Protokolle – das Wesentliche erkennen

Tanja Bögner | sekretaria.de
Tanja Bögner | sekretaria.de

Protokolle sind für viele eine ungeliebte Aufgaben: Sie zu erstellen erfordert gute Vorbereitung, höchste Konzentration und die Fähigkeit, aus allem, was gesagt wird, das Unwichtige auszufiltern und das Wesentliche herauszuhören. Aber wie machen Sie das am Besten? Wie stellen Sie sicher, dass Ihnen nichts Wichtiges entgeht? Wie schreiben Sie so mit, dass Sie nach der Besprechung aus Ihren Notizen ein vollständiges und korrektes Protokoll erstellen können?

Protokolle richtig erstellen

Ein Schlüssel zu guten Protokollen liegt bereits in der Vorbereitung: Sie sollten sich immer vorab über die Agenda der Besprechung und über den Teilnehmerkreis informieren. Wenn es um ein Thema geht, über das Sie nicht viel wissen, sollten Sie sich etwas Hintergrundwissen aneignen und gegebenenfalls benötigte Fachbegriffe nachschlagen. Für die erforderliche Konzentration sorgen Sie, indem Sie weder übermüdet noch hungrig zur Sitzung erscheinen, den Raum gründlich lüften und genügend trinken. Natürlich sollten Sie auch Ihr „Handwerkszeug“ parat haben: Papier, Stifte und die Teilnehmerliste nebst Namenskürzeln.

Sobald die Besprechung begonnen hat, sollten Sie sich voll auf denjenigen Teilnehmer konzentrieren, der jeweils gerade spricht und diesen währenddessen auch ansehen. Notieren Sie zuerst das Kürzel des Sprechers und hören Sie dann erst einmal zu. Warten Sie die ersten Sätze ab, um herauszufinden, was derjenige inhaltlich sagen will.

Überlegen Sie bei jedem Redeabschnitt:

  • Was hat er/sie jetzt eigentlich zu welchem Thema gesagt?
  • Haben Sie inhaltlich und akustisch alles verstanden, was gesagt wurde?
  • Was davon ist so wichtig, dass es festgehalten werden muss?
  • Welche Formulierung war so prägnant, dass Sie sie möglichst wörtlich mitschreiben sollten? Wofür genügen Stichworte?
  • Welche Art Aussage war es – eine Information, ein Vorschlag, eine Frage, eine Kritik?
  • Welche Auswirkungen hat die Aussage für die anderen Besprechungsteilnehmer?
  • Mündet der Beitrag in ein Ergebnis: einen Beschluss, ein Todo, einen Termin? Dann notieren Sie es auf jeden Fall.

Falls Sie Schwierigkeiten haben, einen Redner akustisch zu verstehen: Scheuen Sie sich nicht, sich gleich zu melden und ihn freundlich darum zu bitten, das Gesagte noch einmal lauter und deutlicher zu wiederholen.

Tipp

Oft ist es nützlich, bereits bei der Mitschrift mit Hervorhebungen zu arbeiten, etwa mit Farben, denen Sie eine feste Bedeutung zuordnen, zum Beispiel:

  • Rot für besonders wichtig, Beschluss, Entscheidung, Todos
  • Gelb für nachhaken/nachfragen, mit Daten aus Präsentation ergänzen
  • Grün für Kürzel (wer spricht?), Zitate

Buchempfehlung

Mehr Praxistipps zur Vorbereitung, Mitschrift während der Besprechung und dem Strukturieren Ihrer Notizen im Anschluss lesen Sie in dem Berufsratgeber „Protokolle schreiben, professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht“ von Tanja Bögner, Barbara Kettl-Römer und Cordula Natusch, erschienen bei Linde International 2013. Hier finden Sie Checklisten, Praxistipps, Muster und Vorlage als Arbeitsgrundlage für gut lesbare und als Arbeitsgrundlage gut verwertbare Protokolle.

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