Das Ende Ihrer Veranstaltung ist gleichzeitig der Startschuss für sehr spannende Aufgaben im Eventmanagement. Denn in der Nachbereitungsphase geht es darum, das Event auszuwerten und aus den gemachten Erfahrungen zu lernen. Sie können den Erfolg Ihrer Veranstaltung auf verschiedenen Ebenen messen.
Wenn sich alle Räume geleert haben, geht es erst einmal ans große Aufräumen. Sammeln Sie alle Gegenstände, technische Ausstattung oder Vorführgeräte ein, die Ihrem Unternehmen gehören, und verpacken Sie sie für den Transport. Überprüfen Sie, ob alles vollständig ist. Auch Werbematerial, Broschüren etc. sollten Sie wieder mitnehmen. Dann können Sie die Räumlichkeiten an den Verwalter zurückgeben.
Eventkontrolle für das Eventmanagement nutzen
Wieder im Büro beginnen Sie mit der Auswertung. Mit jedem Event verfolgt das Unternehmen ein bestimmtes Ziel. Die Frage, ob dies erreicht wurde, ist entscheidend für den Erfolg. Besinnen Sie sich darauf, welche ursprünglichen Ziele definiert wurden. Waren die richtigen Personen vor Ort? Haben Sie Ihren Gästen Ihre Botschaft vermitteln können? Welche Gespräche haben Ihre Kollegen vom Vertrieb mit den Teilnehmern führen können?
Einige dieser Fragen können Sie aus Ihren Unterlagen beantworten, etwa welche Positionen Ihre Gäste einnehmen oder wie viele Personen an welchen Vorträgen und Präsentationen teilgenommen haben. In anderen Fällen müssen Sie Ihre Kollegen um Feedback bitten. Wie viele Gespräche wurden am Rande der Veranstaltung geführt? Wie schätzen die Kollegen deren Qualität ein?
Sie sehen schon, in diesen Bereichen wird es schwierig, handfeste Zahlen zu nennen. Nichtsdestotrotz sollten Sie solche Reaktionen erfassen und versuchen, Schlussfolgerungen zu ziehen: War für Gespräche ausreichend Zeit vorhanden? Stimmten die Rahmenbedingungen? Was können Sie bei der nächsten Veranstaltung verbessern?
Die Zufriedenheit der Teilnehmer
Natürlich ist es ebenso wichtig, Rückmeldungen Ihrer Gäste zu erhalten. Im Idealfall füllen die Teilnehmer einen Fragebogen aus. Das geht aber nicht bei allen Zielgruppen: Geschäftsführer anderer Unternehmen werden vermutlich keine Fragebögen ausfüllen wollen, Teilnehmer an einer internen Veranstaltung schon eher.
In jedem Fall sollten Sie sich schon während der Veranstaltung umhören. Was gefällt den Gästen gut, was weniger? Gab es irgendwo ernsthafte Probleme? Natürlich sollten Sie versuchen, sofort zu reagieren, aber auch daraus für künftige Veranstaltungen lernen.
Extratipp: Auch im Nachhinein können Sie einiges für die Zufriedenheit tun: Verschicken Sie Briefe, um sich für die Teilnahme zu bedanken, und legen Sie kleine Geschenke oder Reminder bei. Gut geeignet sind etwa Fotos der Teilnehmer oder ein gedruckter Tagungsband.
Sollten Gäste nicht zur Veranstaltung erschienen sein, müssen Sie je nach Vereinbarung Teilnahme- oder Stornogebühren berechnen. Fragen Sie auch nach den Gründen des Fernbleibens.
Budgetkontrolle durchführen
Zu einer guten Veranstaltung gehört auch die Auswertung der Kosten.
Extratipp: Denken Sie rechtzeitig daran, eigene Kostenstellen für das Event einzurichten, damit Sie später alle Posten richtig zuordnen können.
Prüfen und buchen Sie alle Rechnungen, kontrollieren Sie die Stundenzettel von Hotel und Aushilfen und überprüfen Sie, ob alle Leistungen, die auf der Rechnung eines Dienstleisters stehen, auch erbracht wurden. Haben Kunden oder Kollegen aus anderen Abteilungen auf der Veranstaltung zusätzliche Leistungen, Wünsche oder Bewirtungen gebucht, berechnen Sie solche Posten an den Verursacher weiter. Schreiben Sie also den Kunden eine gesonderte Rechnung bzw. leiten Sie die Posten der anderen Abteilung weiter.
Im Anschluss an diese Schritte können Sie sehen, welche Positionen im Soll liegen und wo Ihnen die Kosten womöglich aus dem Ruder gelaufen sind. Suchen Sie die Gründe für Mehrausgaben: Waren mehr Teilnehmer als geplant vor Ort? Wurde mehr konsumiert als ursprünglich geplant? Welche Posten waren überflüssig? Halten Sie solche Ergebnisse für künftige Veranstaltungen fest, am besten in einem Abschlussbericht.
Der Dank ans Team
Der Erfolg eines Events ist der Verdienst vieler Beteiligter. Bedanken Sie sich bei den Kollegen für die Mithilfe, bei den Dienstleistern für die gute Zusammenarbeit, beim Hotel für die tolle Organisation etc.
Nutzen Sie die Gelegenheit aber auch, um Ansprechpartner, die sich als unzuverlässig erwiesen haben, für die Zukunft von Aufträgen auszuschließen. Die systematische Auswertung einer Veranstaltung ermöglicht es Ihnen, die Organisation zu optimieren. Sie macht zwar kurzfristig Arbeit, langfristig aber hilft sie Ihnen, Fehler zu vermeiden.
