Kürzlich habe ich eine sehr interessante Diskussion miterlebt: Die Assistenzkraft wurde einem Besucher von ihrem Chef als „gute Seele“ vorgestellt. In dem Austausch empfanden viele diesen Begriff als abwertend, spießig und verstaubt. Ich war etwas erstaunt, denn ich finde ihn gar nicht beleidigend. Wenn man den Ausdruck googelt, findet man unter anderem die folgende Beschreibung: „….. die gute Seele der/des/von… ist eine unverzichtbare Person, die eine Organisation zusammenhält; Person, die sich für ihren Einsatz Anerkennung verschafft hat.“ Also ich finde, dass dies eine schöne Beschreibung ist. Und wenn eine Führungskraft seine Assistenz so vorstellt, schwingt doch sogar Stolz und Wertschätzung mit.
Ein anderes Mal diskutierte ich während eines Workshops mit meiner Tischnachbarin das Thema „Assistenz der Zukunft – welche Kompetenzen sollte sie besitzen?“ Während wir uns über unsere Tätigkeiten austauschten, fiel der Begriff „Sekretariatsaufgaben“ und die Kollegin reagierte ein wenig ablehnend, weil sie der Meinung war, dass sich das doch sehr negativ anhören würde.
Warum sind uns Bezeichnungen so wichtig und wieso reagieren wir auf bestimmte Begriffe mit Misstrauen und Widerstand und fühlen uns in eine Schublade gesteckt? Wieso wird oft etwas direkt bewertet und als negativ empfunden? Sind wir einfach zu empfindlich?
Gegen Klischees und Vorurteile kämpfen
Wir wissen doch eigentlich, was wir sind und was wir leisten. Ich gehöre noch zu der Generation, die Steno und auf einer Schreibmaschine das 10-Finger-System gelernt und Nachrichten per Telex verschickt hat. Das war richtiges „Hand“werk ohne eine Rückgängig-Taste oder Office-Programme. Auf meine Ausbildung bin ich stolz und ich stehe hinter der Berufsbezeichnung „Sekretärin“. Leider müssen wir aber immer noch um Anerkennung und gegen Klischees und Vorurteile kämpfen. In Situationen wie oben finden wir uns daher recht schnell in einer Rechtfertigungssituation wieder, damit wir nicht als „Tippse“ abgestempelt werden.
Es gibt immer wieder Diskussionen darum, wie man sich denn nun nennt, und der Ruf nach einer einheitlichen Definition wird laut. Was sind wir also und was unterscheidet uns? Sicherlich ist es für die eine oder andere wichtig, nicht Sekretärin, sondernbeispielsweise Office Managerin genannt zu werden, weil es sich einfach „besser“ anhört. Wichtiger finde ich aber folgendes:
Gibt der Jobtitel die tatsächlichen Aufgaben wieder? Also besteht die Aufgabe einer Sekretärin aus tippen, Ablage machen, kopieren und Kaffee kochen? Nein, die Bezeichnungen spiegeln nicht unbedingt die Wirklichkeit. Es gibt Sekretärinnen, die eine ganze Abteilung inkl. Projekt- und Personalsachbearbeitung stemmen. Es gibt Management-Assistenzen, die keine Sachbearbeitung oder Projektmanagement machen, weil es nicht gefordert ist. Und aus persönlicher Erfahrung kann ich bestätigen, dass eine Sekretärin auf jeden Fall die gleichen Aufgaben innehaben kann wie eine Projektassistenz. Die Berufsbezeichnung Sekretärin ist nicht geschützt und somit kann jeder Arbeitgeber seiner Stellenbeschreibung einen beliebigen Titel geben. Je nachdem, wo wir beschäftigt sind – im Familienunternehmen, Weltkonzern oder bei einem ausländischen Arbeitgeber – es wird eine andere Bezeichnung für unseren Job geben. Mit dieser Bezeichnung wird einfach nur eine Stelle beschrieben und keine Wertung abgegeben.
Anderer Jobtitel = mehr Gehalt?
Das eigentliche Problem sehe ich eher darin, dass in vielen Unternehmen die Gehaltsstufe von der Berufsbezeichnung abhängt. Eine Erhöhung erfolgt erst, wenn die Stellenbeschreibung angepasst wird. Dann ist es wirklich wichtig, ob man als Sekretärin oder Sachbearbeiterin arbeitet. Leider besteht hier noch sehr viel Nachholbedarf und eine Anpassung erfolgt leider oft erst, wenn jemand kündigt und die Stelle neu ausgeschrieben wird. Das kann durchaus frustrieren und demotivieren.
Kämpfen wir also an den richtigen und wichtigen Stellen um die korrekte Beschreibung und versuchen, über manche Aussagen hinwegzusehen oder klarzustellen. Es kommt immer auf den Blickwinkel an und wir selbst entscheiden, ob wir uns aufregen oder nicht.
Wir sind mehr, als manche denken und ich finde es daher ganz wichtig, dass wir zusammen unserem Berufsstand eine Stimme geben und sichtbar machen – egal, ob als Sekretärin, Assistenz oder Office Managerin.
