Projektassistentin – das sind Ihre Aufgaben

Projektarbeit wird in vielen Unternehmen immer wichtiger. Je spezieller die Anforderungen sind, die Kunden stellen, desto eher wird Ihr Chef ein Team zusammenstellen, das gemeinsam versucht, diese Anforderungen zu erfüllen. Wenn Sie einem Team als Projektassistentin zugeteilt werden, müssen Sie vor allem zwei Dinge mitbringen: eine strukturierte Arbeitsweise und viel Durchsetzungsvermögen. Denn in Projekten kann es manchmal ganz schön schwierig werden, den Überblick zu behalten. Aber die Mühe lohnt sich. Als Belohnung winken Abwechslung und spannende Aufgaben sowie eine erfolgreiche Karriere.

Häufig im Kontakt mit der Chefetage: die Projektassistentin

Je wichtiger ein Projekt für die Zukunft des Unternehmens ist, desto höher in der Hierarchie ist es aufgehängt. Projektassistentinnen arbeiten häufig in Stabsstellen direkt der Geschäftsleitung zu, vor allem bei Vorhaben, die die Unternehmensstrategie betreffen. Als Projektassistentin erstellen Sie Analysen, arbeiten Vorlagen und Berichte aus, entlasten den Projektleiter von organisatorischen Aufgaben und koordinieren das Team.

Als Projektassistentin müssen Sie von Beginn an strukturiert vorgehen

Oft wird in Projekten etwas völlig Neues entwickelt oder installiert. Das heißt, es gibt meist keine Routinen und Erfahrungswerte, an denen Sie sich bei der Arbeit orientieren können. Damit sind Projekte vor allem eines: spannend. Oft genug lässt sich erst im Nachhinein sagen, ob eine Idee nun funktioniert hat oder nicht. Mit dieser Unsicherheit müssen alle Projektmitarbeiter umgehen können. Allerdings bedeutet Projektarbeit nicht, dass völlig ins Blaue hinein gearbeitet wird. Im Gegenteil, es ist wichtig, dass von Beginn an klar ist, welches Ergebnis am Ende herauskommen soll. Sie als Projektassistentin sollten darauf achten, dass alle wesentlichen Punkte tatsächlich im Projektauftrag festgehalten werden. Die Ziele sollten klar und messbar formuliert werden. Dazu gehören Fragen wie: Was soll mit dem Projekt erreicht werden? Wann sollen welche Ergebnisse vorliegen? Welches Budget steht für die Aufgabe zur Verfügung? So stellen Sie sicher, dass Ihr Chef nicht am Ende sagt, er hätte sich ein ganz anderes Ergebnis gewünscht.

Die Projektassistentin organisiert die Arbeit

Eine gute Organisation ist bei Projekten das A und O. Es ist unmöglich, alle Termine und Einzelheiten im Kopf zu behalten. Als Projektassistentin entwickeln Sie deshalb Vorlagen für das Budget, die Meilensteinplanung, für To-do-Listen und Protokolle. Mit diesen Unterlagen arbeiten Sie nicht nur selbst aktiv, sondern verteilen sie auch an die anderen Teammitglieder mit der Bitte, sie zu nutzen und regelmäßig auszufüllen. So lassen sich im Bedarfsfall alle notwendigen Informationen schnell und zuverlässig zusammentragen, etwa wenn Ihr Chef von Ihnen kurzfristig einen Überblick über den Stand der Dinge haben möchte. Zudem gibt es meist regelmäßige Berichtstermine, zu denen Projektstatusberichte vorgelegt werden. Deren Überwachung ist Aufgabe der Projektassistentin. Auf diesem Weg stellen Sie leicht fest, ob noch alle Mitarbeiter im Zeitplan liegen. Hinkt einer hinterher, sollte zunächst gemeinsam nach den Ursachen geforscht werden: Sind die Aufgaben klar? Hat der Kollege alle Informationen – oder hat er womöglich sogar zu viele und ist dadurch verunsichert? Gibt es besondere Umstände, warum der gewünschte Projektstand noch nicht erreicht wurde (Krankheit, der Kollege wartet noch auf Material vom Kunden etc.)? Wurde all dies ausgeschlossen, kann es durchaus vorkommen, dass Sie als Projektassistentin auf Wunsch Ihres Chefs hin Druck machen müssen. Dann ist ein „dickes Fell“ und Durchsetzungsvermögen vonnöten.

Extratipp: Gleiches gilt übrigens für die Budgetplanung. In der Regel laufen alle Rechnungen bei der Projektassistenz zusammen, sodass Sie den Überblick über die Ausgaben haben. Informieren Sie Ihren Chef regelmäßig über den Stand der Dinge.

Auch bei der Meetingorganisation ist die Projektassistentin gefragt

Zusätzliche organisatorische Aufgaben kommen noch durch die Sitzungen hinzu, die geplant und einberufen werden müssen. Das beginnt mit Planungsmeetings in der Anfangsphase des Projekts, geht weiter über Sitzungen in kleineren Gruppen, um für Detailfragen Lösungen zu finden, bis hin zu regelmäßigen Meetings mit dem gesamten Team, um die Kommunikation zwischen allen Beteiligten sicherzustellen. Bei allen Treffen muss die Projektassistentin weiterhin Protokolle führen und anschließend verteilen.

Gute Stimmung im Team – dank der Projektassistentin

Es ist Aufgabe des Projektleiters, möglichst schnell ein arbeitsfähiges Team aufzubauen, denn oft sollen die Vorhaben in kurzer Zeit umgesetzt werden. Dabei können Sie ihn als Projektassistentin unterstützen, etwa indem Sie Kennenlern-Runden oder sogenannte Kickoff-Events planen und durchführen. Wenn es später mal zu Konflikten kommt, sollten Sie als Ansprechpartnerin und Moderatorin zur Verfügung stehen. Sehr wichtig ist, dass das Projektende gebührend gefeiert wird. Oft wurde im Vorfeld intensiv gearbeitet, da ist zumindest ein kleiner Umtrunk angebracht, wenn das Ergebnis steht. Immerhin sollen die Mitarbeiter beim nächsten Projekt engagiert mitwirken, da ist ein positiver Projektabschluss wichtig.

Downloads: Als Projektassistentin sollten Sie die Phasen der Teamentwicklung kennen. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, Projektauftrag und Projektziele zu definieren.

  1. Ein interessanter Beitrag, der die Vorzüge einer professionellen Projektassistenz sehr gut beschreibt!

    In meinem Blog gehe ich übrigens ebenfalls sehr ausführlich auf die Aufgaben einer Projektassistenz ein:

Sekretaria-Talk: Was meinen Sie dazu?

Ihr persönlicher Newsletter

Ihre Vorteile

› Wöchentlich topaktuelle News
› Checklisten, Musterbriefe und Praxis-Hilfen
› Rabatte und Sonderaktionen für unsere Leser