Smarte Kalendernutzung für die Sekretärin

Smarte Kalendernutzung für die Sekretärin
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Der Kalender Ihrer Chefin ist übervoll, Ihr eigener dagegen ziemlich leer? So sieht es in vielen Büros aus. Dabei ist die Arbeitsrealität eine andere: Auch Assistentinnen haben sehr viel zu tun, erledigen immer mehr eigenständige Tätigkeiten. Ein gut gepflegter Kalender sorgt in Kombination mit selbstbewusster Verteidigung der eigenen Planung für Produktivität, Stressreduktion und mehr Zufriedenheit.

Auch Sekretärinnen und Assistentinnen brauchen Zeit, Fokus und ungestörte Arbeitszeit. Oft wird von ihnen jedoch erwartet, dass sie jederzeit ansprechbar sind. Beugen Sie mit einem gut gepflegten Sekretärinnenkalender vor.

1. Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement

Wenn Sie Ihr Zeitmanagement verbessern wollen, müssen Sie wissen, wie lange Sie ungefähr für bestimmte Tätigkeiten benötigen. Das abzuschätzen ist gar nicht so einfach. Denn die Vielzahl Ihrer Tätigkeiten lässt sich grob in drei Kategorien aufteilen:

  • Es gibt Tätigkeiten, die Sie wie ein Handwerk beherrschen. Dabei gehen Sie routiniert vor, etwa wenn Sie einen Report oder eine Präsentation zu einem bekannten Thema erstellen. Dann kennen Sie den Zeitaufwand. Die Planung ist einfach.
  • Bei Ingenieurstätigkeiten kreieren Sie aus bekannten Elementen etwas Neues. Der Zeitaufwand ist schon schwieriger abzuschätzen.
  • Am schwierigsten, manchmal gar nicht einschätzbar, ist der Zeitaufwand bei Forschertätigkeiten, also wenn Sie zum Beispiel ein neues Veranstaltungsformat konzipieren. Umso wichtiger ist es, eine grobe Schätzung vorzunehmen und mindestens 40 Prozent Zeitpuffer zu haben.

Wenn Sie Ihre Planung verbessern wollen, tragen Sie auch Abwesenheiten, Pausen und Puffer in den Kalender ein. Gleichen Sie nach Abarbeitung der Aufgabe den Plan und die tatsächlich benötigte Arbeitszeit ab und passen Sie sie im Kalender an.

2. Argumentationshilfe beim Neinsagen

Häufig werden Anliegen an Sie herangetragen, für die Sie nicht zuständig sind. Schauen Sie vor einer Zusage in Ihren Kalender: Ist er bereits gefüllt? Dann haben Sie gute Argumente, abzulehnen. Nutzen Sie den Moment, wenn Sie sich Ihrem Kalender zuwenden, um zu überlegen:

  • Sind Sie für diese Aufgabe überhaupt zuständig?
  • Kommt der Kollege immer im letzten Moment?
  • Hat die Person Ihnen auch schon mal geholfen?

3. Fundierte Gründe für personelle Unterstützung

Wenn Ihr Kalender gut gepflegt ist, können Sie darstellen, wie viel Zeit Sie für welche Tätigkeiten benötigen und warum Sie eventuell nicht alles in der vorgegebenen Zeit schaffen. So lässt sich belegen, welche Tätigkeiten besonders viel Zeit beanspruchen und vielleicht ausgelagert werden können.

4. Unterstützung bei der Gehaltsverhandlung

In einer Gehaltsverhandlung ist es immer gut, mit konkreten Leistungen und Qualifikationen zu punkten. Mit einem gut gepflegten Kalender können Sie sich hervorragend auf die Verhandlung vorbereiten. Sie wissen,

  • wie viel Zeit Sie für welche Aufgaben benötigen,
  • warum Sie regelmäßig Überstunden machen müssen,
  • mit welchen Sonderaufgaben Sie konfrontiert werden und
  • welche Aufgaben Sie erledigen, die noch gar nicht in der Stellenbeschreibung stehen.

Ihr Kalender ergänzt das Gefühl der Be- und Überlastung durch Fakten.

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5. Mehr Zufriedenheit im Job

Am Ende eines stressigen Tages wissen wir: „Es war viel heute.“ Aber wenn uns jemand fragt, was wir gemacht haben, müssen wir schon überlegen. Häufig stellen wir fest, dass wir bei den wichtigen Dingen nicht vorangekommen sind. Wenn Sie sich fragen, wo die Zeit geblieben ist, gibt ein Kalender Auskunft. Selbst wenn es nicht nach Plan gelaufen ist, macht es zufriedener, zu wissen, welche Gründe es dafür gab.

Tipp: Tragen Sie auch ungeplante Tätigkeiten im Nachhinein ein, wenn diese länger als eine halbe Stunde gedauert haben.

Die Autorin Andrea Kaden ist Effizienz- und Digitalisierungsexpertin fürs Büro. Mit Lean-Methoden und Nutzung digitaler Möglichkeiten geht es ihr darum, dass Mitarbeiter Zeit für die wirklich wichtigen Dinge gewinnen (www.zeitgewinn.de). Mehr Tipps der Autorin bekommen Sie im Online-Zertifikatskurs „Zeitmanagement 4.0“.

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