Technische Stolpersteine im Homeoffice

Immer mehr Menschen arbeiten ganz oder teilweise im Homeoffice – Tendenz steigend. Das betrifft auch das Sekretariat, schließlich ermöglicht die Digitalisierung, dass immer mehr klassische Bürotätigkeiten ortsunabhängig ausgeführt werden können.

Voraussetzung für mobiles Arbeiten ist aber ein Homeoffice mit optimaler technischer Ausstattung, sodass ein produktives und störungsfreies Arbeiten möglich ist. Ansonsten können Ihnen einige Stolpersteine das Leben schwer machen, sei es die nicht funktionierende Kamera im virtuellen Meeting oder die fehlende Software für die Datenbankpflege. Hier finden Sie daher eine Übersicht, wie die Technik in Ihrem Heimbüro aussehen sollte, damit Sie von den Vorteilen des Homeoffices bestmöglich profitieren können:

1.   Leistungsstarker Computer

Unabhängig davon, ob Ihnen der PC für die Heimarbeit vom Arbeitgeber gestellt wird oder Sie den privaten Computer nutzen: Er muss den Anforderungen Ihrer Arbeit gewachsen sein. Für klassische Aufgaben im Sekretariat sind glücklicherweise keine allzu komplexen Programme wie eine Ingenieursoftware notwendig, sodass die normale Rechenleistung moderner Computer in der Regel ausreicht. Achten Sie beim Kauf also auf die technischen Daten und gleichen Sie diese mit der Software ab, die Sie für die Arbeit nutzen. Relevant sind dabei vor allem ein leistungsstarker Prozessor sowie ausreichend große Kapazitäten beim Arbeitsspeicher und Speicherplatz. Sollte die Schnelligkeit dennoch nachlassen, können folgende Handgriffe helfen:

• Virenscan durchführen,
• Desktop und Papierkorb aufräumen,
• Programme für den Autostart minimieren,
• überflüssige Programme deinstallieren,
• geöffnete Browser-Tabs schließen.

Auch ist es wichtig, den Computer stets auf dem neuesten Stand zu halten, sprich Updates zeitnah auszuführen. Erst, wenn solche Maßnahmen nicht helfen, kann eine Reparatur oder Neuanschaffung notwendig sein – gegebenenfalls in Absprache mit dem Arbeitgeber.

2.   Schnelle Internetverbindung

Um die Kommunikation mit den Vorgesetzten sowie Kollegen jederzeit sicherzustellen, ist eine schnelle Internetverbindung im Homeoffice unverzichtbar. Seien es virtuelle Meetings, sei es die Arbeit in einer Cloud, sei es das E-Mail-Management: Kein Sekretär und keine Sekretärin kann im Arbeitsalltag noch auf das Internet verzichten, vor allem im Heimbüro. Optimal ist eine Glasfaserverbindung, denn sie bietet Übertragungsraten von bis zu 200 Mbit/s im Upload und bis zu 1.000 Mbit/s im Download. Allerdings geht der Ausbau das Glasfasernetzes in Deutschland nur schleppend voran, vor allem in ländlichen Regionen. Dort ist es deshalb wichtig, einen Antrag zu stellen, um die Chance auf einen Glasfaseranschluss aufgrund der sogenannten Nachfragebündelung zu erhöhen. Bis es so weit ist, brauchen Sie eine Alternative: Daher sollte zumindest ein DSL-Anschluss oder, wenn Sie Glück haben, ein VDSL-Anschluss zur Verfügung stehen. Um dessen Geschwindigkeit zu erhöhen, helfen folgende Tipps:

• maximal verfügbare Bandbreite beantragen,
• leistungsstarken Router verwenden,
• Netzwerkkarte richtig konfigurieren,
• Kabel anstelle von WLAN nutzen,
• Hintergrundprogramme schließen.

Mit diesen Maßnahmen sollte die Internetverbindung für den Büroalltag in den eigenen vier Wänden ausreichen. Und falls es doch mal zu temporären Störungen kommt, beispielsweise durch ein Unwetter, kann ein mobiler Hotspot auf dem Smartphone bei der Überbrückung helfen.

3.   Maßgeschneiderte Software

Neben der Hardware ist auch die richtige Software wichtig für Ihre Produktivität im Homeoffice. Welche Software Sie benötigen, ist dabei eine individuelle Frage, die es mit Ihrem Arbeitgeber zu klären gilt. Unverzichtbar sind im Sekretariat die klassischen Office-Anwendungen zur Erstellung von Tabellen, für das E-Mail-Management und die Textverarbeitung. Auch auf die Datenbank sollten Sie Zugriff haben und gegebenenfalls benötigen Sie Projektmanagement– oder weitere Tools. Achten Sie also darauf, dass Sie im Homeoffice sämtliche Software zur Verfügung haben, die Sie für die tägliche Arbeit brauchen.

4.   Großer Bildschirm

Ein Laptop erweist sich zwar als praktisch, wenn Sie zwischen der Arbeit vor Ort und jener im Heimbüro wechseln. So können Sie ihn flexibel mitnehmen. Allerdings ist er in ergonomischer Hinsicht nicht optimal. Nutzen Sie diesen daher, wenn überhaupt, nur als Basis und schließen Sie ihn an einen externen Bildschirm an. Dieser muss richtig ausgewählt und positioniert sein – der Gesundheit und Produktivität zuliebe. Gegebenenfalls ist auch die Nutzung zweier Monitore sinnvoll, wenn Sie häufig in mehreren Fenstern beziehungsweise Programmen gleichzeitig arbeiten. Weiterhin empfiehlt sich eine externe Tastatur und Maus.

