Die Sekretärin und ihre Berufsbezeichnung – ein schwieriges Verhältnis

Die Sekretärin und ihre Berufsbezeichnung – ein schwieriges Verhältnis
@ Jürgen-Fälchle | fotolia.com

Preisfrage in Sachen Berufsbezeichnung: Was unterscheidet den Arbeitsalltag einer Sekretärin von dem einer Senior Executive Administrative Assistant? Im Zweifel gar nichts! Viele haben bei der Bezeichnung Sekretärin noch immer alte Berufsbilder und Klischees im Kopf. Jobs, die die Assistentin oder die englische Assistant im Titel haben, werden dagegen höher bewertet. Sogar viele Sekretariatsprofis fremdeln mit ihrer ureigenen Berufsbezeichnung. Dabei sagen die unzähligen anderen Begriffe gar nichts darüber aus, wie anspruchsvoll eine Stelle ist. Also: Namen sind Schall und Rauch! Höchste Zeit, ein spannendes, herausforderndes Berufsbild bekannter zu machen – unabhängig davon, welches Label darauf klebt.

Berufsbezeichnung sagt nichts über die Tätigkeit aus

Genauso wenig wie es einen einheitlichen, vorgeschriebenen Ausbildungsweg für den Berufseinstieg im Sekretariat gibt, existiert eine eindeutige, geschützte Berufsbezeichnung. Jeder Arbeitgeber kann über die Stellenbeschreibung einer Assistenzstelle den Jobtitel setzen, den er für passend hält. Deshalb haben wir es heute mit einer verwirrenden Vielzahl von Berufsbezeichnungen zu tun, die sich kaum mehr bestimmten Tätigkeitsbeschreibungen im Sekretariat zuordnen lassen. Eine Sekretärin kann in dem einen Unternehmen genau dieselben Aufgaben übernehmen wie eine Managementassistentin in einem anderen.

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Am Wort Sekretärin hängen viele Klischees

Aber trotz aller begrifflichen Vielfalt: Sekretärin ist in der Öffentlichkeit noch immer die gängigste Bezeichnung für Jobs in diesem Berufsfeld. Eine kleine Recherche bei Google ergibt, dass das Wort deutlich häufiger gesucht wird als z. B. die Assistentin. Und Bezeichnungen wie Managementassistentin oder Officemanagerin haben ein noch geringeres Suchaufkommen. Der Grund dürfte ganz einfach sein: Unter einer Sekretärin können sich die meisten Menschen mehr vorstellen.

Das Problem ist allerdings, was sie sich vorstellen. In der Regel wird leider nicht die Aufgabenvielfalt vor dem inneren Auge erscheinen, die das Berufsbild heute ausmacht. Vielmehr denken wohl viele vor allem an eintönige organisatorische und verwaltende Tätigkeiten. Und zu allem Überfluss spukt auch noch ein altes Klischee vom Beruf in den Köpfen herum: die „Tippse“, die Briefe nach Diktat schreibt, Kaffee kocht und kopiert, ansonsten aber nichts zu sagen hat und vom Chef rumkommandiert wird. Dass sich das Berufsfeld Sekretariat und Assistenz fundamental gewandelt hat, dass Sekretärinnen heute auch inhaltlich arbeiten, Projektverantwortung tragen und im Office täglich Entscheidungen treffen, davon machen sich die meisten Menschen keine Vorstellung.

Office-Profis tun sich schwer mit der alten Berufsbezeichnung

Nun könnte man sich zurücklehnen und sich sagen: Was soll’s, früher oder später wird der Begriff zusammen mit dem alten Berufsbild aussterben. Doch selbst viele Office-Profis haben ihre Schwierigkeiten mit der Bezeichnung Sekretärin, weil sie eben doch noch quicklebendig ist und Jobs mit diesem Label als minderwertig wahrgenommen werden. Management- und Vorstandsassistentin Tanja Bögner, die auch Coachings und Seminare für die Assistenz gibt, begegnet dem Phänomen immer wieder: „Den Satz ‚Ich bin ja nur die Sekretärin’, höre ich oft. Assistentin fühlt sich für viele besser an.“ Dass die Frage viele, vor allem jüngere Kolleginnen umtreibt, bestätigt auch Office-Expertin Diana Brandl: „In Onlineforen und sozialen Netzwerken lese ich oft solche Fragen: Wie werde ich den Titel Sekretärin los? Wie nennt Ihr Euch stattdessen?“ Die Bloß-nicht-Sekretärinnen sind recht findig darin, sich passende Berufsbezeichnungen zu überlegen, um ihre neuen Aufgabenbereiche hervorzuheben. Das dürfte ein weiterer Grund für die Vielfalt der Begrifflichkeiten für den Beruf sein.

