Mehr Effizienz & gute Gründe für Ihr Gehaltsplus: Diese Weiterbildungen helfen wirklich!

Sie ziehen die Strippen im Hintergrund und sind in jedem Büro unverzichtbar. Sekretärinnen halten Chefs nicht nur den Rücken frei, sondern haben auch stets ein offenes Ohr für Mitarbeiter und Kunden. Zusätzlich sorgen sie dafür, dass es nicht an Büromaterial fehlt und Termine eingehalten werden. Sie wissen auch, wie wichtig Getränke und Snacks für eine gelungene Büro- und Medienatmosphäre sind. Ihre wichtigste Waffe für all das: Fachwissen und soziale Kompetenz. Das will regelmäßig geschult werden. Welche Weiterbildungsmöglichkeiten fitter im Job machen und was sie auf dem Gehaltszettel bringen, zeigen folgende Tipps.

So hat sich der Sekretärinnen-Alltag verändert

Die Sekretärinnen von heute haben nichts mehr mit den Sekretärinnen vor zehn oder 20 Jahren zu tun. Einst galten sie als charmantes Beiwerk in den Vorzimmern und waren vor allem für das Kochen von Kaffee verantwortlich. Hin und wieder Telefonate annehmen oder Briefe auf der Schreibmaschine tippen – von Überstunden war damals kaum die Rede.

Multitasking
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Der Alltag von Sekretärinnen heute zeigt, dass hier echte Superheldinnen am Werk sein müssen. Kommunikationsstärke, schnelle Auffassungsgabe, Multitaskingfähigkeit, Organisationstalent – nur einige der Anforderungen, die heute selbstverständlich an sie gestellt werden.

Sekretärinnen von heute sind multitaskingfähig und beherrschen Tech-Tools im Schlaf.

Soft Skills statt Steno

Im Büro von heute sind Sekretärinnen Geheimnisträgerrinnen, Allrounder und oft Kummerkasten zugleich. Ihre Aufgabe ist nicht nur, den Vorgesetzten den Rücken freizuhalten, sondern sich auch um die eigene Arbeit im Unternehmen zu kümmern. Neben der Organisation der Arbeitsmaterialien gehört dazu häufig auch ein offenes Ohr für kleine berufliche oder private Krisen. Damit Sekretärinnen in diesem fordernden Alltag einen kühlen Kopf bewahren, sind vor allem Soft Skills gefragt. Einfühlungsvermögen, Zeitmanagement, Selbstbewusstsein und Kommunikationsstärke wollen erlernt werden.

In der mehrjährigen Ausbildung zur Sekretärin werden zwar die theoretischen Grundlagen zur Ablage, E-Mail-Management usw. gelehrt, doch die Soft Skills kommen oft zu kurz. Weiterbildungen im Bereich der Persönlichkeitsentwicklung und Kommunikationsstärke sind eine gute Möglichkeit, um die eigenen Stärken herauszuarbeiten und den beruflichen Alltag mit Kollegen und Kunden künftig noch besser zu meistern.

Um die außerfachliche Kompetenz zu steigern, gibt es verschiedene Bildungsoptionen, unter anderem mehrtägige Veranstaltungen oder eine mehrwöchige Weiterbildungsreihe. Letztere wird häufig als Onlinekurs angeboten und lässt sich auch mit forderndem Arbeitsalltag vereinbaren. Teilnehmende können sich ihre Zeit für das Studium der Inhalte frei einteilen und auch ihre Hausaufgaben (falls Bestandteil) zeitlich flexibel erledigen.

Tipp: Gibt es während der Weiterbildung doch einmal Termindruck, helfen fachspezifische Autoren bei der Ausarbeitung der Hausaufgaben. Sie bringen ihr Wissen auf Wunsch auch bei der Erstellung von Abschlussarbeiten für eine zertifizierte Qualifizierung im Bereich Office-Management bzw. Betriebswirtschaft ein. Gute Sekretärinnen wissen nämlich auch, wie sie die Aufgaben effizient verteilen, um die besten lösungsorientierten Ergebnisse zu erzielen.

Mehr rechte Hand als bloße Assistenz: Die Sekretärinnen-Aufgaben verlangen mehr Wissen und Einsatz

Sekretärinnen von heute müssen sich nicht nur mit der aktuellen Rechtschreibung auskennen oder Telefonate entgegennehmen. In den letzten Jahren hat sich das Hierarchiebild in vielen Büros deutschlandweit verändert. Vor allem die Sekretärinnen werden immer häufiger zu Office-Managern, die deutlich mehr als bloße Assistenzaufgaben erledigen.

