Schneller lesen, was wirklich wichtig ist

Informationen mit anderen zu teilen, ist sehr einfach geworden. Sie müssen nicht mehr den Kopierer benutzen, es reicht, die umfassende PDF-Datei als Anhang in einer E-Mail zu verschicken. Allerdings steigt damit die Flut an Informationen. Wie können Sie diese effizient und effektiv bewältigen? Wie finden Sie schnell die für Sie selbst und Ihren Chef wichtigen Informationen? Und wie bereiten Sie sie für ihn sinnvoll auf, damit er sie schnell aufnehmen und verarbeiten kann?

An manchen Tagen trudeln die E-Mails fast schon im Minutentakt im elektronischen Postfach ein. Viele davon enthalten Anlagen mit oftmals über 100 Seiten. Außerdem gibt es verschiedene Fachzeitschriften, die Sie lesen sollen. Im Internet finden sich dazu ergänzend noch viele weitere Informationen, die interessant sein könnten. Und nebenbei müssen Sie dann für die eigentliche Arbeit zunächst den Arbeitsauftrag und die dazugehörenden Begleittexte durchgehen.

Schnell kommen Office-Fachkräfte dadurch im Sekretariat auf Lesezeiten von mehreren Stunden täglich. Für die weiteren wichtigen Aufgaben bleibt immer weniger Zeit übrig.

Mit den folgenden Techniken und Tipps wird es Ihnen gelingen, die zunehmende Informationsflut zu bewältigen und schneller das wirklich Wichtige für sich und Ihren Chef zu finden und aufzubereiten.

Schneller lesen lernen

Ein erster wichtiger Schritt auf diesem Weg ist, die Geschwindigkeit beim Aufnehmen schriftlicher Informationen zu steigern. Denn ein Großteil der Beschäftigten, die mit vielen Informationen konfrontiert sind, liest nur unwesentlich schneller als ein zehnjähriger Schüler.

Optimieren des Leseumfelds

Zunächst aber sollten Sie Ihr Leseumfeld verbessern. Dazu gehört zum Beispiel ein ausreichend großer Bildschirm (vielleicht sogar zwei), auf dem zwei DIN-A4-Seiten im Originalformat nebeneinander angezeigt werden können.

Fixationstechnik für schnelleres Lesen

Für die Steigerung des Lesetempos wiederum ist es zunächst wichtig, zu wissen, dass unsere Augen Informationen nur dann aufnehmen können, wenn sie anhalten. Wir fixieren also eine Stelle im Text, nehmen die dort stehenden Informationen auf und springen dann weiter zur nächsten Fixation.

Steuern lässt sich das Lesetempo also über zwei Stellschrauben, nämlich mit der Anzahl der Augenhalte innerhalb eines Texts und mit deren Dauer.

Reduzierung der Fixationsdauer

Die Fixationsdauer, die üblicherweise fast eine Sekunde dauert, können Sie sehr einfach reduzieren. Stellen Sie einen Taktgeber, zum Beispiel eine Metronom-App auf dem Smartphone, auf 120 Schläge pro Sekunde ein. Diesen Rhythmus übernehmend springen die Augen dann zweimal pro Sekunde von Fixation zu Fixation, um dort die Informationen aufzunehmen.

Reduzierung der Fixationsanzahl

Etwas schwieriger ist es, eine Verringerung der Anzahl der Augenhalte in einem Text zu erlernen. Denn beim Lesenlernen wurde antrainiert, dass die Augen bei jedem Wort im Text (wenigstens) einmal anhalten. Dabei ist unser Gehirn in der Lage, auch zwei, drei, vier oder noch mehr Wörter auf einmal aufzunehmen und zu verarbeiten.

Schneller lesen lässt sich in Seminaren erlernen

In Seminaren zum Erlernen Rationeller Lesetechniken arbeiten wir an einer neuen Leseart mit Texten, die mittels senkrechter Striche in Abschnitte mit mehreren Wörtern unterteilt werden. Schon nach kurzer Zeit hat sich das Gehirn darauf eingestellt, mehr als nur ein Wort angeboten zu bekommen. Zugleich steigt dadurch das Textverständnis, da die Informationen – insbesondere aus längeren Sätzen – viel schneller aufgenommen werden.

