10 Tipps und Tricks für die Kalenderverwaltung in Outlook

Der Outlook-Kalender ist zu einem der Hauptwerkzeuge im Büro geworden. Die Terminvergabe und auch das Verschieben von Terminen sind schnell erledigt. Trotz aller Routine wartet bei diesem komplexen Werkzeug noch einiges an Optimierungspotenzial bei der Kalenderverwaltung auf Sie. Hier finden Sie kleine und größere Hilfen, um mit dem Outlook-Kalender noch effizienter zu arbeiten.

Bild 1: Posteingang und Kalender gleichzeitig im Blick

Tipp 1: Der Kalender im eigenen Fenster

Ein kleiner, aber hilfreicher Tipp zu Anfang: Wenn Sie einen großen Bildschirm haben oder sogar an zwei Monitoren arbeiten, können Sie mit einem Rechtsklick auf das Kalendersymbol den Kalender in einem eigenen Fenster öffnen. So halten Sie ihn neben dem E-Mail-Posteingang offen und können ohne weiteren Klick einen Blick darauf werfen.

Tipp 2: QuickSteps für Besprechungen

Besprechungsserien sind beliebt, allerdings nicht immer hundertprozentig zuverlässig. Besonders wenn Sie eine Terminserie häufiger mal verschieben oder an ihr Veränderungen vornehmen, verhält sich Outlook nicht immer wie erwartet. Noch kritischer wird das Ganze, wenn Sie die Änderungen über mobile Endgeräte durchführen. Legen Sie daher Termine, die häufig „aus der Reihe tanzen“, nicht als Serie, sondern als Einzeltermine an. Das ist anfangs zwar ein bisschen aufwendiger, aber weniger störanfällig. Außerdem lassen sich die Einzeltermine besser pflegen, sodass sich der Mehraufwand zu Beginn schnell bezahlt macht. Um die Erstellung der Terminanfragen schnell und effizient zu gestalten, bietet es sich an, einen QuickStep anzulegen. QuickSteps sind völlig zu Unrecht fast unbekannt. Dabei sind sie vielseitig zu verwenden – auch in der E-Mail-Bearbeitung – und eignen sich beispielsweise gut, um mit ihnen Routinebesprechungen zu planen. Sie finden die QuickSteps in der Mitte des Menübands „Start“ im Posteingangsfenster.

Legen Sie einen neuen QuickStep an, den Sie künftig für die Besprechungsplanung nutzen wollen, indem Sie auf „Neu erstellen“ klicken.

Bild 2: Richten Sie den QuickStep nach Ihren Anforderungen ein
  1. Wählen Sie den Namen des QuickSteps.
  2. Wählen Sie im Drop-down-Menü „Neue Besprechung“.
  3. Wählen Sie die Teilnehmenden aus – das kann auch eine Verteilerliste sein.
  4. Lassen Sie sich die Optionen anzeigen.
  5. Erfassen Sie den Betreff für die Besprechung.
  6. Geben Sie den üblichen Besprechungsort ein.
  7. Hier können Sie einen Standardtext eintragen.
  8. Bestätigen Sie mit „Fertig stellen“.

Alle Angaben können Sie für jeden Termin ändern, auch das ist ein Vorteil gegenüber Terminserien. Der QuickStep steht nun im Menüband für Sie bereit. Es handelt sich um eine Vorlage für eine Besprechungsanfrage. Bei einem Klick öffnen Sie ein vorbereitetes Besprechungsfenster. Darin ergänzen Sie lediglich den Termin und versenden dann die Einladung.

Tipp 3: Checkliste als Schnelltabelle anlegen

Um eine Besprechung effizient vorzubereiten, sind Checklisten hilfreich. Wenn Sie eine Checkliste häufiger verwenden möchten, legen Sie diese doch als Schnelltabelle an. Dann können Sie sie mit wenigen Klicks aufrufen, um in Ihrer Besprechungsplanung beispielsweise Informationen zur Raumausstattung zu hinterlegen, zum Beispiel:

Bild 3: Typische Checkliste für eine Besprechung als
Schnelltabelle

Erstellen Sie die Tabelle einmal und markieren Sie sie. Wählen Sie anschließend: „Einfügen“ – „Tabelle“ – „Schnelltabellen“ und „Auswahl im Schnelltabellenkatalog speichern …“. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen. Im Anschluss können Sie die Tabelle entweder aufrufen, indem Sie den Namen eingeben und direkt im Anschluss auf „F3“ drücken oder indem Sie sie über „Einfügen“ – „Tabellen“ und „Schnelltabellen“ aufrufen.

