Aufschreiben hilft!

Wie Schreiben Ihnen hilft, Dinge zu organisieren und zu verstehen

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„Wer schreibt, bleibt“, lautet ein altes Sprichwort. Tatsächlich hat das Aufschreiben in sehr vielen Bereichen eine wunderbare Wirkung. Ganz gleich, ob Sie sich etwas merken, neues Wissen erwerben oder eine Erfahrung verarbeiten wollen: Fassen Sie es in Worte und schreiben Sie es auf.

Als Assistenz arbeiten Sie in einem Beruf, in dem vergleichsweise viel geschrieben wird. Briefe und E-Mails, Berichte und Protokolle – diese Unterlagen zu erstellen gehört zu den Standardaufgaben im Office. Doch mit dem Aufschreiben können Sie nicht nur Informationen zusammenfassen. Schreiben ist eine wichtige Technik, um die Welt zu begreifen und um Gelerntes zu verinnerlichen.

Handschrift ist wieder im Trend

Insgesamt ist das Schreiben von Hand auf dem Rückzug. Wenn wir etwas mitzuteilen haben, verfassen wir im Büro eine schnelle E-Mail, hinterlassen eine Statusmeldung im Chat oder steigen gleich ganz auf das gesprochene Wort um und sprechen eine kurze Sprachnachricht auf. Auch im Privaten schreiben die meisten von uns nur noch selten mit der Hand – vielleicht ab und zu eine Postkarte aus dem Urlaub, das war es oft schon. Selbst unsere Einkaufszettel führen wir mit der passenden App auf dem Smartphone. Trotz dieses gewaltigen Übergewichts des Tippens auf einer Tastatur gibt es seit einiger Zeit einen klaren Trend zurück zur Handschrift. Beigetragen haben dazu die äußerst beliebten Bullet Journals, das Journaling und das Handlettering.

Ein Buch für alles: das Bullet Journal

LEKTÜRE

Eine gute Einführung in die Bullet-Journal-Methode finden Sie auf der Website von Ryder Carroll bulletjournal.com

Detaillierte Informationen liefert das Buch „Die Bullet-Journal-Methode von Ryder Carroll / Rowohlt Verlag 2018

Das Bullet Journal (abgekürzt: BuJo) wurde vor einigen Jahren vom US-Amerikaner Ryder Carroll entwickelt – ursprünglich nur für den eigenen Bedarf, um seine Lernschwäche auszugleichen. Beim BuJo handelt es sich um eine Methode, um alle anstehenden Aufgaben, Notizen, Pläne etc. zentral in einem Notizbuch von Hand zu versammeln und zu verwalten. Ein selbst gestalteter Index stellt sicher, dass Sie alle Informationen im Buch wiederfinden. Tools mit den Namen Future Log, Monthy Log und Daily Log sowie einfache und einheitliche Symbole kennzeichnen Aufgaben, Notizen und Termine. Für alles andere gibt es sogenannte Collections, die Sie ganz nach Ihren eigenen Bedürfnissen und Wünschen anlegen und füllen können.

Die Bullet-Journal-Methode hat weltweit zahllose Fans, was vermutlich an ihrer großen Flexibilität liegt. Jeder Nutzer und jede Nutzerin kann sich das Bullet Journal ganz nach den eigenen Vorstellungen und Notwendigkeiten gestalten. Im Netz finden sich zahllose Vorlagen und Anregungen für die verschiedenen Tools. So kann schnell der Eindruck entstehen, ein Bullet Journal müsse immer möglichst individuell, kreativ und aufwendig daherkommen. Dabei ist es im Grundsatz ganz einfach: Ein simples Notizbuch (möglichst mit gepunkteten Linien) und ein Stift reichen völlig aus.

Journaling und Handlettering

Während es das Bullet Journal in vielen Fällen in die Büros geschafft hat, gehören das Journaling und das Handlettering in der Regel in den privaten Bereich.

  • Journaling meint hier im Grunde das Schreiben eines Tagebuchs, etwa um Geschehnisse zu verarbeiten, Dinge zu notieren, für die man dankbar ist, oder um Fortschritte in der Zielerreichung zu protokollieren. Hier ist gelegentlich auch von therapeutischem Schreiben die Rede.
  • Handlettering ist das Zeichnen und Malen kunstvoller Handschriften, wie sie beispielsweise für Grußkarten verwendet werden. Beide Trends sind vor allem in den sozialen Medien viel zu beobachten. Auch wenn sie im beruflichen Kontext kaum eine Rolle spielen, haben sie dennoch dazu beigetragen, das Schreiben von Hand wieder populärer zu machen.

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Wirksames Gehirnjogging: Schreiben (und Lesen)

Im Idealfall greifen Sie auch im Büro für bestimmte Schreibarbeiten zu Stift und Zettel. Studienergebnisse belegen, dass wir Informationen besser aufnehmen und verarbeiten, wenn wir sie von Hand aufschreiben. Das ist natürlich nur bei einem kleinen Teil der Aufgaben sinnvoll. Aber immer dann, wenn es ums Erinnern und ums Verstehen geht, lohnt sich dieser Schritt.

