Sechs Tipps für eine unwiderstehliche Einladung

Sechs Tipps für eine unwiderstehliche Einladung
© Yvonne Weis / fotolia.com

Ganz gleich, ob Sie eine wegweisende Konferenz planen oder ein rauschendes Fest zum Firmenjubiläum: Jede Veranstaltung steht und fällt mit den Gästen. Deshalb ist die Einladung, die Sie verschicken, besonders wichtig. Schließlich wollen Sie, dass möglichst viele der geladenen Personen kommen und am Anlass teilnehmen. Es ist gar nicht so schwer, Einladungen zu schreiben, die Lust auf mehr machen. Bewährt hat sich beispielsweise, im Anschreiben nicht gleich alles zu verraten. Wecken Sie besser die Neugier Ihrer Gäste, dann wächst die Resonanz ganz von allein.

Verschicken Sie eine schriftliche Einladung

Nicht nur im privaten Bereich, auch im Geschäftsleben setzen sich telefonische Einladungen immer mehr durch. Viele Veranstaltungen misslingen aber genau aus diesem Grund. Die telefonische Einladung ist unpräzise. Der Gast kann Eckdaten wie Veranstaltungsort und -zeit nirgends nachlesen. Eine schriftliche Einladung vermittelt Ihren Gästen hingegen Verbindlichkeit und enthält alle wichtigen Details:

  • Anlass der Einladung
  • Ort und Termin der Veranstaltung
  • Hinweise zur Anfahrt
  • Dresscode
  • Sind Begleitpersonen eingeladen?
  • Bis wann wird eine Zusage erwartet?

Extratipp: Geben Sie in Ihrer Einladung nicht alle Details preis. Meist sind es die Überraschungsmomente, die eine Veranstaltung unvergesslich machen.

Betreff: Um welche Veranstaltung geht es?

In der Betreffzeile können Sie den Anlass für Ihre Einladung konkret benennen:

„Sie sind herzlich zum Tag der offenen Tür eingeladen!“

Eine weitere Möglichkeit ist, den Veranstaltungsinhalt zu thematisieren, beispielsweise:

„Werfen Sie einen Blick hinter die Kulissen.“

Das ist zwar weniger konkret, wirkt aber wie Werbung und macht neugierig.

Anrede: Werden Sie persönlich

Grundsätzlich gilt: Wenn möglich, sprechen Sie den Empfänger mit seinem Namen an. Das können Sie mit einer Standardanrede tun, also „Sehr geehrter Herr Muster“ oder „Lieber Herr Muster“, je nachdem, wie Sie das Verhältnis zu Ihren Kunden einschätzen.

Oder Sie wählen auch hier die werbende Variante, in der Sie Ihrem Kunden persönlich sagen, was ihn erwartet:

„Wir möchten Sie auf eine Reise hinter die Kulissen unserer Firma mitnehmen, sehr geehrter Herr Muster!“
„Sehen Sie unser Unternehmen mit den Augen eines Mitarbeiters, sehr geehrter Herr Muster!“

Text der Einladung: Aufforderung zur Teilnahme

Formulieren Sie Ihre Einladung immer positiv. Vermitteln Sie also mit Ihrer Wortwahl das Gefühl, Ihr Angebot sei so gut, dass Ihr Kunde es auf jeden Fall annehmen sollte. Idealerweise schließen Sie mit Ihrer Formulierung einen Bogen zwischen Betreff und Aufforderung:

„Wir sind gespannt, welche neuen Seiten Sie an unserem Unternehmen entdecken werden.“
„Treffen Sie alle Mitarbeiter, die Sie bisher nur telefonisch kennen gelernt haben.“
„Haben wir Sie neugierig gemacht? Dann freuen wir uns schon jetzt darauf, Sie bei unserem Tag der offenen Tür persönlich begrüßen zu können!“

Sie können Ihre Zuversicht auch einfach durch die entsprechende Wortwahl ausdrücken:

„Wir freuen uns auf Ihren Besuch.“
„Wir sehen uns am 15. August!“

Grußformel: Setzen Sie Akzente

Mit den üblichen „freundlichen Grüßen“ machen Sie nichts falsch. Doch auch mit der Grußformel können Sie einen besonderen Akzent in Ihrer Einladung setzen, z. B. durch eine freundlichere Wortwahl:

„Mit herzlichen Grüßen“
„Einen schönen Tag wünscht Ihnen …“

Oder Sie nehmen erneut Bezug auf das Thema Ihrer Einladung:

„Viele interessante Eindrücke wünscht Ihnen …“
„Auf einen schönen und erlebnisreichen Tag mit Ihnen freut sich …“
„Meine Mitarbeiter und ich freuen uns auf Ihren Besuch.“
„Es erwarten Sie viele Überraschungen und ein ganz besonderes Buffet.“

Zusagen fördern: Locken Sie in der Einladung mit besonderen Bonbons

Fragen Sie sich bei der Suche nach der richtigen Formulierung, was Ihre Kunden davon abhalten könnte zu kommen. Ist es z. B. die Angst vor einer förmlichen Veranstaltung, auf der sie sich nicht wohlfühlen?

„Bringen Sie bitte Ihre Familie mit, denn auch für die Kinder haben wir etwas Besonderes vorbereitet.“

Viele scheuen sich auch vor Events mit hochrangigen Persönlichkeiten: „Eröffnung durch Wirtschaftsdezernent Max Muster“. Machen Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern klar, dass sie die wichtigsten Gäste des Ereignisses sind.

Machen Sie es Ihren Gästen leicht, auf die Einladung zu antworten

Erleichtern Sie Ihren Gästen die Reaktion auf Ihr Schreiben und legen Sie der Einladung eine vorbereitete Antwortkarte bei. Auf dieser müssen die Gäste nur ankreuzen, ob und mit wie vielen Begleitpersonen sie kommen. Die feste Zusage Ihrer Gäste ist auch für Sie wichtig: Nur wenn Sie wissen, wie viele Besucher kommen, können Sie die einzelnen Veranstaltungspunkte optimal planen.

 

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