Schnelleres Überfliegen zum Finden der wichtigen Dokumente

Neben dem Fixationslesen gibt es weitere Schnelllesetechniken, die vor allem zum schnelleren Überfliegen von Texten dienen. Mit ihnen finden Sie darin das wirklich Wichtige oder können überprüfen, ob sie überhaupt relevant sind.

Leseabsicht bestimmen

Hierfür müssen Sie zunächst Ihre Leseabsicht bestimmen. Sie müssen also wissen, welche Texte Sie bzw. Ihr Chef wofür benötigen. Dabei hilft auch die Frage danach, was bereits zum Thema bekannt ist. Denn das Aktivieren des eigenen Wissens wirkt wie ein Netz, in dem Informationen, die im Text dazu passen, besser „hängen“ bleiben.

Suche nach Schlüsselwörtern

Wenn die Leseabsicht klar ist, sollten Sie dazu passende Schlüsselwörter suchen. Wo diese im Text auftauchen, da steht Relevantes. Das können Sie dann direkt markieren. Besonders einfach ist das bei elektronischen Texten, die Sie schnell auf ein paar Schlüsselwörter hin durchsuchen lassen können. Bei E-Mail-Programmen wie Outlook gelingt das sogar über mehrere Postfächer hinweg oder auch (nur) über angelegte Themenordner.

Lesen am Bildschirm

Zwar funktioniert das Lesen am Bildschirm theoretisch genauso wie auf dem Papier. Allerdings gibt es – neben der schnellen Selektion von Schlüsselwörtern – ein paar Besonderheiten. Dazu gehört, dass die Augen durch den immer gleichen Abstand zum Bildschirmtext schneller ermüden und auch austrocknen. Daher sind regelmäßige Pausen mit anderweitigen Aufgaben und gegebenenfalls auch Augenübungen erforderlich.

Fensterbreite und Schriftgröße anpassen

Passen Sie zudem die Breite der Textfenster sowie gegebenenfalls auch die Schriftgröße an, bevor Sie mit dem Lesen beginnen. Denn wer sich mit dem Fixationslesen vertraut gemacht hat, kann Fixationen vermeiden, wenn die Textbreite genau zu dem passt, was man mit drei, vier oder fünf Augenhalten in einer Zeile gut aufnehmen und verarbeiten kann.

Blättern statt Scrollen

Beim Lesen längerer Texte sollten Sie zudem blättern, zum Beispiel mit der Pfeil-nach-unten-Taste, da beim Scrollen die Augen ständig die richtige Stelle zum Weiterlesen suchen müssten.

Info-Aufbereitung für den Chef

Der letzte Schritt ist dann die gute Aufbereitung der wichtigen Informationen für den Chef.

Themenordner und -mappen

Auch Ihr Chef wird sich auf das Lesen der Texte vorbereiten und seine Leseabsicht überlegen. Daher ist es sinnvoll, wenn Sie zusammengehörende Informationen für ihn zu Themengruppen zusammenfassen. Bei Papierdokumenten geht das am besten in Themenmappen. Aber auch die E-Mail-Programme bieten Möglichkeiten, Text mittels Themenordnern oder auch Kategorien, nach denen man dann leicht gruppieren kann, zu strukturieren.

Richtiges Markieren – auch elektronisch

Hilfreich ist es für den Chef schließlich, wenn die für ihn wichtigen Textpassagen bereits markiert sind. Neben dem Textmarker können Sie dabei auch Symbole oder Abkürzungen verwenden. Das Ausrufezeichen am Rand könnte etwa für besonders Wichtiges stehen. Damit Sie beide die gleiche Bedeutung mit den Markierungen verbinden, sprechen Sie diese zuvor ab.

Auch elektronische Dokumente können Sie gut und einfach markieren. Bei E-Mails sind – nach Einstellen des Bearbeiten-Modus – alle Formatierungen (wie Text- und Hintergrundfarbe, Fett- und Kursivschrift sowie Unterstreichungen) möglich. Aber auch in PDF-Dokumente lassen sich Passagen markieren. Diese lassen sich dann der Reihe nach aufrufen, ohne dass speziell danach gesucht werden müsste.

Fazit

Mit dem Einsatz Rationeller Lesetechniken lässt sich die zunehmende Informationsflut besser bewältigen. Und Sie finden dann wieder schnell das für Sie und Ihren Chef wirklich Wichtige in den eingehenden Texten und können es entsprechend für ihn aufbereiten.