Virtuelle Events planen und durchführen

Virtuelle Events
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Menschen lieben es, zusammenzukommen. Konzerte, Sportveranstaltungen und natürlich Firmenevents. All das ist momentan leider nicht möglich. Aufgrund der Krisensituation rund um Corona werden Events aller Art nun von live auf virtuell umgestellt. Leichter gesagt als getan, denn an auch an virtuellen Events hängt eine ganze Menge Arbeit für Assistenzen.

Die Ausrichtung vieler Unternehmen wird sich sicherlich auch nach Corona teilweise ändern und Live-Formate werden hier und da durch digitale Alternativen ersetzt. Denn die Vorteile liegen klar auf der Hand: Man erreicht mehr Menschen, Reisekosten sowie Budgets für Dienstleister und Event-Locations werden eingespart und man kann mit Social Tools und Chats die Konversation und Interaktion wirksam in Gang halten.

Als Assistenz ist es nun essenziell, als Event-Trendscout aktiv zu sein und zu schauen, was für Ihr Unternehmen passen kann. Die Planung eines virtuellen Events erfordert die gleiche Sorgfalt und Aufmerksamkeit wie es bei einer live Veranstaltung der Fall ist. Bei beidem müssen Sie die Veranstaltung effizient planen, Ihre Teilnehmer einbeziehen und Wow-Effekte schaffen.

Virtuelle Events: Ziele und Taktiken definieren

Es gibt noch nicht viele Event-Planer, die eine virtuelle oder hybride Veranstaltung durchgeführt haben. Der Wechsel von einem persönlichen zu einem virtuellen Format bietet aber zahlreiche neue Möglichkeiten, Teilnehmer und Partner einzubinden – und gleichzeitig die Reichweite Ihrer Veranstaltung zu vergrößern.

Während Ihre Veranstaltungsziele gleichbleiben werden, benötigen Sie neue Werkzeuge und Strategien, um sie zu erreichen. Der Ablauf Ihrer Veranstaltung und die Interaktion zwischen Teilnehmern, Referenten und weiteren Akteuren wird von den Möglichkeiten der von Ihnen gewählten virtuellen Veranstaltungsplattform bestimmt.

Standards oder innovative Alternativen?

Am schnellsten und einfachsten sind Webinare aufgesetzt. Seminare & Schulungen, Produktpräsentation, Experten-Talks sowie Fachbeiträge bieten sich hierfür an. Die dazu benötigten Konferenztool-Anbieter wie Jitsi, Zoom, Microsoft Teams, GoToWebinar, Webex, Adobe Connect etc. sind zahlreich auf dem Markt vertreten. Achten Sie hierbei unbedingt auf die Sicherheitsbestimmungen und Datenschutzvorgaben Ihres Unternehmens.

Während Webinare interaktiv gestaltet werden können, gibt es auch Alternativen wie den Webcast. Hier wird lediglich „gesendet“. Ein Webcast kann große Gruppen bedienen und ist daher für Konferenzen, Fachinterviews oder Vorlesungen gut nutzbar.

Nutzen Sie die Chance des Umorganisierens auch dazu, neue Formate in Betracht zu ziehen. Barcamps, World Cafes oder Hackathons verzeichnen wachsende Besucherzahlen und belegen eindrucksvoll den Wunsch vieler Menschen nach mehr Mitgestaltungsmöglichkeiten und Interaktion. Dies klappt analog noch an vielen Stellen besser, aber erste digitale Barcamps finden bereits erfolgreich statt.

Tools und Apps

Starten Sie direkt digital durch und nutzen Sie agile Projektmanagement- Tools wie Trello oder Asana. Das Jamboard von Google sowie Padlet sind ebenfalls spannende Tools für die Planung. OneNote aus dem Hause Microsoft bietet sich an, um Ihren Projektplan mit anderen Beteiligten zu teilen. An einer guten Event-App wie eventmobi oder LineUpr kommen Sie heute ebenso nicht mehr vorbei.