Zu ihrem Tagesgeschäft zählen beispielsweise immer häufiger eigenständige Projektentwicklungen, Vorbereitung von Präsentationen oder das Abhalten von Meetings. Dabei haben sie nicht selten selbst ein Team um sich, das sie ganz in Chef-Manier managen müssen. Zeitgleich unterstehen sie ihren eigentlichen Vorgesetzten und müssen zusätzlich den Spagat zwischen einer lösungsorientierten Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Mitarbeitenden schaffen. Das setzt vor allem eine facettenreichere Fachkompetenz voraus.

Zusatzqualifikationen fernab der klassischen in der Ausbildung erlernten Sekretariatsaufgaben helfen, den Ansprüchen des Tagesgeschäftes besser gerecht zu werden. Eine Bereicherung bieten beispielsweise Veranstaltungen wie „Managementwissen im modernen Büro“. Hier geht es vor allem um Kenntnisse im Projektmanagement und der Betriebswirtschaftslehre.

Neue Herausforderungen im Büro 4.0 meistern

Die Technologie hat in den letzten Jahren einen rasanten Wandel vollzogen. Auch an den Schreibtischen vereinfachen Tech-Gadgets immer häufiger den Arbeitsalltag, doch sie müssen auch beherrscht werden.

Das digitale Office kann viel Zeit und Kosten sparen. Dafür muss jedoch zunächst die Infrastruktur im Büro stehen. Sekretärinnen als Strippenziehende mit Superkräften sind meist erste Ansprechpartner, wenn es um die Integration automatisierter Programme oder Telefonanlagen geht. Damit sie mit Fachwissen überzeugen, brauchen sie zunächst selbst eine Grundlagenschulung. Solche Kenntnisse werden in verschiedenen Weiterbildungen vermittelt, bei denen der Büroalltag 4.0 im Fokus steht.

Sie helfen bei Kosteneinsparungen: So meistern Sekretärinnen das papierlose Büro

Kosteneffizienz und Nachhaltigkeit – zwei Themen, die auf den Agenden vieler Unternehmen ganz oben stehen. Die Verwendung von Ökopapier war vor einigen Jahren DIE bahnbrechende Veränderung, die sich viele Unternehmen sogar werbewirksam bescheinigen ließen.

Mittlerweile gibt es viele ambitionierte Ziele, um die Ökobilanz so mancher Unternehmen aufzufrischen: etwa das papierlose Büro. Wer tatsächlich ohne Briefe, Flyer und andere Papiere auskommen möchte, muss dafür zunächst viel tun und in Technik investieren. Außerdem ist die Etablierung der neuen Workflows für das papierlose Büro entscheidend.

Auch diese Prozesse werden immer öfter von den Assistentinnen/Sekretärinnen gesteuert. Vor der eigentlichen Etablierung ist viel Organisationsaufwand nötig. Wer muss über die künftige Papierlosigkeit im Büro informiert werden? Welche neuen Ordnerstrukturen im eigenen Firmennetzwerk sind erforderlich, um papierlos zu arbeiten? Diesen und andere Fragen stellen sich Sekretärinnen und beantworten sie mit lösungsorientierten ansetzen. Das Handwerkszeug dafür erhalten sie in Weiterbildungen und kombinieren es mit ihrer Expertise aus dem bisherigen Büro-/Arbeitsalltag.

In English, please: Sekretärinnen müssen sich auch international beweisen

Jeder hat mit Sicherheit schon einmal ein paar Worte in Englisch gewechselt. In der Ausbildung wird Englisch ebenfalls unterrichtet, allerdings häufig nur mit einem geringeren Stundenanteil.

Viele Unternehmen haben nicht nur internationale Geschäftspartner, sondern auch Niederlassungen in zahlreichen Ländern. Deutsch ist dabei nicht immer die Umgangssprache, sondern meist Englisch. Gerade für Sekretärinnen ist es wichtig, auch in Englisch kommunizieren zu können (u. a. „How to complain in English“). Dazu kommt das notwendige Fingerspitzengefühl, wenn es um interkulturelle Kompetenz geht.

Sekretärinnen sind meist für die Organisation wichtiger Meetings verantwortlich und müssen sich um einen gelungenen Ablauf bemühen. Damit ausländische Gäste nicht vor den Kopf gestoßen werden, ist Kenntnis zu anderen Geschäftsgebaren notwendig. Damit bewahren sie beispielsweise ihren Chef davor, bei einem Treffen mit japanischen Gästen keine Visitenkarte dabei zu haben. Sie gilt im Land der aufgehenden Sonne nämlich als Zeichen des Respekts und wird freundlich überreicht. Wenn japanische Gäste schon zu Beginn des Treffens verstummen, könnte sich das nachteilig auf die Geschäftsbeziehungen auswirken.

