E-Mails auf Englisch

Geschäftskorrespondenz

E-Mails in Englisch
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Kundenkommunikation, Terminvereinbarungen, Hotelanfragen – das sind nur einige der Korrespondenzaufgaben, die Sie im Büroalltag mit links meistern. Was aber, wenn Sie E-Mails auf Englisch formulieren müssen? In Großbritannien und den USA gelten für die E-Mail-Kommunikation oft ganz eigene Regeln.

Bitte um Informationen – Geschäfts-E-Mails auf Englisch

Die häufigsten Nachrichten in den Posteingängen vieler Büros sind solche, in denen Informationen erbeten oder weitergegeben werden. Wenn Sie per E-Mail nach Informationen fragen, sollten Sie darauf achten, sich klar und deutlich auszudrücken und fehlerfrei zu formulieren. Erklären Sie beispielsweise zum Einstieg, woher Sie die Kontaktdaten Ihres Korrespondenzpartners bekommen haben und schreiben Sie dann, an welchen Informationen Sie genau interessiert sind.

Wenn Sie auf Englisch schreiben, denken Sie daran, dass es dabei nicht darum geht, einfach einen Text aus dem Deutschen zu übersetzen. Andere Kulturen haben auch andere Möglichkeiten, eine Bitte zu formulieren. Im britischen Englisch etwa werden Nachfragen eher indirekt ausgedrückt, beispielsweise durch Tätigkeitsworte der Möglichkeit (Modalverben) wie „could“ („könnten“) oder „would“ („würden“) oder die häufige Verwendung des Wörtchens „please“ („bitte“):

  • „I would like to know …“ – „Ich würde gern wissen …“
  • „Could you perhaps …“ – „Könnten Sie vielleicht …“
  • „Please send us information about …“ – „Bitte senden Sie uns Informationen über …“

Achten Sie auch darauf, nicht zu informell zu schreiben. Bei E-Mails entsteht oft ein etwas „flapsiger“ Tonfall zwischen den Korrespondenzpartnern. Das ist auch in Ordnung, wenn sich ein schneller „Briefwechsel“ aus Rede und Gegenrede entwickelt. Allerdings ist ein lockerer Tonfall nicht immer angebracht, machen Sie sich daher die Unterschiede zwischen formellem und informellen Briefstil immer wieder klar.

Anfragen auf E-Mail-Englisch: Immer schön höflich

Im britischen Englisch werden je nachdem, wie gut Sie mit einem Korrespondenzpartner bekannt sind, unterschiedliche Grade der Höflichkeit verwendet. Die folgenden Beispiele entsprechen dem deutschen Satz: „Könnten Sie mir bitte den Dateianhang zusenden?“, und zeigen diese Abstufung in zunehmender Höflichkeit:

  • „Why don’t you send me the attachment?“
  • „Send me the attachment, won’t you?“
  • „Send me the attachment, will you?“
  • „Send me the attachment, would you?“
  • „Won’t you send me the attachment?“

Im Deutschen ist es nicht möglich, diese feinen Unterscheidungen zu treffen. Wenn Sie auf Englisch schreiben, sollten Sie aber darauf achten. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Form angebracht ist, sollten Sie den höflichen bzw. indirekten Ausdruck verwenden. Konkret bedeutet das: Schreiben Sie nicht „may“ und „can“ („können“), sondern „might“ und „could“ („könnten“). Vermeiden Sie auch Abkürzungen.


Extratipp: In englischsprachigen Kulturen wird nur selten ein direktes „no“ verwendet, wenn „nein“ gemeint ist. Ein Satz wie: „I wonder if this is the best solution“ („Ich frage mich, ob das die beste Lösung ist“), bedeutet schlicht und ergreifend: „Nein …“.


FYI: „for your information“

Eine der am häufigsten versendeten E-Mails ist das „FYI“. Diese Abkürzung steht für „for your information“ („zu Ihrer Information“). Sie wird häufig verwendet, um eine Nachricht als reine Information zu kennzeichnen, auf die keine Antwort erwartet wird. Üblicherweise ist sie dann in der Betreffzeile zu finden, z. B.: „FYI: annual sales meeting“ („Zu Ihrer Information: jährliches Vertriebsmeeting“). Der Empfänger weiß dann sofort, dass er die Nachricht nicht sofort lesen muss, sondern sich auch zu einem späteren Zeitpunkt darum kümmern kann.

Extratipp: Viele Empfänger lesen nicht jede Betreffzeile. Es ist daher sinnvoll, wenn Sie die Abkürzung „FYI“ in der ersten Zeile Ihrer Nachricht wiederholen.

Terminvereinbarung auf E-Mail-Englisch

Wenn Sie einen Termin per E-Mail vereinbaren, sollten Sie darauf achten, dass Sie die korrekten Ausdrücke für Datum und Uhrzeit verwenden. Datumsangaben schreiben Sie am besten aus, um Missverständnisse zu vermeiden. Die Angabe „02/12/09“ etwa wird in Deutschland als „2. Dezember 2009“ verstanden. Ein Amerikaner liest sie als „12. Februar 2009“. In diesem Fall sollten Sie also am besten schreiben: „December 2, 2009“.

Ein weiterer Unterschied bei den Zeitangaben betrifft die 24-Stunden-Uhr. Diese wird im Englischen nicht verwendet. Stattdessen wird die Zeit im 12-Stunden-Format und mit den Abkürzungen „a. m.“ („ante meridiem“) und „p. m.“ („post meridiem“) für „vormittags“ und „nachmittags“ angegeben. Die Uhrzeit „16.30“ muss auf Englisch also „4.30 p. m.“ lauten. Im Zweifelsfall sollten Sie sich Termine noch einmal bestätigen lassen.

Übrigens: Auch die Wahrnehmung von Zeit kann zwischen den verschiedenen Kulturen variieren. In Großbritannien wird beispielsweise häufig ein Zeitrahmen von mehreren Minuten vorgegeben. Lassen Sie sich bei der Planung von Meetings auch nicht zu sehr von Ihrer Erfahrung mit deutscher Pünktlichkeit leiten. Laut einer im Jahr 2006 unter 2.700 amerikanischen Geschäftsführern durchgeführten Umfrage kommen sechs von zehn Managern in den USA zu Terminen zu spät.

übersetzt aus: Schroevers, Sander M.: E-Mails in English

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