Geschäftsevents sind ein besonderes Aushängeschild für jedes Unternehmen. Eine gute Planung hängt dabei jedoch von der Art der Veranstaltung ab: Kongresse haben andere Rahmenbedingungen als die Produktpräsentation und auch die Ausstattung kann je nach Veranstaltungsart unterschiedlich sein.
Voraussetzungen für die erfolgreiche Veranstaltung
Jede Veranstaltung hat andere Voraussetzungen für ein gelungenes Event. Enge Räume, bei denen Umbauten zwischen verschiedenen Programmpunkten zusätzliche Unruhe in die Veranstaltung bringen, sind ebenso schwierig wie große Räume, in denen sich eine kleine Gästezahl verliert. Eine gute Planung beginnt entsprechend mit einer Dokumentation der Rahmendaten. Optimal ist eine Eventlocation, die entweder ideal zu Gästezahl und Programm passt, alternativ eine Location, die durch Flexibilität punktet.
Checkliste mit Aspekten zur Auswahl der passenden Location
In der Vorbereitung sollten Sie die wichtigsten Rahmendaten festhalten:
- Veranstaltungsdatum mit Uhrzeit und Zeitrahmen
- erwartete Gästezahl
- Art der Veranstaltung (Firmenfest, Tagung, Kongress etc.)
- Differenzierung von Teilbereichen (Workshops, Vorträge, geselliger Veranstaltungsteil)
Anhand des angedachten Programms kommen hinzu:
- Veranstaltungstechnik (Licht-, Ton- und Medientechnik)
- Bestuhlung (unter Berücksichtigung differenzierter Teilbereiche)
- Catering (Veranstaltungscatering mit Snacks, Buffet, Dinner etc.)
Flexibilität in der Veranstaltungslocation als Trumpf für Ihren Erfolg
Die optimale Eventlocation für Ihre Geschäftsveranstaltung lässt sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. Bedenken Sie, dass Sie nicht nur einen Bühne für das Programm und einen Zuschauerraum benötigen, sondern auch Rückzugsmöglichkeiten für Dozenten und Gastredner. Sollen Workshops angeboten werden, bringen Nebenräume einen entscheidenden Vorteil für den Veranstaltungsverlauf, da Sie die Eventlocation nicht umbauen müssen.
Das I-Tüpfelchen sind Anbieter, die Ihnen nicht nur räumliche Flexibilität bieten, sondern mit professioneller Begleitung punkten. Außerdem halten sie den typischen Bedarf an Veranstaltungsequipment bereit. Wichtig ist dabei vor allem die Veranstaltungstechnik, die mit moderner Licht- und Tontechnik für die perfekte Begleitung Ihres Programms sorgt. Und das ohne externe Dienstleister. Während sich solche Dienstleister bereits um die Bühne, die variable Bestuhlung für unterschiedliche Gästezahlen und Veranstaltungsformen sowie um die technischen Erfordernisse vom Beamer bis zur Tontechnik kümmern, können Sie sich auf die Planung des reibungslosen Ablaufs konzentrieren.
Auch das passende Catering wird von Betreibern professioneller Eventlocations häufig optional angeboten und kann wahlweise von Partnerunternehmen, alternativ von eigenen Dienstleistern nach Kundenwunsch umgesetzt werden.
Der Autor Fabian Lau ist Geschäftsführer der Eventlocation Spreespeicher Berlin, die mit ihrer einmaligen Lage an der Berliner Spree hervorsticht. Das Unternehmen zählt zu den versierten Anbietern moderner Eventlocations, die das Angebot von Veranstaltungsräumlichkeiten mit optionalen Zusatzleistungen kombinieren, um Ihnen die Planung von überzeugenden Firmenevents und Tagungen zu erleichtern.