Die Bedeutung des Worts Sekretärin

Ob die nun besser passen oder nicht, muss jede für sich selbst entscheiden. Ein bisschen schade ist allerdings, dass bei allen berechtigten Vorbehalten gegen das Wort Sekretärin seine Herkunft ganz in Vergessenheit gerät. Im lateinischen Ursprung secretus steckt die Bedeutung „geheim“, im Mittelalter war der Secretarius ein Geheimschreiber, ein Vertrauter seines Auftraggebers. Auch heute noch ist Vertrauen der Kern der Zusammenarbeit von Sekretärin und Chef – keine andere Berufsbezeichnung fängt diesen wichtigen Aspekt ein.

Wie wählen Arbeitgeber Jobbezeichnungen aus?

In den Unternehmen geht man gern ganz pragmatisch mit der Frage nach der Berufsbezeichnung um, weiß Diana Brandl: „Die Bezeichnung Sekretärin wird verwendet, um Klarheit und Einheitlichkeit zu schaffen. Sobald es nur eine einzige Executive Assistant in der Firma gibt, entsteht ja schon Verwirrung.“ Das ist allerdings nicht überall so. Welche Jobtitel in einem Unternehmen gängig sind, hängt von mehreren Faktoren ab:

  • Unternehmensgröße: In kleinen Betrieben ist die Sekretärin häufiger anzutreffen als in den großen Firmen, die oft auf die prestigeträchtigeren Berufsbezeichnungen setzen.
  • Branche: In bestimmten Branchen, etwa in jungen Internetfirmen, wird gern mit englischen Begriffen jongliert.
  • Internationalität: Ausländische Unternehmen bzw. im Ausland tätige einheimische Firmen führen auch in Deutschland die englischen Jobbezeichnungen ein, die sie im internationalen Geschäft verwenden – und tragen so zur Inflation der Begrifflichkeiten bei.
  • Geschäftsführung: Auch die Vorlieben des Chefs spielen eine Rolle bei der Wahl der Stellenbezeichnungen.

Berufsbezeichnungen und Synonyme in der englischen Sprache

Apropos Internationalisierung: Man könnte denken, dass in Unternehmen aus dem englischsprachigen Raum, die sprachlich einen großen Einfluss auf uns haben, mehr Klarheit herrscht. Fehlanzeige! Von Einheitlichkeit der Berufsbezeichnungen im Sekretariat kann auch auf internationaler Ebene keine Rede sein. Diana Brandl kann dazu auch ein paar Beispiele nennen: „In den USA verwenden Assistentinnen gerne das Wort Admin oder Administrative in ihren Berufsbezeichnungen, nennen sich beispielsweise Administrative Assistant oder Administrative Professional. Eine gestandene Assistentin in Großbritannien dagegen würde sich das Wort Administrative verbitten, denn dort wird es nur für die unterste Stufe der Karriereleiter verwendet.“ Auch zwischen britischen und deutschen Unternehmen gibt es Unterschiede, erklärt Brandl: „Ein Personal Assistant hat in Großbritannien eine höhere Stellung als ein Executive Assistant, in deutschen Unternehmen ist es genau umgekehrt.“ So etwas trägt natürlich ebenfalls zum Begriffswirrwarr bei.

Sekretärin – wie sagt man noch?

Das Fazit klingt also erst mal ernüchternd: Eine Bezeichnung für Sekretariatsberufe, auf die sich alle einigen können, ist nicht in Sicht. Die Synonyme sind Legion, suchen Sie sich eins aus, das Ihnen am besten gefällt und am ehesten zu Ihrer Stellenbeschreibung passt: Sekretärin, Assistentin, Officemanagerin, Chefsekretärin, Assistenz der Geschäftsführung, Sekretärin der Geschäftsleitung, Chefassistenz, Teamassistenz, Managementassistentin, Sachbearbeiterin, Fachkraft für Bürokommunikation, Referentin, Feel-good-Managerin, Executive Assistant, Chief of Staff, Administrative Assistant, Administrative Professional, Personal Assistant, Office Professional … Und vergessen Sie nicht – je nach Berufserfahrung – noch ein „Junior“ oder „Senior“ davorzusetzen.

Es geht um das Selbstbild der Office-Profis

Oder ist die Frage nach der Berufsbezeichnung vielleicht doch eher eine Nebensache? Schließlich ist das eigentliche Problem, dass das Bild der Sekretärin in der Öffentlichkeit wenig mit der Arbeitsrealität und der professionellen Selbstwahrnehmung von Office-Expertinnen zu tun hat. Statt über Jobtitel nachzudenken, reden Sie doch lieber so oft wie möglich über den Wandel des Berufs und das anspruchsvolle Tätigkeitsprofil – und zwar mit der angemessenen Portion Selbstbewusstsein!

  1. Ina

    Wäre es nicht schöner, wenn es (wieder?) eine Job wird der wertgeschätzt wird? Wie auch immer das Unternehmen diese schöne Aufgabe nennen.
    Lasst uns stolz auf das sein, was wir jeden Tag organisieren, vollbringen, zaubern. Wir finden noch während der größten Messe ein Hotelzimmer in der Nähe oder schieben Termine – selbst die unmöglichen – und Alles klappt. Wir behalten den Überblick, selbst in hektischen Zeiten und das mit einem Lächeln für den Chef und die hilfreichen Hände im Hintergrund, die sonst niemand sieht.
    Ein Hoch auf die Sekretärinnen, Assistentinnen, Office-Managerinnen, PA und wie auch immer die Bezeichnung ist. Wichtig ist nur, dass die Aufgabe Spaß macht und die Anerkennung der Leistung gelebt wird!

