Projektmanagement gehört immer öfter zu den Kernaufgaben einer Assistentin. Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass sie eine klare inhaltliche Zielsetzung haben. Projektarbeit stellt einen Prozess dar, in dessen Verlauf sich eine Projektgruppe schrittweise mit dem neuartigen Projektauftrag vertraut macht und nach Wegen sucht, diesen zu erfüllen. Die interdisziplinäre Zusammensetzung des Teams sorgt dafür, dass ein möglichst vielfältiges Know-how in das Projekt einfließen kann.
Ganzheitliches Projektmanagement
Um ein größeres Projekt erfolgreich umsetzen zu können, ist es wichtig, das Projektmanagement ganzheitlich anzugehen. Nicht nur die sachliche, sondern auch die soziale und psychologische Ebene muss mit einbezogen werden. Denn das Gelingen eines Projekts steht und fällt mit der Akzeptanz bei den Mitarbeitern, die (beispielsweise bei einer Reorganisation) von den eingeführten Maßnahmen betroffen sind.
- Sachebene
- Projektorganisation mit Benennung von Aufgabenverantwortlichen
- systematische Planung und strukturiertes Vorgehen
- kontinuierliche Statuserfassung (wo stehen wir im Projekt?)
- konsequente Ursachenanalyse
- gezielter Einsatz von Methoden des Projektmanagements
- Informationsmanagement
- Soziale und psychologische Ebene
- Akzeptanz Projektarbeit im Unternehmen
- Vertrauensbildung bei den vom Projekt betroffenen Kollegen
- aktive Einbindung der Betroffenen in das Projektgeschehen
- partizipativer Führungsstil
- Stärkung der Eigenverantwortlichkeit
- Motivationsförderung bei den Projektmitgliedern
Wie Sie ein Projekt organisieren und planen
Wenn Ihr Chef Ihnen das Projektmanagement eines größeren Vorhabens von Beginn an anvertraut, dann ist Ihre erste Aufgabe, die Projektorganisation sicherzustellen:
- Projektteam gründen.
- Projektleitung festlegen.
- Entscheidungsbefugnisse und Weisungsbefugnisse festlegen.
- Verantwortlichkeiten im Team festlegen.
- Welche Instanz kann im Konfliktfall zur Schlichtung angerufen werden?
Wenn die Projektorganisation steht, können Sie die Projektplanung in Angriff nehmen:
- Projektphasen definieren: Anbahnung, Vorbereitung, Durchführung, Abschluss.
- Bei längeren Projekten: Aufteilung der Durchführungsphase in überschaubare Etappen mit definierten Meilensteinen.
Meilensteine sind Etappenziele von erheblicher Bedeutung für den weiteren Projektverlauf (etwa die Genehmigung des Projektantrags durch die Geschäftsführung oder der erfolgreiche Test eines Prototyps). Meilensteine helfen,
- das Projekt zu strukturieren und jederzeit den aktuellen Projektstatus zu erfassen
- die bisherigen Projektziele auf ihre Gültigkeit zu überprüfen
- die weitere Planung im Hinblick auf nächste Arbeitsschritte um aktuelle Daten zu bereinigen
- über die weitere Vorgehensweise im Projekt zu entscheiden.
Projektmanagement leicht gemacht – mit diesen Planungsschritten
- Was? Projektstrukturplan (Strukturierung des Projekts in Hauptaufgaben und Teilaufgaben)
- Was, bis wann? Projektablaufplan (Tabellen oder Balkenpläne)
- Wann, durch wen? Projektterminplan (Tabellen oder Balkenpläne)
- Wer, wie viel? Projektkapazitätsplan (Darstellung der Arbeitspakete auf der Zeitachse)
- Wann, wie teuer? Projektkostenplan (monetäre Bewertung der Arbeitspakete)
- Was, wie? Projektqualitätsplan (Standardisierung der Prozesse innerhalb des Projekts)
Zeitliche Befristung
Dass ein Projektauftrag zeitlich befristet ist, ist für die Beteiligten von großer Relevanz,
- weil die Einrichtung eines Projekts immer auch eine Ressourcenbindung bedeutet. Wie lange diese Ressourcen gebunden bleiben, ist eine wichtige Information sowohl für die Projekt- wie auch die Unternehmensleitung.
- weil die Projektarbeit für die Projektmitglieder eine Mehrbelastung bedeutet. Nicht zuletzt aus Motivationsgründen ist es für sie wichtig zu wissen, wie lange die Mehrbelastung andauern wird.
- weil bestimmte Instrumente des Projektmanagements (z. B. die Netzplantechnik) nur dann sinnvoll angewendet werden können, wenn das Projektende terminiert ist.
Projektplanung ist dynamisch. Kein Projekt kann von Anfang an bis ins letzte Detail geplant werden. Die Planung ist ein rollender Prozess. Sie verfeinert sich im Laufe des Projekts. Nicht selten werden Plananpassungen notwendig, wenn sich die Rahmenbedingungen verändern, oder wenn sich die Dinge nicht ganz wie vorausgesehen entwickeln.