E-Mail-Management mit Outlook

Jede E-Mail, die Sie erhalten, durchläuft bei Ihnen ein System. Ein System des „Bearbeitens“. E-Mails, die unbearbeitet in unserem Posteingang schlummern, nehmen Platz weg, halten uns in der Reaktionsposition und machen gelegentlich ein schlechtes Gewissen. Mit diesen Tricks & Tipps halten Sie Ihre Inbox schlank und wissen jederzeit, in welchem Status sich Ihre E-Mails befinden.

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Tipp 4: Einzelne Tage wählen

Bild 4: Mehr Übersicht bei der Terminsuche

Wenn Sie einen Termin auswählen müssen, kann es vorkommen, dass die Tagesansicht zu klein, die Anzeige der Arbeitswoche aber zu groß ist. Dieses Problem tritt besonders dann auf, wenn Sie mehrere Kalender gleichzeitig überwachen. Möchten Sie beispielsweise ab heute die nächsten drei Tage sehen, starten Sie im Kalender bei der Tagesansicht und drücken Sie „Alt+3“ (in der Ziffernreihe, nicht im Nummernblock). Diese Option wird für alle offenen Kalender gleichzeitig angewendet. Sie können so einen bis zehn Tage wählen.

Vielleicht erhalten Sie auch eine Anfrage wie diese: „Wie sehen bei euch die nächsten drei Montage aus?“ Um sich für einen Vergleich diese Tage anzeigen zu lassen, wechseln Sie in die Tagesansicht, halten dann die Strg-Taste fest und klicken im Datumsnavigator die gewünschten Tage nacheinander an. Die gewählten Tage werden nebeneinander angezeigt.

Tipp 5: Im Kalender suchen

Bild 5: Begrenzen Sie die Suche auf bestimmte Zeiträume

„Wann genau war der Müller im letzten Jahr bei uns?“ Wenn der Name Müller häufiger in Outlook vorkommt, ist die Antwort darauf mit einiger Sucherei verbunden. Der Outlook-Kalender bringt seine eigenen Suchfunktionen mit, genau genommen handelt es sich dabei eigentlich um Filter.

Das Suchfeld findet sich wie überall an der oberen rechten Ecke. Sobald Sie hineinklicken, öffnen sich die kalendereigenen Suchtools. Wenn Sie einen Begriff direkt eingeben, wird dieser in allen Feldern der Kalenderdatenbank gesucht. Die Ergebnisliste kann – je nach Kalender – sehr umfangreich sein. Für die Suche in Terminen und das Filtern der gesuchten Information nutzen Sie eine Funktion in den Suchtools: das grüne Kreuz „Weitere“. Mit ihm blenden Sie bestimmte Felder ein, in denen spezifisch gesucht werden soll. Wenn Sie „Müller“ bei „Betreff“ eintragen, erscheinen als Suchergebnis nur die Termine, in denen „Müller“ auch in der Betreffzeile steht. Das Feld „Beginn“ ist besonders nützlich. Hiermit können Kalendereinträge nach dem Zeitpunkt des Beginns gefiltert werden, also zum Beispiel Termin mit „Müller“ im letzten Jahr.

Bild 6: Suchen Sie nach Terminen, die noch unklar sind

Eine weitere sehr nützliche Suche ist diejenige nach einem bestimmten Antwortstatus. Dabei handelt es sich um einen Filter nach Terminen ohne Antwort oder solchen, die mit Vorbehalt eingetragen sind. Die Beschriftung der Hauptschaltfläche „Anfragen ohne Antworten“ ist etwas missverständlich. Sie steht nur für eine von drei Möglichkeiten, die sich dahinter verbergen.

Tipp 6: Notizen retten

Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? Sie erhalten eine Terminanfrage, bestätigen sie und schreiben sich Notizen in das dafür vorgesehene Feld. Dann wird der Termin verschoben oder der Teilnehmerkreis ändert sich minimal. Sie erhalten ein Update und stellen fest, dass Ihre Notizen verschwunden sind. Das ist ein unerwünschtes, aber aus Outlook-Sicht logisches Verhalten: Der Besprechungsorganisator ist der Besitzer des Terminelements. Nimmt er ein Update vor, überschreibt das veränderte Terminelement das vorherige Element mit allen zugeordneten Feldern. Notizen bleiben nur erhalten, wenn sie vom Organisator ausgehen und allen Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden.

Wo können Sie als Eingeladene also Notizen machen, ohne Gefahr zu laufen, diese zu verlieren? Entweder Sie halten Sie in OneNote als Besprechungsdetail fest. Dann verlieren Sie im Ernstfall zwar die Verknüpfung, nicht aber den Inhalt der Notiz. Oder Sie legen einen separaten Termineintrag zum selben Zeitpunkt mit der Verfügbarkeit „Frei“ an, um Kollisionen zu vermeiden. Wenn dann eine Terminverschiebung ansteht, verschieben Sie den zweiten Eintrag (den mit den eigenen Notizen) mit dem eigentlichen Termin mit.

