Professionelles Informationsmanagement im Projekt

Professionelles Informationsmanagement im Projekt
@ thinkstock

Bei größeren Vorhaben fallen laufend neue Daten an und als Assistentin gehört das effektive Informationsmanagement im Projekt zu Ihren Aufgaben. Bei Ihnen laufen alle Fäden zusammen, Sie leiten alle Informationen zeitnah weiter und sorgen dafür, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind.

Gestalten Sie das Informationsmanagement im Projekt von Beginn an professionell

Gerade am Beginn eines Projekts ist es wichtig, gezielt nachzufragen, worum es genau geht. Denn davon hängt ab, wer überhaupt am Projekt beteiligt ist – also in Ihr Informationsmanagement eingebunden sein muss – und welche Daten grundsätzlich anfallen werden – wie also beispielsweise Ihre Ablage gestaltet werden muss.

Denken Sie dabei durchaus auch etwas „um die Ecke“. So gehören zu den Personen, die regelmäßig Informationen über das Projekt erhalten müssen, nicht nur die Angehörigen des engeren Projektteams in Ihrem Haus. Auch externe Berater oder Mitarbeiter müssen Sie gegebenenfalls einbinden. Und zu regelmäßigen Termine werden Präsentationen bei den Entscheidern anstehen, auch dies müssen Sie im Auge behalten.

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Um sich einen ersten Überblick darüber zu verschaffen, was Sie mit Ihrem Informationsmanagement erreichen müssen, gehen Sie in den folgenden Schritten vor:

  1. Ermitteln Sie Ihren eigenen Informationsbedarf bezüglich dieses Projekts – wie viel Informationen benötigen Sie tatsächlich – was wird sich im Laufe des Projekts ergeben?
  2. Listen Sie interne und externe Informationsquellen auf. Holen Sie die benötigten Informationen ein und vereinbaren Sie mit den wichtigsten Informationslieferanten, dass Sie regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden. Fragen Sie auch selbst regelmäßig nach.
  3. Gibt es in Ihrem Unternehmen ein strukturiertes Berichtswesen? – Dann müssen Sie Ihr Projekt natürlich ebenfalls ins System einspeisen.
  4. Überlegen Sie genau, wer welche Informationen erhalten muss. Das sind nicht immer nur die am Projekt Beteiligten, sondern je nach Fall auch weitere Personen, die von bestimmten Entscheidungen betroffen sind.
  5. Informieren Sie rechtzeitig, genau und vollständig.
  6. Holen Sie sich Feedback ein, ob Sie alles richtig verstanden haben und ob Sie richtig verstanden wurden.
  7. Verteilen Sie Informationen nicht ungefiltert weiter, sondern bereiten Sie sie empfängerorientiert auf. Strukturieren Sie komplexe Information in „verdauliche Häppchen“. Formulieren Sie klar und möglichst kurz.

E-Mails und Informationen professionell managen

Laden Sie sich hier das kostenlose Dokument herunter:

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Sorgen Sie dafür, dass Sie selbst informiert bleiben

Klären Sie bei regelmäßigen Updates mit Ihren Chefs folgende Fragen:

  1. Welche Prioritäten sind als Nächstes zu definieren?
  2. Welche Unterlagen möchten Ihre Chefs und Kollegen vorab durchsehen und auf dem Schreibtisch haben?
  3. Sind die Termine noch aktuell, die Terminkalender abgeglichen und haben Sie als Assistentin alle relevanten Termine im Auge?
  4. Wo liegen heute die Schwerpunkte, was ist das heutige Oberziel?
  5. Womit können Sie Ihre Chefs und Kollegen heute noch unterstützen?

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