Strukturieren Sie Ihre Projektakte von Beginn an richtig

Planung und Durchführung sind zwei zentrale Phasen eines jeden Projekts – neben enormem Arbeitsaufwand fällt in diesen Phasen auch jede Menge an Informationen an. Ihnen als Sekretärin kommt dabei die Aufgabe zu, in einer Projektakte alles Material zusammenzubringen und den Projektverantwortlichen und -mitarbeitern so zu jeder Zeit einen Überblick über Stand und Fortschritt zu ermöglichen. Eine durchdachte Struktur ist dabei essenziell und erspart Ihnen später sehr viel Arbeit. Und weil sich in den seltensten Fällen alles exakt so entwickelt, wie es vorher geplant war, sollten Sie Ihre Projektakte immer auch flexibel und erweiterbar anlegen. Setzen Sie unsere Mustervorlagen aus den Downloads ein, um Ihre Projektakte durch alle Phasen hindurch zu organisieren.

Übersichtlich und flexibel: die Gliederung Ihrer Projektakte

Eine Projektakte ist sozusagen ein lebendes Objekt. Sie wird im Laufe des Vorhabens immer wieder zu Rate gezogen, erweitert und ergänzt. Umso wichtiger ist es, dass Sie sich gleich zu Beginn eine Gliederung überlegen, die gleichzeitig übersichtlich und flexibel ist. Wie Sie das Inhaltsverzeichnis aufbauen, hängt vom jeweiligen Projekt ab.

Halten Sie den Projektauftrag fest

Am wichtigsten ist der Projektauftrag. Das ist das vom Auftraggeber und Projektleiter unterschriebene Dokument, mit dem sowohl interne als auch externe Vorhaben starten. Hat der Auftraggeber ein Lastenheft erstellt, in dem er seine Forderungen formuliert, gehört auch dieses in die Projektakte.

Extratipp: Halten Sie alle nützlichen Informationen fest, etwa Ansprechpartner, Verantwortungen, Zuständigkeiten. Auch die Angabe, wer wann welchen Bericht abliefern muss, sollte nicht fehlen.

Sammeln Sie die Planungsunterlagen

In der Planungsphase entsteht das Herzstück der Projektakte. Alle Dokumente, die als Entscheidungsgrundlage dienen, müssen vorhanden sein. Um zu verdeutlichen, wie das Projekt angelegt ist, ist ein Strukturplan sinnvoll, der das gesamte Vorhaben in Teilschritte zerlegt. Gehen Sie dabei hierarchisch vor, bis Sie bei einzelnen Arbeitspaketen angekommen sind. Aus dem Projektstrukturplan wird ein Vorgangsknotennetzplan entwickelt. Das klingt komplizierter als es ist: In dieser Übersicht stellen Sie grafisch dar, wie die einzelnen Arbeitspakete zeitlich und logisch zusammenhängen. So können Sie erkennen, welche Vorgänge kritisch sind und nicht verschoben werden können, ohne den Endtermin zu gefährden. Als Nächstes folgt ein Meilenstein-Balkenplan. Er besteht aus zwei Teilen:

1. Anfangs- und Endzeiten der einzelnen Arbeitspakete
2. Zuordnung der Zeiten zu den Kalenderwochen

Meilensteine werden besonders gekennzeichnet. Letztlich fügen Sie der Projektakte noch eine Übersicht über die geplanten Projektkosten hinzu. Dabei berücksichtigen Sie alle anfallenden Ausgaben, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen, also etwa für Reisen, Bewirtung und Material. Auch die Personalkosten werden aufgelistet, um schnell erkennen zu können, ob ein Vorhaben zu viele Kollegen aus dem Arbeitsalltag abziehen würde. Läuft das Projekt erst einmal, ist es wichtig, dass Sie alle anfallenden Ausgaben sauber im Projektkostenplan dokumentieren.

Extra-Tipp: Die Schätzung im Projektkostenplan ist die Grundlage für die Freigabe des Projekts. Hier sollten Sie gut kalkulieren, denn wird ein Vorhaben am Ende teurer als geplant, fällt das auf den Projektleiter zurück.

Laufende Pflege Ihrer Projektakte ist wichtig

Wenn die Planung abgeschlossen ist, kann es mit dem Projekt losgehen. Das bedeutet für die Projektakte: Sie wächst und wächst. Das liegt vor allem an den Protokollen, die ständig hinzukommen. Legen Sie am besten ein Muster für Protokolle an, damit alle Mitschriften gleich aufgebaut sind. Um ständig einen Überblick über den Verlauf des Projekts zu haben, sollten Sie sich in regelmäßigen Abständen einen Wochenbericht erstellen. Er dient als Grundlage für den Projektstatusbericht, den der Projektleiter routinemäßig abgeben muss. Sind Sie mit Ihren Eintragungen und Wochenberichten auf dem aktuellen Stand, ist ein solcher Statusbericht eine Kleinigkeit.

Eine elektronische Projektakte hat Vorteile

Vieles spricht dafür, die Projektakte elektronisch zu führen. Denn dann können mehrere Personen gleichzeitig auf die Projektinformationen zugreifen. Änderungen und Aktualisierungen sind schnell eingepflegt und Sie ersparen sich das Ausdrucken und Abheften. Und: Eine elektronische Akte kann lange wachsen, bis der Speicherplatz zur Neige geht … Allerdings ist ein Dokument, das für alle verfügbar ist, auch schnell geändert. Das mag dazu verführen, einen Termin, den man nicht halten kann, zu verschieben. Um solchem Missbrauch vorzubeugen, sollten Sie gemeinsam mit dem Projektleiter festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen und sie verändern kann. Außerdem ist es sinnvoll, von allen Originalunterlagen Ausdrucke anzufertigen und diese unter Verschluss zu halten.