5.   Hochwertiges Headset

Das Headset ist für Sekretärinnen und Sekretäre ein essentielles Arbeitsmittel zum Telefonieren oder für virtuelle Meetings. So bleiben Ihre Hände frei, um mitzuschreiben, nebenbei etwas zu recherchieren oder andere Tätigkeiten wie Eintragungen im Kalender auszuführen. Zudem erhöht das Headset den Komfort und die Tonqualität für Sie selbst sowie den beziehungsweise die Gesprächspartner. Dementsprechend ist der komfortable Sitz des Headsets ein wichtiges Auswahlkriterium, aber nicht das einzige: Es muss eine gute Sprach- und Klangqualität, Bewegungsfreiheit dank Bluetooth-Verbindung und die richtigen Schnittstellen für eine störungsfreie Verbindung bieten. Achten Sie daher auf die Kompatibilität zwischen Headset und Betriebssystem. Sollte es dennoch zu Störungen kommen, gehen Sie wie folgt vor:

• Ladestand des Akkus überprüfen,
• eventuelle Stummschaltung aufheben,
• prüfen, ob Verbindung überhaupt hergestellt wurde,
• Verbindung trennen und neu herstellen,
• testen, ob die Störung überall oder nur lokal auftritt,
• bei lokalen Störungen die Störquelle suchen und beseitigen.

Sollte das Headset häufiger zu Problemen führen oder störende Geräusche wie ein lautes Grundrauschen, Knacken oder Piepen von sich geben, kann sich die Investition in ein qualitativ höherwertiges Modell lohnen.

6.   Hochauflösende Webcam

Nehmen Sie häufiger an virtuellen Meetings teil oder organisieren beziehungsweise moderieren Sie diese? Dann darf auch eine Webcam in der Grundausstattung für das Homeoffice nicht fehlen. Hierbei gibt es preisliche, qualitative und funktionelle Unterschiede zwischen den Modellen. Im Homeoffice sollten Sie auf eine gute Bildqualität achten, um gegenüber Geschäftspartnern & Co. einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Empfehlenswert ist zudem ein Autofokus, damit das Bild auch scharf bleibt, wenn Sie sich bewegen, um beispielsweise Dokumente herauszusuchen. Eine weitere sinnvolle Ergänzung für das Homeoffice ist ein Stativ oder alternativ eine drehbare Webcam, die direkt auf dem Monitor angebracht wird. Dadurch genießen Sie maximale Qualität und Flexibilität, ohne sich mit Störungen, verschwommenen Bildern oder einem völligen Ausfall der Webcam herumplagen zu müssen.

7.   Guter (Geschäfts-)Handyempfang

Nicht alles läuft heutzutage online ab. Das Handy spielt im Alltag nach wie vor eine tragende Rolle, vor allem im Sekretariat, wo das Telefonieren einen Großteil Ihres Arbeitstages ausmacht. Allerdings kann es zu Problemen mit dem Empfang kommen. Ein Problem, das ebenfalls vor allem in ländlichen Regionen besteht. Auch dicke Wände, Störquellen in der Umgebung oder ein Funkloch können zu Empfangsproblemen in den eigenen vier Wänden führen. Jedoch müssen Sie während der Arbeitszeit zuverlässig erreichbar sein, für den Chef, für Kollegen, für Kunden und für andere Anrufer. Egal, ob Sie ein Geschäftshandy oder das private Smartphone nutzen, sollten Sie daher mit folgenden Maßnahmen einen guten Empfang sicherstellen:

• Netzabdeckung online überprüfen und gegebenenfalls den Anbieter wechseln,
• Netzmodus auf GSM wechseln,
• Bluetooth-Headset verwenden, um Handy an einer Stelle mit gutem Empfang zu belassen,
• WLAN-Telefonie nutzen,
• Installation einer Antenne zur Signalverstärkung.

Auch beim Handyempfang können also simple Maßnahmen einen großen Effekt erzielen, um keine Angst haben zu müssen, dass Sie wichtige Anrufe verpassen oder es währenddessen zu Verbindungsproblemen kommt. Nach der offiziellen Arbeitszeit darf und sollte das Handy dann gerne ausgeschaltet werden. Stichwort: Digital Detox.

8.   Multifunktioneller Drucker

Zuletzt sollte in keinem Sekretariat ein Drucker fehlen – auch nicht in den eigenen vier Wänden. Hierbei empfiehlt sich die Anschaffung eines Multifunktionsgeräts, mit dem Sie nicht nur drucken, sondern auch kopieren, scannen und faxen können. Beim Kauf sollten Sie daher einen Blick auf den Funktionsumfang werfen. Wichtig ist außerdem die Kompatibilität zum Betriebssystem und zu den Schnittstellen auf Ihrem Computer. Ansonsten drohen Verbindungsprobleme. Neben den technischen Komponenten gilt es stets auf ausreichenden Nachschub von Druckerpapier und -patronen zu achten, um auch diesbezüglich nicht unter Zugzwang zu geraten. Viele Händler bieten hierfür praktische Abonnements an, sodass Sie die Bestellung nicht jedes Mal manuell tätigen müssen. Dennoch empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Arbeitgeber, um zu klären, wer die Kosten trägt und auf welchem Weg Sie die benötigten Produkte dementsprechend beziehen können oder sollen.

Nun sind Sie bestens gerüstet für die produktive Arbeit im Homeoffice ohne Stolpersteine!