Gerade im Sekretariat müssen wir oft zielgerichtet mit den unterschiedlichsten Menschen kommunizieren und dabei souverän und sicher auftreten. Nicht selten entstehen Missverständnisse, wenn der Gesprächspartner uns nicht richtig versteht bzw. bei ihm etwas völlig anderes ankommt als wir es gemeint haben. Denn: Gesagt heißt bekanntlich noch nicht verstanden.
Präzise und unmissverständlich kommunizieren
Um präzise und unmissverständlich zu kommunizieren, können folgende Gesprächshilfen nützlich sein:
- Nicht „um den heißen Brei“ reden. Man sollte versuchen, sein Anliegen direkt auf den Punkt zu bringen.
- Die Gefühle des Zuhörers ansprechen und versuchen, sich in ihn hineinzuversetzen.
- Abschließende Aussagen oder Fragen positiv formulieren („Das ist eine gute Idee!“ oder „Sehen Sie das auch so?“).
- Offene „W-Fragen“ stellen, wenn man noch mehr Informationen zu einem Sachverhalt benötigt (Warum? Wieso? Weshalb? Aus welchem Grund? Wie? Woher? …).
- Falls man nicht gleich alles genau verstanden hat, am besten gleich nachhaken. ICH-Botschaften bieten sich dabei gut an („Ich benötige noch eine bestimmte Information von Ihnen, um …“).
- Wenn man noch etwas Zeit für eine Antwort braucht, reagiert man am besten erst einmal mit einer Gegenfrage („Wie meinen Sie das genau?“).
- Sich nicht unter Zeitdruck setzen lassen, wenn man noch nicht bereit ist, zu antworten („Können wir uns später darüber unterhalten?“).
Man sollte seine getroffenen Aussagen nicht anschließend hinterfragen und dem Gegenüber deutlich machen, dass man zu seiner Meinung steht und diese auch nicht so leicht zu revidieren ist.
Mit dem Körper kommunizieren
Auch die richtige Sitzposition ist entscheidend: Auf keinen Fall „wie auf dem Sprung“ auf der Stuhlkante sitzen, sondern aufrecht auf der ganzen Sitzfläche. Die Arme liegen locker auf der Armlehne und die Schultern sind gerade und nicht hochgezogen. Übereinandergeschlagene Beine sollten in Richtung des Gesprächspartners zeigen. Das signalisiert Sympathie.
Beim Stehen ist es wichtig, dass das gesamte Körpergewicht auf beide Beine gleich verteilt ist, die hüftbreit auseinander stehen. Das verhindert ein Taumeln und Verdrehen der Füße, was unsicher wirkt.
Eine sichere und positive Körperhaltung unterstreicht das Gesagte und hinterlässt letztendlich einen kompetenten und souveränen Eindruck.
Ich wünsche euch eine kommunikative und erfolgreiche Woche!
Eure Tanja
Tanja Bögner ist diplomierte fremdsprachliche Management-Assistentin, Vorstandsassistentin, Trainerin für Themen rund ums Office-Management, Personal & Business Coach, Fachbuchautorin und seit über 30 Jahren im internationalen Assistenzbereich bei namhaften Wirtschaftsunternehmen tätig. Sie ist Herausgeberin des sekretaria-Magazins und gibt auf sekretaria.de Praxistipps aus ihrem Büro-Alltag. Weitere Infos unter: tanjaboegner.de