Bild 7: Zusätzliche Kalender lassen sich leicht erstellen

Tipp 7: Kalender ohne Postfach einrichten

Hätten Sie gern einen Extra-Kalender für Ihre Urlaubsplanung, Geburtstage oder das Eventmanagement? Den können Sie ganz leicht selbst erstellen. Im Menüband „Start“ im Kalender gibt es die Schaltfläche „Kalender öffnen“. Dort können Sie einen leeren Kalender erstellen. Er lässt sich als iCalendar-Datei an einem gemeinsamen Ort speichern („Datei“ – „Speichern unter“) und kann von anderen Personen eingesehen bzw. benutzt werden.

Tipp 8: Kalendergruppen bilden

Bestimmt kennen und nutzen auch Sie Kontaktgruppen (früher „Verteilerlisten“). Wenn Sie für solche Gruppen häufiger eine Besprechung organisieren oder auch nur deren Kalender gleichzeitig aufrufen möchten, legen Sie sich eine Kalendergruppe an. Das gelingt auf zwei Wegen.

  1. Bild 8: Mit Kalendergruppen Zeit sparen bei der Terminsuche

    Wählen Sie im Menüband „Start“ im Kalender „Kalendergruppen“ – „Neue Kalendergruppe erstellen“ und vergeben Sie einen Namen. Dann wählen Sie aus dem Adressbuch die Personen aus, die zur Gruppe gehören.

  2. Öffnen Sie die Kalender der betreffenden Personen. Wählen Sie „Als neue Kalendergruppe speichern“ und vergeben Sie den Gruppennamen.

In beiden Fällen werden die Kalendergruppen in der Kalendernavigationsleiste links angezeigt. Zusätzlich können Sie über „Neue Elemente“ eine „Neue Besprechung mit allen“ anlegen. Die Personen der Kalendergruppe (bzw. die Besitzer aller geöffneten Kalender) sind dann als Besprechungsteilnehmer eingetragen.

Tipp 9: Abgesagte Besprechungen anzeigen lassen

Wollen Sie an einem Termin nicht teilnehmen, lehnen Sie die Besprechungsanfrage ab. Outlook löscht den Kalendereintrag dann sofort. Allerdings möchten Sie oder Ihr Vorgesetzter manches Mal den Termin doch gern „informationshalber“ im Kalender sehen, vielleicht um sich unter Umständen doch noch einzuklinken oder um am folgenden Tag nach den Ergebnissen zu fragen.

Nach der Absage finden sich in den „Gelöschten Elementen“ zwei Elemente zu diesem Termin: einmal der Termin selbst und einmal die Information über Ihre Ablehnung. Wenn Sie Letztere einfach per Drag & Drop auf Ihr Kalendermodul ziehen, wird der Termin als „Frei“ in den Kalender eingetragen. Würden Sie die Termineinladung selbst (im Bild oberhalb) in Ihren Kalender ziehen, würden Sie die Einladung annehmen. Auch das ist manchmal gewünscht, wenn sich Ihre Terminsituation ändert.

Bild 9: Abgesagte Termine können Sie anzeigen lassen und auch nachträglich noch zusagen

Tipp 10: Freie Zeiten als Information verschicken

Bild 10: Verschicken Sie Kalender per E-Mail

Nicht jeder, mit dem Sie zusammenarbeiten und mit dem Sie einen Termin suchen, hat auch Zugriff auf Ihren Kalender. Mühsame Abstimmungen sind dann oft die Folge. Wie wäre es, wenn Sie jemandem für einen bestimmten Tag oder eine bestimmte Woche Einblick in Ihren Kalender geben könnten? Und nur die verfügbaren Zeiten, nicht die Details? Das ist möglich. Aktivieren Sie auf dem Menüband „Start“ – „Kalender per E-Mail senden“. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster die Details aus:

  1. den Kalender, den Sie versenden möchten.
  2. den Datumsbereich. Die versendete Information ist „Stand jetzt“ und wird nicht synchronisiert.
  3. Falls Sie mehr Informationen als nur die Verfügbarkeit mitgeben möchten, wählen Sie hier die Alternativen aus.
  4. Bestätigen Sie mit „OK“.
Bild 11: Mit der richtigen Auswahl bleiben Details bei Ihnen

Nun wird eine E-Mail-Nachricht generiert, die die gewählten Kalenderinformationen sowohl im Textbereich trägt als auch den Kalender als Anlage mitführt. So kann sich der Empfänger der E-Mail die ihm passende Zeit aussuchen und Ihnen zurückmelden.

Die Autorin Sigrid Hess ist Expertin für Informationsmanagement. Sie arbeitet freiberuflich als Trainerin, Autorin und Teamcoach (www.sigridhess.de und www.teamworkblog.de).

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