Ort für die Veranstaltung finden
Die Wahl der Veranstaltungsortes ist von folgenden Faktoren abhängig:

  • Budget
  • Veranstaltungsprofil
  • Angebot an Hotellerie und Gastronomie
  • Verkehrsanbindung
  • Dienstleistungsinfrastruktur
  • Kulturellem Angebot
  • Erwartungen der Teilnehmer
  • Landschaftlicher Umgebung

Welche Räumlichkeiten eignen sich am besten als Veranstaltungsort?
In Frage kommende Lokalitäten:

  • Messe
  • Kongresszentrum
  • Hotel
  • „Special Locations“ wie z. B. ein Bürgerhaus, ein altes Bauernhaus, eine alte Brauerei, ein Tanzclub etc.

Tipps, die bei der Suche hilfreich sind, finden Sie:

  • Beim German Convention Bureau (www.gcb.de)
  • Bei den Kongressbüros der jeweiligen Stadt
  • In Verzeichnissen wie Hoppenstedts Tagungsorte

Es empfiehlt sich, die ausgewählte Lokalität vorher persönlich in Augenschein zu nehmen!

Informationen über den Ort:

  • Ist ein kompetenter Ansprechpartner vorhanden?
  • Über welche Kapazitäten verfügt der Ort?
  • Welches sind die Buchungskonditionen und die Zahlungsmodalitäten?
  • Wie lauten die allgemeinen Geschäftsbestimmungen?
  • Welche Konferenztechnik ist vorhanden?
  • Besteht eine Liste mit Lieferanten vor Ort?
  • Ideen für die Gestaltung des Rahmenprogramms sammeln.
  • Referenzen prüfen.

1.3 Programmplanung
Was Sie bei der Planung des Programms berücksichtigen sollten:

  • Budget
  • Erwartungen der Teilnehmer
  • Wie viel Zeit steht für die einzelnen Programmpunkte zur Verfügung?
  • Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Spannung und Entspannung schaffen.
  • Spielraum für Unerwartetes lassen.
  • Für Abwechslung sorgen ? Kreativität ist gefragt.
  • Den Teilnehmern genug Möglichkeit zum Informationsaustausch und Smalltalk lassen.

1.3.1 Fachprogramm

  • Referenten, die zu bestimmten Themen referieren, finden und verpflichten.
  • Einen Moderator suchen, der z. B. eine Podiumsdiskussion moderiert.

Professionelle Redner, Referenten und Moderatoren finden Sie

  • Bei den Fachverbänden
  • Bei einer professionellen Rednervermittlung (z. B. unter www.redneragentur.de)
  • Sollen Workshops angeboten werden? Wenn ja, welche?

1.3.2 Rahmenprogramm
Das Rahmenprogramm kann offiziell als Teil des Kongresses bzw. der Veranstaltung stattfinden oder aber auch für Begleitpersonen parallel zu den Fachveranstaltungen.

1.3.2.1 Klassisch

  • Stehempfang
  • Bankett
  • Konzert
  • Stadtrundfahrt/-besichtigung

1.3.2.2 Etwas Neues ausprobieren, wie z. B.

  • Barbecue-Abend
  • Mittelalterliches Fest mit entsprechender Kulisse
  • Entspannungsprogramm
  • Ballonfahrt
  • Golfkurs etc.

1.3.2.3 Hilfe und Anregungen finden Sie bei

  • Event-Agenturen
  • örtlichen Fremdenverkehrs- oder Kongressbüros
  • Ihrem Tagungshotel

Am Tag der Veranstaltung

Die Nachbereitung

Dies ist ein Auszug aus der Checkliste.

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