Die Autorin Susanne Winkler wurde 1967 am Niederrhein geboren und lebt heute mit ihrer Familie und zwei Katzen im Rhein-Sieg-Kreis. Nach ihrem Abitur machte sie eine Ausbildung zur Bürogehilfin bei einem großen Düsseldorfer Unternehmen und arbeitet seitdem im Office- und Assistenzbereich. Sie hat schon in der Schule gerne geschrieben und hat über ihre berufliche Netzwerkarbeit bereits Artikel veröffentlicht.
Liebe Susanne Winkler,
ich möchte Ihnen von Herzen zustimmen! Im Grunde geht es nämlich überhaupt nicht um den richtigen Titel, sondern um die (erfüllenden) Aufgaben und das eigene Selbst- bzw. Rollenverständnis.
Leider erlebe ich in meinem Alltag als Karrierecoach und Headhunterin für Assistenz- und Sekretariatspositionen jedoch oft, dass sich Bewerberinnen von den vermeintlich „falschen“ Stellentiteln abschrecken lassen und eine Bewerbung erst gar nicht Betracht ziehen. Auf der anderen Seite sagen meine Mandanten oft, dass es ihnen ganz egal ist, wie der Stellentitel ist – Hauptsache die Person passt super! Häufig hatte ich auch schon den Fall, dass eine Firma eine Stelle als Office – Manager bezeichnet hat, aber eigentlich „nur“ eine Empfangsassistenz suchte….
Titel werden nun mal nicht einheitlich verwendet. Das ist ein existierendes Problem, mit dem alle Beteiligten irgendwie umgehen müssen…Leider führt die unterschiedliche Verwendung der Titel oft zur Verwirrung und lenkt m. E. vom Wesentlichen ab:
Liebe Assistentinnen, Sekretärinnen, Office Managerinnen… und Kaffee kochende Tippsen☺ , Sie wissen doch ganz genau welche tolle Arbeit Sie jeden Tag abliefern, Sie wissen doch ganz genau, dass ohne Sie und Ihre Kolleginnen das Chaos im Büro ausbrechen würde. Machen Sie sich also endlich frei von den Titeln und stehen Sie selbstbewusst zu Ihren Aufgaben und Ihren Leistungen. Sie sind es doch, die oft unmögliche Dinge erst möglich machen! Meinen Sie nicht, dass es das Wichtigste ist, wie Sie selbst sich sehen?!
Nur Ihre Selbstwahrnehmung und Ihr Selbstverständnis zählen.
Gehen Sie selbstbewusst mit Ihrem Titel um – auch wenn er Ihnen nicht gefällt, denn Namen sind nur Schall und Rauch und sagen nichts, aber auch gar nichts über Sie als Person und Ihre Qualifikation aus!
Ich weiß, das klingt manchmal leichter gesagt, als getan. Daher habe ich hier drei mögliche (Handlungs-)Optionen für Sie:
1. Sollten Sie auf Jobsuche sein:
Dann sollten Sie bei der Suche niemals vom Stellentitel leiten lassen, sondern den Fokus auf die Funktionen und eigentlichen Aufgaben legen. Geben Sie unbedingt verschiedene (auch ungeliebte!) Stellentitel in die Suchmaske der Jobboards ein. So erhalten Sie eine größere Auswahl an möglichen Jobs.
2. Sollten Sie lediglich mit Ihrem aktuellen Titel bei Ihrem jetzigen Arbeitgeber unzufrieden sein:
Sprechen Sie Ihren Chef an. Bei kleineren Unternehmen ist ein Titelwechsel oft gar kein Problem. Das habe ich schon oft erlebt. Chefs sind oft froh, wenn Sie mit so einer Kleinigkeit (in ihren Augen) einen Mitarbeiter glücklich machen (d.h. den Mitarbeiter nicht verlieren und auch keine Gehaltserhöhung zahlen müssen). Lassen Sie sich ggf. ein Zwischenzeugnis mit dem neuen Stellentitel ausstellen. Dann ist der Titel fixiert.
Oder
Akzeptieren Sie Ihren Titel (s.o) Denn SIE wissen was Sie leisten. Machen Sie Ihre Zufriedenheit nicht von äußeren Umständen (einem Titel) abhängig.
3. Sollten Sie jedoch (ggf. auch aufgrund des Titels) finanziell ausgebremst sein bzw. benachteiligt sein und mehr Geld verdienen wollen:
Suchen Sie das Gespräch!
Bitten Sie um einen Termin, um über Ihren Verantwortungsbereich und Ihre Erfolge zu sprechen. In diesem Termin legen Sie dar, warum ein höheres Gehalt angemessen ist.
Hier einige grundsätzliche Tipps auf die Schnelle:
1. Bereiten Sie das Gespräch gut vor (Die richtige Vorbereitung und das Timing für ein Gehaltsgespräch sind das A und O!)
2. Suchen Sie alle positiven Bemerkungen und jedes Lob, das Sie seit Ihrem letzten Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten erhalten haben, zusammen.
