Ob ein Besucher Ihr Unternehmen zufrieden verlässt oder nicht, ist nicht nur vom Verlauf des Meetings abhängig. Auch wie er empfangen und vor allem wie er verabschiedet wird, spielt eine große Rolle. Vermitteln Sie einem Besucher in Ihrem Haus bis zum Schluss Wertschätzung. So sorgen Sie für einen positiven letzten Eindruck und geben damit vielleicht den letzten Anstoß für eine langjährige Geschäftsbeziehung.
Dank des Verhandlungsgeschicks Ihres Chefs ist das Gespräch mit dem Kunden zur beiderseitigen Zufriedenheit verlaufen. Nun ist es an Ihnen, das Meeting abzurunden. Ihr Auftritt beginnt, sobald sich die Tür zum Raum Ihres Vorgesetzten öffnet.
Ihre Aufgaben beim Abschied
Diese Regeln sollten Sie beim Abschied des Geschäftspartners beachten:
- Ihr Schreibtisch sollte aufgeräumt sein. Liegt viel Papier herum, könnte der Gast den Eindruck gewinnen, dass Sie überfordert sind. Also weg mit überflüssigen Unterlagen.
- Wenn sich die Tür öffnet, unterbrechen Sie Ihre Arbeit und stehen auf, um dem Gast zu helfen. Hat er seine Garderobe oder seinen Schirm in Ihrem Büro gelassen, achten Sie darauf, dass er nichts vergisst. Übrigens: Sie müssen dem Besuch, egal ob männlich oder weiblich, nicht in den Mantel helfen.
Zu einer guten Betreuung gehört auch, dass der Gast zum Ausgang gebracht wird. Oft entscheidet Ihr Chef spontan, ob er den Weg noch zu einem abschließenden Small Talk nutzen möchte oder ob Sie den Geschäftspartner hinausbegleiten sollen. Achten Sie deshalb besonders darauf, welche Signale Ihr Chef sendet. Hier zeigt sich, wie eingespielt Sie als Team sind, und das macht auch auf den Besucher einen positiven Eindruck.
Wenn diese Aufgabe an Sie fällt, sind auf dem Weg zum Ausgang Ihre Fähigkeiten in Sachen Small Talk gefragt. Reden Sie nicht über die Inhalte des Meetings. Schneiden Sie lieber Themen wie die Rückreise, Staugefahr oder die Wochenendplanung an.
Wenn Sie für den Gast ein Taxi bestellt haben, warten Sie so lange mit ihm, bis es eingetroffen ist. Bleiben Sie bei der Verabschiedung freundlich, aber auf Distanz. Mit Redewendungen wie “Ich wünsche Ihnen einen gute Heimreise”, “Ich wünsche Ihnen eine gute Fahrt” oder einem “Auf Wiedersehen!” machen Sie nichts falsch.
Die effektive Nachbereitung
Zurück im Büro sollten Sie das Meeting mit Ihrem Chef noch einmal durchgehen und das weitere Vorgehen besprechen. Hat Ihr Vorgesetzter eine Visitenkarte erhalten? Dann kontrollieren Sie bei dieser Gelegenheit, ob der Kontakt bereits in Ihrer Datenbank enthalten ist bzw. ob die Angaben aktuell sind.
Wenn Ihr Chef dem Besucher versprochen hat, Unterlagen zu schicken, sollten Sie diese schnellstmöglich auf den Weg bringen. Idealerweise findet der Gast das Material bereits in seinem E-Mail-Postfach vor, sobald er wieder in seinem Büro ist. Dann hat er sicher das Gefühl, dass Ihrem Unternehmen viel an der Zusammenarbeit liegt.
Auch eine kurze E-Mail Ihres Chefs, in der er sich für den Besuch bedankt, fördert die Geschäftsbeziehung. Formulieren Sie den Text für Ihren Vorgesetzten. Er fügt dann nur noch ein paar persönliche Worte und einen Bezug zum Gespräch hinzu.