Aufschreiben und Erinnern

Vielleicht haben Sie auch schon einmal festgestellt, dass Sie Dinge besser behalten, wenn Sie sie aufschreiben. Tatsächlich sind Schreiben und auch Lesen komplexe Tätigkeiten, die eine Vielzahl kognitiver Prozesse in unserem Gehirn fordern – und die entsprechenden Informationen genau dadurch tief in unserem Gedächtnis verankern. Das Aufschreiben – insbesondere, wenn es von Hand geschieht – erleichtert es, uns an Inhalte zu erinnern. Denn im Prozess des Schreibens setzen wir uns automatisch mit dem Inhalt auseinander.

Probleme schreibend analysieren

Schreiben hilft auch dabei, ein Problem zu untersuchen und zu verstehen. Wer versucht, einer anderen Person schriftlich einen Sachverhalt zu erläutern, wird intensiv an einzelnen Formulierungen feilen. Schreibend kann man sich über Verständnis- oder Wissenslücken schlechter hinwegmogeln als in einem Gespräch. An den Hochschulen werden unter anderem aus diesem Grund schriftliche Semester- und Abschlussarbeiten gefordert. Und viele Universitäten bieten den Studenten und Studentinnen mittlerweile über Schreibzentren gezielt Unterstützung an, um diese Herausforderung zu meistern.

Strukturiert durch den Schreibprozess

Ganz gleich, ob Sie einen Bericht, ein Protokoll, einen Brief oder vielleicht auch ein persönliches Resümee nach einer Fortbildung schreiben wollen – der Prozess, einen Text zu erstellen, lässt sich grob in drei Schritte unterteilen:

  1. Planen
  2. Formulieren
  3. Überarbeiten

Es ist sinnvoll, die Bearbeitung dieser Schritte weitgehend voneinander zu trennen. Das sorgt für Klarheit beim Schreiben und im Text.

Planen: Was will ich eigentlich schreiben?

Bevor Sie anfangen, Ihren Text aufzuschreiben, machen Sie sich ein paar Gedanken über seinen Inhalt. Für wen schreiben Sie? Was wollen Sie dieser Person eigentlich sagen? Was wollen Sie mit Ihrem Text erreichen?

Mit diesen Fragen entwickeln Sie also eine grundsätzliche Idee davon, wie Ihr Text am Ende aussehen soll. Diese Überlegungen helfen Ihnen vor allem dabei, den vorliegenden Stoff zu sortieren. Was brauchen Sie, um die Ziele zu erreichen? Wo bestehen möglicherweise noch inhaltliche Lücken? Welches Material ist überflüssig? Wenn Sie für sich selbst schreiben, beispielsweise einen Text zusammenfassen, entwickeln Sie in dieser Phase auch eine Haltung zu Ihrem Text: Wie stehen Sie zum Inhalt: neutral? Stimmen Sie den Aussagen zu? Oder setzen Sie sich kritisch damit auseinander? Welche Argumente haben Sie? Und an welcher Stelle im Text bringen Sie sie?

Formulieren: einfach alles aufschreiben

Wenn Sie die Vorarbeiten weitgehend abgeschlossen haben, geht es darum, Ihre Inhalte niederzuschreiben: einerseits strukturiert und ausgehend von Ihren Vorüberlegungen, andererseits aber auch spontan mit den Worten und Formulierungen, die Ihnen gerade in den Sinn kommen. Viele Menschen versuchen, einen Text gleichzeitig zu schreiben und an einzelnen Sätzen zu feilen. Das hemmt aber den Schreibfluss erheblich. Vor allem Personen, die wenig Routine beim Formulieren haben, blockieren ihren Schreibfluss auf diese Weise enorm.

Besser ist es, zunächst einmal alles aufzuschreiben und die Überarbeitung auf den nächsten Schritt zu übertragen.

Überarbeiten: Feinschliff für Ihren Text

Beim Überarbeiten bringen Sie Ihren Text in die endgültige Fassung. Am besten gehen Sie dabei etappenweise vor:

  • Struktur und Aufbau: Funktioniert die Struktur, die Sie sich bei der Planung überlegt haben? Ist die Reihenfolge der Argumente sinnvoll? Oder wollen Sie den Text noch einmal umbauen?
  • Sprache und Stil: Überarbeiten Sie einzelne Formulierungen, um sie lesefreundlicher zu machen. Setzen Sie beispielsweise Passivformulierungen ins Aktiv, lösen Sie Bandwurmsätze auf, eliminieren Sie Floskeln etc.
  • Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik: Im letzten Schritt korrigieren Sie Ihren Text und löschen Fehler.

Schreiben ist eine Aufgabe, die Sie lernen und trainieren können. Beobachten Sie sich dabei, unter welchen Bedingungen Ihnen das Schreiben leichtfällt und wann Sie eher Schwierigkeiten haben. Und dann machen Sie sich diese Aufgabe so angenehm wie möglich.

Die Autorin Cordula Natusch ist Chefredakteurin des sekretaria-Magazins, freie Texterin und Redakteurin für Unternehmenskommunikation sowie Bloggerin bei www.arbeiten-im-sekretariat.de.
www.redaktion-natusch.de