3. Halten Sie sich an Zahlen Fakten. (Bitte keine schwammigen Aussagen wie „ich denke“, „gefühlt würde ich sagen dass“, schätzungsweise“ etc. Bitte auch keine privaten Begründungen wie z.B. gestiegene Lebenshaltungskosten oder das höhere Gehalt der Kollegin anführen!)
4. Überlegen Sie, was Sie im nächsten Jahr (und in den folgenden Jahren) zum Erfolg des Teams oder des Unternehmens beitragen können.
5. Überlegen Sie, aus welchem Grund Ihr Chef Ihnen mehr Geld geben möchte(!).
5. Recherchieren Sie genau, wie viel mehr Geld Sie verlangen können und
6. Sprechen Sie NIEMALS, NIEMALS von einer Gehaltserhöhung! Dieses Wort muss tabu sein!!
Ok, soweit so gut…Wie sollen Sie das Gehaltsgespräch aufbauen? Ganz einfach.
Sie wollen mehr Geld? Dann müssen Sie Ihre Geschichte gut verkaufen! Genau wie bei jeder Selbstpräsentation („Elevator Pitch).
Bauen Sie das Gespräch also wie folgt auf:
• Ausgangssituation
• Konflikt und
• Lösung.
Die Lösung sollte die Gehaltserhöhung sein. Am einfachsten erreichen Sie dies, wenn Sie die Fragen Wer?, Was?, Wo?, Warum?, Wann? und Wie? abdecken.
Auf diese Weise gehen Sie nicht nur gut vorbereitet in das Gespräch, sondern Sie „entdecken“ auch jede Menge Projekte/Erfolge/Zusatzaufgaben etc. die Sie in der Vergangenheit „mal so nebenbei“ erledigt haben und schon fasst wieder vergessen hatten. Ein zusätzlicher Push fürs Selbstbewusstsein! Versprochen! 🙂
Liebe Assistentinnen, vielleicht hilft Ihnen der eine oder andere Tipp weiter, um in Zukunft „Ihren Frieden“ mit Ihrem Stellentitel zu schließen und sich als das zu sehen, was Sie sind: Der (stets freundlich lächelnde) Dreh-und Angelpunkt eines komplexen Büro-Umfelds, ohne den Ihr Chef wahrscheinlich nicht „überlebensfähig“ wäre. Sie tragen durch die administrative Entlastung Ihres Executives zum messbaren (!) Unternehmenserfolg bei. Vergessen Sie das bitte nicht!
Egal welchen der drei Wege (Akzeptanz, Jobsuche oder höheres Gehalt) Sie in Zukunft einschlagen: Ich wünsche Ihnen ganz viel Erfolg und die dafür nötige Portion Selbstbewusstsein.
Herzlichst
Constanze Wiedermann
P.S: Eine genaue Anleitung für ein Gehaltsgespräch inkl. Workbook und (Wort-für Wort) Gesprächsleitfaden finden Sie auf unserem Blog. (Ich werde jedoch keinen Link einstellen, da ich nicht weiß, ob das erlaubt ist…)
P.P.S.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit und Vereinfachung habe ich bei Personenbezeichnungen ausschließlich die männliche ODER die weibliche Variante gewählt. Diese sollen jeweils für beide Geschlechter gelten. Die verkürzte Sprachform beinhaltet keinerlei Wertung.
Ich nenne mich lieber Sekretär/in, denn, wenn man in seiner Funktion im Wesentlichen Sekretariatsarbeiten erledigt, empfinden die Kollegen z. B. die Bezeichnung „Office-Manager“ als überzogen und schmunzeln über einen solchen Titel, denn schließlich ist man kein Manager.
Da ist es dann aber auch wieder davon abhängig, wie „Manager“ definiert wird.
Ich habe 4 Jahre in England gearbeitet und deshalb ist es für mich gang und gebe mich Office-Managerin zu nennen. Denn ich tue genau das. Ich manage das Büro. Nur weil man keine Personalverantwortung dabei trägt, ist es für mich nicht weniger eine Management Position.
Nach meiner Erfahrung ist hier die männliche bzw. weibliche Schreibweise mit unterschiedlichen Bedeutungen aufgeladen. So wird die männliche Schreibweise mit Koordination und Organisation, oft mit einem Manager assoziiert, wie z. B.
Exekutivsekretär, Generalsekretär, Staatssekretär,
Bei der weiblichen Schreibweise denken viele Menschen zuerst an eine menschliche Schreib- und Kaffeekochmaschine, das habe ich im Lauf meiner beruflichen Tätigkeit manchmal erlebt und das scheint nicht nur in konservativen Institutionen, die in den 50er Jahren stehengeblieben sind, so zu sein, sondern auch in einigen Start Ups.
Daher weiche ich meistens aus auf die Bezeichnung Sekretariat, mit dem Wort wird das vielfältige Aufgabenspektrum erfasst, finde ich.
Für Gehaltsverhandlungen ist eine Vorbereitung hilfreich, vielleicht auch ein Finanzcoaching und in jedem Fall lohnt es, sich mit dem eigenen Money-Mind-Set zu beschäftigen. Hier kann ich Natascha Wegelin (https://madamemoneypenny.de/ empfehlen.