Ein gemeinsames Postfach einrichten

Wussten Sie eigentlich, dass Outlook ein genialer Wissensmanager ist?

Nein, ich meine nicht, dass ich Nachrichten damit verschicken und erhalten, meine Aufgaben verwalten oder meinen Kalender pflegen kann, sondern dass Outlook für eine ganze Abteilung als Wissensquelle zur Verfügung steht!

Und darauf sind wir eher durch Zufall gestoßen…

Outlook: das gemeinsame Postfach

Der Ausgangspunkt: Unser Vorgesetzter verschickte Aufgaben über Outlook an meine Kollegin und mich. An sich der übliche Weg – leider kam es aber in unserem Doppelsekretariat dazu, dass die Aufgabenzuteilung nicht immer einwandfrei klappte und im schlechtesten Fall beide Assistenzen die Aufgabe bearbeiteten – also unnötige Doppelarbeit!

Von einer Kollegin wusste ich, dass im dortigen Bereich das Sekretariat eine eigene E-Mail-Adresse hat. Daraufhin schlug ich unserer Führungskraft vor, dies auch bei uns einzuführen: ein gemeinsames Postfach für beide Assistenzen mit Zugriff durch uns und unseren Vorgesetzten.

Damit können wir eingehende Anfragen unter uns aufteilen und für jeden ist immer aktuell ersichtlich, wer an etwas arbeitet und wie der Stand ist. Die Möglichkeit, mit Farben und Kategorien zu arbeiten (Bearbeiter, in Arbeit/erledigt), visualisiert die ganze Sache dann noch. Die praktische Umsetzung zeigte uns, dass dies eine gute Idee war: Unser Chef musste nicht mehr nachhalten, wem er die letzte Aufgabe erteilt hatte und unsere Kolleginnen und Kolleginnen wussten, dass ihre Anfragen auf jeden Fall immer jemand erreicht.
Ein weiterer Vorteil der allgemeinen E-Mail-Adresse war, dass diese in unseren Abwesenheitsnotizen genannt wird, so dass sichergestellt ist, dass eingehende Nachrichten immer jemanden erreichen und so der Überblick gewährleistet ist – das Postfach quasi als Projektmanager!

Dann dachten wir: ein gemeinsames Postfach bedeutet natürlich auch: ein gemeinsamer Kalender.

Eine gemeinsamer Kalender in Outlook

Wir sind in unserer Abteilung immer sehr darum bemüht, unseren Mitarbeitenden so viel Arbeit wie möglich abzunehmen und wichtige Informationen gebündelt zur Verfügung zu stellen. Warum soll jeder suchen müssen?

Oft werden Mails direkt gelöscht, weil es einfach zu viele im Laufe des Tages sind und es kann schnell passieren, dass wichtige Informationen an einem vorbeigehen. So kam uns die Idee, alle wichtigen Termine in den Sekretariatskalender einzutragen. Dadurch hat jeder Mitarbeitende direkt morgens nach dem Start von Outlook alle relevanten Informationen für den Tag im Blick:

• Geburtstage
• Besprechungen des Fachbereichs
• Schulungstermine
• Vorträge
• Besuchergruppen
• Betriebsfeste
• Informationen aus anderen Bereichen
  • Haustechnik
  • IT
  • Personal
  • Kasse
  • …

Mittlerweile führen wir diesen Kalender seit fast zwei Jahren und er stößt auf große Resonanz und positives Feedback.

Da zeigt sich wieder einmal, dass ein einfaches Mittel eine große Wirkung haben kann – für die Zusammenarbeit und für die interne Kommunikation.

Die Autorin Susanne Winkler wurde 1967 am Niederrhein geboren und lebt heute mit ihrer Familie und zwei Katzen im Rhein-Sieg-Kreis. Nach ihrem Abitur machte sie eine Ausbildung zur Bürogehilfin bei einem großen Düsseldorfer Unternehmen und arbeitet seitdem im Office- und Assistenzbereich. Sie hat schon in der Schule gerne geschrieben und hat über ihre berufliche Netzwerkarbeit bereits Artikel veröffentlicht.