Sie dürfen eine Tagung oder ein externes Meeting organisieren? Aber das Telefon klingelt ununterbrochen, 11 ungelesene E-Mails im Postfach und in 10 Minuten beginnt schon das nächste Vorstandsmeeting. Wenn der Schreibtisch immer enger wird, weil sich die Arbeit auftürmt, bleibt für ausführliche und sorgfältige Recherchen nach Hotels und Locations selten Zeit. Vermeiden Sie daher diese 5 Fehler.
Fehler Nummer 1: In der Wahl liegt die Qual
Wenn Sie mit der Recherche beginnen, erwartet Sie ein Berg von Angeboten. Ein Zeitfresser, denn bei der Wahl der Location sind zahlreiche Kriterien zu erfüllen. Auch stellt sich die Frage, welches Hotel letztlich zum Unternehmen und dessen Image passt. Und da klingelt auch schon wieder Ihr Telefon.
Fehler Nummer 2: Budget vs. Angebot
Das Budget steht soweit fest. Und es gibt auch schon Ideen und Anforderungen, die die Veranstaltung betreffen. Nur leider kommen die Locations auf keinen Fall infrage. Es soll kein riesen Bunker sein. Die Zimmer sollten schon etwas hermachen. Es muss auf jeden Fall ein Parkplatz zur Verfügung stehen und eigentlich sollen die Getränke pro Person berechnet werden. Und ist überhaupt Technik vor Ort? Eine strukturierte Übersicht muss her, sonst verlieren Sie leicht den Überblick.
Fehler Nummer 3: Noch mehr Telefonate
Was tun, wenn etwas unklar ist? Richtig, erst einmal anrufen und fragen. Aber auch das kostet Zeit. Denn generell ist es mit einem Anruf nicht getan. Hat man eine Auswahl an Anbietern vorliegen, muss jeder Einzelne angefragt werden. Das geht mit viel Zeitaufwand einher.
Fehler Nummer 4: Fehlendes oder nur wenig Know-how
Die Preise anderer Hotels oder Locations erscheinen Ihnen etwas zu teuer. Es wäre gut zu wissen, ob und wo es Möglichkeiten gibt, Angebote zu verhandeln. Für eine gute Verhandlungsbasis fehlt Ihnen allerdings das Branchen-Know-how. Um sicher zu gehen, buchen Sie dann doch wieder die Location, auf die Sie schon seit drei Jahren zurückgreifen.
Fehler Nummer 5: Keine Vor-Ort-Erfahrung
Fotos sind schön und gut. Besser als nichts. Aber wenn man dann vor Ort ist, sieht es meistens doch etwas anders aus. Um sicher zu sein, dass die Location wirklich zum Unternehmen passt und einen guten Eindruck macht, sollten Sie einen Besuch vor Ort einplanen.
Ich sehe nur Herausforderungen, aber wo ist die Lösung?
Tipp 1: Nutzen Sie kostenlose Experten-Agenturen
Gehen Sie jeden einzelnen Punkt strukturiert an. So wie Sie es immer tun. Wenn Sie bereits im Vorfeld genau wissen, was Sie möchten, können Sie leichter filtern. Nehmen Sie sich also die Zeit, klären alles im Voraus ab und wagen sich dann erst an die Recherche. Im Idealfall beanspruchen Sie die persönliche & individuelle Beratung. Schon nach einem schnellen Telefongespräch erhalten Sie in Kürze kostenfrei ausgewählte Location-Vorschläge.
Tipp 2: Fragen Sie kostenlose Angebote an
Die Experten verfügen über Fachwissen und ein umfangreiches Netzwerk zu Hotels und Location-Anbietern. So erreichen Sie günstigere Konditionen, als bei einer Direktbuchung und es kostet Sie noch nicht einmal was. Durch das unabhängige Arbeiten und das Buchungsvolumen der Agenturen, können Sie ihren Vorteil ziehen. Sie müssen hierfür keine Verträge abschließen und können ungebunden die Expertise der Insider für sich nutzen. Diese werden Ihnen die aufwendige Recherche ersparen und gezielte Vorschläge machen.
Tipp 3: Besuchen Sie die Location persönlich
Es wird generell empfohlen den Veranstaltungsort im Vorfeld zu besichtigen, das hilft, an die Details zu denken, die Sie beim Chef zum Glänzen bringen werden. Dies ist wichtig für Ihr Controlling und Sie haben bereits einen weiteren Kontakt vor Ort, der auch für kommende Veranstaltungen wertvoll sein kann.
