Hotelsuche, Catering und Rahmenprogramm

Hotelsuche, Catering und Rahmenprogramm
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Stundenlang Angebote einholen, kiloweise Prospekte wälzen – wie mühsam war doch die Veranstaltungsplanung, bevor es das Internet gab! Eventorganisation 2.0 sieht zum Glück ganz anders aus. Und mit den Tools aus unserem Download können Sie unsere Tipps noch besser umsetzen.

Hotelsuche leicht gemacht

Die Suche nach einem Hotel kann sehr aufwendig sein. Zwar wissen Sie durch Ihre Vorüberlegungen, welche Ansprüche Sie haben, aber wie finden Sie nun heraus, wer diese auch erfüllt? Unser Tipp: Nutzen Sie ein Hotelportal im Internet.

Hier können Sie Ihre Anforderungen in Suchmasken eingeben: wie viele Zimmer, welche Tagungsräume für welche Zeit, welche Bestuhlung, wie viele Beamer etc. Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste mit Hotels, die Ihre Vorgaben erfüllen. Diese Angebote sind alle gleich aufgebaut und gut vergleichbar. Der Preis sollte nicht das alleinige Argument sein, wenn Sie ein Hotel auswählen. Es muss in Stil und Design zu Ihrer Firma passen – ein Landgasthof zu einem Trachtenmoden-Hersteller oder ein Design-Hotel zur Softwareschmiede. Achten Sie darauf, dass Ihr Veranstaltungsort gut erreichbar ist und genügend Parkplätze zur Verfügung stehen.

Extratipp: Im Frühjahr und Herbst stehen Tagungsdestinationen in Spanien hoch im Kurs. Hotel und Flug müssen zusammen nicht teurer sein als eine Unterbringung in Deutschland – und gutes Wetter ist hier garantiert.

Catering und Technik – vergleichen Sie die Angebote

Hotels und andere Eventlocations haben „Hauslieferanten“ für das Catering und die Technik. Für Sie hat das den Vorteil, dass Sie sofort erfahren, ob Sonderwünsche, z. B. zu Buffet oder Bühnentechnik, umsetzbar sind. Allerdings sind diese Anbieter häufig teurer. Erkundigen Sie sich vor der Buchung, ob Sie an sie gebunden sind. Wenn nicht, holen Sie Vergleichsangebote ein.

Extratipp: Zulieferer für Einzelleistungen wie Catering, Dekoration und Technik finden Sie im Internet, z. B. unter www.evrent.de oder www.meinestadt.de.

Wichtige Nebensache: Rahmen- und Begleitprogramme

Für den Erfolg Ihrer Veranstaltung ist das Rahmenprogramm entscheidend. Die Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos: Spitzenköche, Bauchredner, Akrobaten etc. werten Ihre Veranstaltung auf. Vergessen Sie gegebenenfalls das Begleitprogramm nicht. Das sind Veranstaltungen, die Sie für mitreisende Ehepartner organisieren. Hier bieten sich Städtetouren oder Wellness-Ausflüge an. Denken Sie daran, rechtzeitig Einladungen zu verschicken.

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