Für die Interaktion innerhalb eines Webinars gibt es z.B. Anbieter wie Kahoot!, Slido und Mentimer. Hier können blitzschnell Umfragen oder auch Brainstormings aufgesetzt werden. Und sie sind in der Basisversion zudem noch kostenfrei.

Unterschätzen Sie auch die Kraft von Social Media nicht. Ein Facebook oder Instagram Live sowie das Streaming über youtube können relevante Zielgruppen ansprechen.

Sicherheit und Datenschutz nicht vergessen

Das Internet ist erfahrungsgemäß ein Fass ohne Boden. So ist es auch mit der Sicherheit. Vieles ist schwer greifbar und Unternehmen wollen keine Risiken eingehen.

Eventmanagement für CB

Dossier: Virtuelle Events erfolgreich organisieren

Die Covid-19-Pandemie hat besonders der Veranstaltungsbranche einen herben Schlag verpasst. Wie kann eine Branche, die auf der Begegnung von Menschen fußt, in Zeiten von Social Distancing und dem temporären Verbot von Veranstaltungen überleben? Virtuelle Events bieten sich als Rettung an. Hierbei gilt für Planer, kreativ zu werden und sich auf den ursprünglichen Zweck von Veranstaltungen zu besinnen. Beispiele für Lösungen lassen sich aus unserem immer digitaler werdenden Arbeitsalltag finden. Dieses Dossier, dass wir Ihnen zusammen mit unserem Partner EventMobi anbieten, gibt Ihnen einen Überblick über die neuen Herausforderungen, passende Tools, Fallstricke und Tipps, damit Ihre nächste virtuelle Veranstaltung zum Erfolg wird.

Die Sammlung von personenbezogenen Daten bei der Registrierung sowie über mobile Apps und Umfragen muss rechtssicher aufgesetzt werden. Unternehmen sind verpflichtet, Auskunft zu erteilen, wo Daten gespeichert sind, zu welchem Zweck sie verwendet werden und wenn Dritte darauf Zugriff haben.

Das mit der DSGVO eingeräumte „Recht auf Vergessen“ garantiert Teilnehmern einer Veranstaltung jederzeit die Löschung ihrer personenbezogenen Daten. Ebenso ist auf Wunsch zu gewährleisten, dass die bereits erfolgte Freigabe etwa gegenüber Dienstleistern, Reiseveranstaltern und Hotels beendet wird. Veranstaltungsplaner haben sicherzustellen, dass diese Drittanbieter Daten ebenfalls DSGVO-konform verarbeiten. Sie sollten interne Fachleute für Datenschutz ins Boot holen, damit Ihr Event gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Neugierig geworden? Dann testen Sie virtuelle Formate doch auch einmal aus und begeistern Sie Vorgesetzte, Kollegen und Kunden auf eine neue Art und Weise.

Quick Facts:

Nichts überstürzen
Fokussiert an die Planung gehen und Schritt für Schritt durchdenken. Bewährtes behalten, offen sein für Neues.

Auf Ziele und Zielgruppe konzentrieren
Ein virtuelles Event ist anders als ein Live-Event. Ziele werden anders erreicht. Alles hängt viel stärker von der Relevanz der Inhalte ab, weniger von der Experience wie bei klassischen Live-Events. Nur wer seine Zielgruppe kennt, wird erfolgreich begeistern können. Und nicht alle Themen lassen sich virtuell abbilden.

Anforderungen definieren und Plan erstellen
Erst nachdem Ziele, Möglichkeiten und Anforderungen klar sind, wird geplant! Alles andere wird zum Misserfolg führen, insbesondere wenn man vorher keine Erfahrung mit virtuellen Events gesammelt hat.

Technische Möglichkeiten und Services verstehen
Nachdem das Ziel klar ist, wird die passende Lösung benötigt. Es gibt eine Vielzahl von Tools am Markt. Sicherheitsaspekte nicht vergessen. Enger Austausch mit IT, Legal und Compliance.

Die Autorin Diana Brandl ist internationale Trainerin, Coach und freiberufliche Fachautorin. Sie betreibt ihren eigenen Blog The Socialista Projects und ist Host des Podcasts „The Future Assistant“.

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