  2. Kerstin

    Das ist das Los einer Assistentin. Und leider wird oftmals auch durch Kollegen gefragt: was macht die eigentlich den ganzen Tag?
    Bei uns Assistentinnen sieht man halt nicht gleich, was wir am Tag weggearbeitet haben. Es gibt bei der Assistentin halt nun mal nicht wirklich den für andere auf Anhieb sichtbaren Erfolg.
    Müssen wir mit leben.
    Irgendjemand hat mal gesagt: ‚Unmögliches erledigen wir sofort, nur Wunder dauern etwas länger.‘

    Ich liebe meinen Job trotzdem und kann mir nichts anderes vorstellen.

  3. Sibylle

    Ich schließe mich Ina gerne an.
    Egal, wie man unseren Beruf nennt, ohne uns läuft nichts oder zumindest nicht viel und wenn dann durcheinander. Das sollte öfter mal, auch von Seiten der Chefs, wertgeschätzt werden. Aber manche vergessen ja selbst die Geburtstage der Sekretärin, da nützen dann auch Erinnerungen und warme Händedrucke nix.
    Im Alltag bleibt das oft auf der Strecke. Schade. Finanzielle Anerkennung, gerade im öffentlichen Dienst, ist auch Fehlanzeige. Da kämpft man jahrelang für Höhergruppierungen, aber wenns um die eigenen Gehaltsklassen der Vorstände geht, funktioniert das mit einem Fingerschnippen.

    1. Anonym

      Da kann ich mich nur anschließen!
      Gerade der öffentliche Dienst ist, was die finanziellen Belange angeht, auf einem schlechten Weg. Aber auch das hierarchische Denken ist eher von gestern und eine Sekretärin, auch wenn sie für den Vorstand Projektarbeit betreut, wird gerne als Tippse angesehen.

  4. Petra

    Ich arbeite an einer Universität. Hier ist der Begriff „Assistent*in“ das Synonym für „Doktorand*in“. Aus diesem Grund kommt diese Bezeichnung für das Sekretariat eines Lehrstuhls nicht in Frage. Ich bleibe bei „Sekretärin“. Übrigens gibt es in vielen Kommitees den englischen „Secretary“. Hier ist es auch für Männer eine durchaus übliche Funktionsbezeichnung.

  5. Petra

    Ich finde es ebenso schade, dass der Begriff „Sekretärin“ ein etwas verstaubtes Image hat und freue mich sehr über Ihre Erläuterung der lat. Wortherkunft. Bei allzu neugierig fragenden Kollegen erkläre ich manchmal, dass im Wort Sekretariat das englische Wort „Secret“ steckt und ich leider nicht alles sagen kann, was ich weiß. Das wirkt professionell und wird meistens sehr positiv aufgenommen.

  6. Lydia

    Mein Chef ist Chefarzt zweier Kliniken in zwei unterschiedlichen Krankenhäusern. Jede Klinik hat ein Chefarztsekretariat. In dem einen Krankenhaus gibt es 2 Chefarztsekretärinnen und in dem anderen bin ich das, habe aber ein eigenes Büro (nicht im Chefarztsekretariat) und die Leitung über die Sekretärinnen im Chefarztsekretariat. Wie soll ich mich nennen, damit diese Verwirrungen aufhören? Mein Chef hat mich mitgenommen (Privatsekretärin nannte man das früher) als er die beiden Häuser übernommen hat. Jedes Telefonat kommt jetzt zu mir, weil ich „Chefarztsekretärin“ bin. Hat jemand eine Berufsbezeichnung, die eindeutig z. B. in der Signatur wäre und ein höheres Gehalt rechtfertigt?

    1. Ingrid

      Hallo Lydia,
      ich könnte mir für deine Funktion die Bezeichnung „Persönliche Referentin von n.n.“ vorstellen.
      Die Bezeichnung würde den Rang in deiner Signatur klarstellen.
      Das höhere Gehalt wird sicher von der Wertigkeit der Aufgaben, Weisungsbefugnisse und Personalverantwortung abhängig sein.

  7. Colet

    Ich bin mit Leib und Seele Sekretärin und möchte auch nicht anders genannt werden. Da ich eine Ausbildung zur Fremdsprachensekretärin absolviert habe, ist das tatsächlich auch meine Berufsbezeichnung. Ich finde, dass beispielsweise das Wort „Assistentin“ klingt, als würde ich immer assistieren und das ist nicht der Fall.
    Der Artikel dazu ist gut, aber kann es sein, dass ich ihn dieses Jahr schon zum dritten Male in eurem Newsletter lese?

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