Wie Sie eine Personalakte optimal verwalten

Gehört die Anlage und Pflege einer Personalakte in Ihrem Unternehmen zu Ihren Aufgaben? Darin sind sensible Unterlagen enthalten, denn immerhin geht es um persönliche Daten, Arbeitsverträge und Ähnliches. Eine rechtliche Grundlage, wie eine Personalakte zu führen ist, gibt es nicht – mit der Folge, dass jeder etwas anders vorgeht. Wir haben einen Leitfaden vorbereitet, wie Sie optimal umgehen.

Tipp: Digitalisieren Sie die Dokumente – damit lösen Sie das Platzproblem und erleichtern sich die Verwaltung erheblich.

Sollte es in Ihrem Unternehmen noch keine Personalakten geben, ergreifen Sie die Initiative. Schlagen Sie vor, eine solche Sammlung von Personalunterlagen anzufertigen, damit alle wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort vorliegen. Seien Sie sich aber auch Ihrer Verantwortung bewusst, wenn Sie zu dem Personenkreis gehören, der Zugriff darauf hat. Die Unterlagen müssen regelmäßig und vollständig erfasst und sicher aufbewahrt werden. Denn schon kleine Unachtsamkeiten können Informationen nach außen dringen lassen.

Diese Dokumente gehören in die Personalakte

Die Personalakte soll den Werdegang eines Mitarbeiters möglichst vollständig und wahrheitsgemäß abbilden. Daher enthält sie möglichst alle Informationen über einen Mitarbeiter, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Neben persönlichen Unterlagen, wie Lebenslauf, Bewerbung, Personalfragebogen und Familienstandsänderungen, sollten Sie auch alle vertraglichen Vereinbarungen in der Personalakte ablegen. Dazu gehören der Anstellungsvertrag und eventuelle Zusatzvereinbarungen. Aber auch Stellenbeschreibungen, Beurteilungen, Abmahnungen und Beschwerden sind hier bestens aufgehoben. Gleiches gilt für Entgeltbelege, Dokumente zur Lohnsteuer und Sozialversicherung sowie Vermerke zu auffälligen Fehlzeiten.

Welche Unterlagen gehören unbedingt in die Personalakte? Beachten Sie sowohl

  • Personalinformationen,
  • vertragliche Unterlagen,
  • führungsrelevante sowie rechtliche Dokumente, aber auch
  • entgeltbezogene Unterlagen und Abwesenheitsinformationen!

Für welche Personalunterlagen Sie eine Genehmigung einholen müssen

Grafologische Gutachten und Eignungstest dürfen Sie erst nach der Zustimmung des Arbeitnehmers mit in die Personalakte aufnehmen. Ansonsten kann aber jedes Unternehmen frei entscheiden, welche Unterlagen es in der Personalakte aufbewahrt. Sie müssen den betreffenden Mitarbeiter auch nicht darüber informieren, wenn Sie seiner Personalakte neue Dokumente hinzufügen.

Sie möchten eine Kopie der Personalakte anlegen, zum Beispiel um sie an einem sicheren Ort zu verwahren? Dann bedarf das der Zustimmung des Arbeitnehmers und des Betriebsrats. Müssen Sie aus Platzgründen einen Teil der Akte auslagern, so halten Sie den Aufbewahrungsort der übrigen Dokumente unbedingt schriftlich in der Originalakte fest.

Wie ist der Datenschutz bei der Personalakte geregelt?

Das Bundesdatenschutzgesetz hat strenge Vorschriften für das Führen und Aufbewahren von Personalakten erlassen. So muss der Arbeitgeber die personengebundenen Unterlagen zum Beispiel vor unberechtigten Zugriffen schützen und vertraulich verwahren. Daher haben nur der Firmeninhaber, die Geschäftsführung und der direkte Vorgesetzte das Recht, die Personalakte eines Mitarbeiters einzusehen. Auch Mitarbeiter, die die Personalakten pflegen, sind dazu berechtigt.

Wenn Sie also für die Verwaltung der Personalunterlagen in Ihrer Abteilung verantwortlich sind, dürfen Sie auf die Akten zugreifen, zum Beispiel um ihnen neue Unterlagen hinzuzufügen oder veraltete Dokumente zu entfernen. Gleichzeitig haben Sie damit aber auch die Pflicht, die enthaltenen Informationen vertraulich zu behandeln. Selbstverständlich darf auch jeder Mitarbeiter selbst seine Personalakte einsehen – und zwar ohne Angabe von Gründen. Ihre Aufgabe ist es, die Belegschaft darüber zu informieren, wann und wo sie die Möglichkeit hat, Einblick zu nehmen.

Tipp: Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern am besten feste Zeiten, in denen sie auf ihre Personalakte zugreifen können. Stellen Sie dabei sicher, dass ein Unternehmensvertreter, zum Beispiel aus der Personalabteilung, anwesend ist und den Vorgang überwacht. Nimmt ein Mitarbeiter Einblick in seine Personalakte, müssen Sie darauf achten, dass er keine der enthaltenen Unterlagen entwendet. Er darf sich nach Absprache mit einem Vorgesetzten aber Kopien anfertigen. Darüber hinaus kann er auch Erklärungen bzw. Stellungnahmen verfassen und seiner Akte hinzufügen, zum Beispiel wenn er den dargestellten Vorgängen nicht zustimmt und eine abweichende Meinung dokumentieren möchte. Sollte die Akte falsche oder unzulässige Informationen enthalten, darf er diese auch entfernen, beispielsweise bei ungerechtfertigten Abmahnungen. Dieses Recht erlischt erst zweieinhalb Jahre nach dem entsprechenden Vorgang.

Mitglieder des Betriebsrats haben übrigens kein Recht, Einblick in die Personalakte anderer Mitarbeiter zu nehmen. Allerdings kann ein Angestellter einen Vertreter des Betriebsrats beim Einblick in die Unterlagen hinzuziehen.

Diese Aufbewahrungsfristen gelten für Personalunterlagen

Auch wenn Unternehmen gesetzlich nicht zum Führen von Personalakten verpflichtet sind, so müssen sie bestimmte Personalunterlagen unbedingt aufbewahren. Da sich Fahrtkostenerstattungsunterlagen, Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsdaten und Informationen zu verschiedenen vermögenswirksamen Leistungen nach einigen Jahren allerdings stapeln, dürfen sie sie nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch wieder vernichten.

Legen Sie digitale Personalakten an

Aufgrund der umfangreichen Mitarbeiterinformationen, die sich im Unternehmen Jahr für Jahr ansammeln, bekommen immer mehr Firmen ein ernsthaftes Platzproblem. Sollte das auch in Ihrem Betrieb der Fall sein, schlagen Sie Ihrem Chef vor, die Personalakten künftig in digitaler Form zu verwalten. Denn neben der Platzersparnis bietet diese Aufbewahrungsform noch weitere nicht zu unterschätzende Vorteile. So können beispielsweise regional oder international verteilte Führungskräfte gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen. Und auch Sie selbst erleichtern sich die Arbeit erheblich. Denn bei digitalen Personalakten können Sie verschiedene Automatismen hinterlegen, sodass die Dokumente nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht werden. Einzig der Initialaufwand ist groß: Wenn Sie digitale Akten anlegen, müssen Sie alle vorhandenen Dokumente einscannen und abspeichern. Für Ihr Unternehmen bedeutet die elektronische Aufbewahrung zudem einen größeren Aufwand bzgl. Datenschutz und Systemverwaltung.

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