Auch für besonders motivierte Sekretärinnen ist es nahezu unmöglich, sämtliche Gepflogenheiten der einzelnen Länder zu kennen. Dieses Wissen wird in zahlreichen Weiterbildungsveranstaltungen vermittelt und macht Sekretärinnen beim internationalen Umgang mit Gästen souveräner.

Sie wissen beispielsweise, dass der Kontakt mit asiatischen Gästen durch kleine Geschenke positiver gestimmt wird. Ganz anders als in Deutschland, denn hierzulande werden Zuwendungen als Bestechungsversuch angesehen und sind sogar in vielen Unternehmensbereichen verboten.

Irritationen zwischen den geschäftlichen Kulturen vermeiden: Es geht schon bei der E-Mail los

Häufig werden unzählige E-Mails hin und her geschickt, bis es zu einem Treffen oder der Geschäftsbeziehung kommt. Viele werden internationale Kontakte kommunizieren vor allem in Englisch. Sind Sekretärinnen hier nicht sattelfest, können sie die ganzen Beziehungen schon gefährden, bevor sie überhaupt angefangen haben.

So gibt es gerade bei der Anrede großes Fettnäpfchen-Potenzial. Ist nicht bekannt, ob der E-Mail-Empfänger verheiratet ist, sollte eine möglichst neutrale Ansprache gewählt werden. Statt „Mrs“ ist hier „Ms“ von Vorteil. Unterschiede bestehen auch zwischen dem britischen und amerikanischen Englisch. Während beim britischen Englisch hinter die Anrede kein Punkt gesetzt wird, ist es beim amerikanischen Englisch genau anders. Hier heißt es dann beispielsweise „Ms. Smith“ (AE) und nicht „Ms Smith“ (BE). Das Beachten solcher Kleinigkeiten zeigt den Respekt gegenüber anderen Kulturen und wird meist wohlwollend aufgenommen.

Work-Life-Balance wird immer wichtiger: So gelingt besseres Zeitmanagement im Sekretärinnen-Alltag

Nicht selten sitzen Sekretärinnen mehr als sechs oder acht Stunden im Büro, um beispielsweise wichtige Dokumente vorzubereiten. Der Feierabend rückt häufig in weite Ferne, da einfach zu viele Aufgaben und Fragen beim Erstellen der Dokumente durch Kollegen, Kunden und Co. hinzukamen. Ambitionierte Sekretärinnen möchten stets alles bestmöglich lösen und verzetteln sich dadurch in ihrer eigenen Arbeit.

Zeitmanagement gegen Chaos
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Zeitmanagement ist das Zauberwort und das kann auch bei erfahrenen Sekretärinnen immer wieder verbessert werden. So helfen innovative Tools beispielsweise dabei, die Zeit für Bevorstehendes besser zu timen. Bei der Planung des Arbeitsalltags unterstützen auch klare Aufgabendefinitionen und das meisterhafte Geschick, zu delegieren. Neue Impulse für ein besseres Selbst- und Zeitmanagement bieten verschiedene Weiterbildungsmöglichkeiten.

Auch im größten Chaos behalten Sekretärinnen so einen kühlen Kopf und vollen Überblick.

Weiterbildungen smart für Gehaltsverhandlungen einsetzen

Erfolgreich absolvierte Weiterbildungen bedeuten zusätzliche Qualifikationen und einen Mehrwert für das Unternehmen. Diese dürfen und sollen sogar regelmäßig honoriert werden. Bei Gehaltsverhandlungen zählen vor allem Leistungen und belegbare Fakten.

Forderungen, wie beispielsweise „Das steht mir zu“, führen häufig nicht zum gewünschten Ergebnis. Damit beiden Seiten mit einem zufriedenen Gefühl aus der Gehaltsverhandlung gehen, bereiten gute Sekretärinnen ihre eigenen Argumente vor. Dafür sammeln sie während der Arbeitszeit untermauernde Belege. So können sie beispielsweise vorweisen, wie viel beim Kauf des Büromaterials eingespart werden konnte, da sie andere Bezugsquellen gefunden haben. Das dafür notwendige Verhandlungsgeschick für die Preisreduktion haben sie vorher in einer Weiterbildung mit BWL-Schwerpunkt erlangt.

Auch die Weiterbildung selbst kann als Bonus bei Gehaltsverhandlungen gelten. Möchten sich Sekretärinnen beispielsweise umfangreicher weiterbilden und ein berufsbegleitendes Studium anstreben, kann das der Bonus sein. Der Arbeitgeber räumt mehr Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung ein und bezahlt sogar die Weiterbildung.