Ihre Stellenbeschreibung: die Basis für Gehaltsverhandlungen

Stellenbeschreibung mit Füller
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Bei Ihnen stehen Gehaltsverhandlungen an? Dann sollten Sie jetzt damit beginnen, Argumente für ein höheres Gehalt zu sammeln. Je besser Sie vorbereitet sind, desto größer sind die Chancen, dass Sie ein Plus rausschlagen können. Eine gute Basis stellt Ihre Stellenbeschreibung dar. Sie zeigt, welche Aufgaben Sie am Arbeitsplatz erledigen müssen. Damit ist sie eine gute Grundlage, um Ihre Leistungen zu analysieren. Nutzen Sie Ihre Arbeitsplatzbeschreibung, um geschickt auf Ihr zusätzliches Engagement außerhalb Ihres eigentlichen Verantwortungsbereichs aufmerksam zu machen.

Was steht in der Stellenbeschreibung?

Die zentralen Informationen in einer Stellenbeschreibung sind:

  • Stelleninhaber und Fachbereich,
  • Positionsbezeichnung,
  • Position des Vorgesetzten,
  • unterstellte Mitarbeiter,
  • gültige Tarifgruppe,
  • Auflistung der einzelnen Aufgaben und Verantwortungsbereiche,
  • konkrete Beschreibung der erteilten Befugnisse und Vollmachten,
  • notwendige fachliche Kenntnisse (sogenannte Hard Skills) sowie
  • erforderliche persönliche Fähigkeiten (sogenannte Soft Skills).

Extratipp: Wichtig ist die Information über Ihre Befugnisse und Vollmachten. So wissen Sie – und auch Ihre Vorgesetzten –, welche Aufgaben Sie im Rahmen Ihrer Position erledigen müssen und vor allem dürfen. Sollte Ihr Chef Sie z. B. bitten, einen großen Auftrag an seiner Stelle zu unterzeichnen, können Sie diese Aufgabe ablehnen, wenn Sie nicht die entsprechende Vollmacht für diesen Auftrag haben.

Gleichen Sie doch einmal dieses Stellenprofil mit Ihren täglichen Arbeiten ab. Welche Aufgaben erledigen Sie darüber hinaus noch, die nicht in der Liste stehen? Wie verantwortungsvoll sind diese Tätigkeiten? Werden dafür besondere Kenntnisse und Fähigkeiten gebraucht? Überhaupt: Gehen Ihre Soft Skills und Hard Skills über diejenigen hinaus, die in der Stellenbeschreibung genannt sind? Dann sind Sie für weitere Aufgaben durchaus qualifiziert. Sprechen Sie mit Ihrem Chef, wie Sie ihn noch zusätzlich entlasten können. Mehr Verantwortung bedeutet in der Regel auch mehr Geld.

Die Stellenbeschreibung neu formulieren

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Job nicht mehr viel mit der Stellenbeschreibung zu tun hat, sollten Sie eine schriftliche Gegenüberstellung mit den realen Gegebenheiten machen. Fassen Sie dafür Ihr Aufgabengebiet in Schwerpunkten zusammen und erläutern Sie diese. Clustern Sie Ihre To-dos z. B. in:

  1. selbstständige Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost,
  2. Erledigung der Korrespondenz der Geschäftsführung,
  3. Reiseplanung und -kostenabrechnung für die Geschäftsführung,
  4. Vereinbarung von Terminen mit Kunden und Geschäftspartnern,
  5. Empfang und Betreuung von Geschäftsgästen,
  6. Organisation (Planung, Buchung, Budgetierung) von Meetings, Konferenzen und anderen Veranstaltungen,
  7. Erstellen von Präsentationen und Agenden für Meetings und Veranstaltungen und
  8. Auswertung von Statistiken und betrieblichen Daten.

Wenn Ihre so erstellte eigene, neue Arbeitsplatzbeschreibung einen weitaus anspruchsvolleren Job beschreibt als die alte, sollten Sie Ihren Chef und die Personalabteilung auf diese Differenz aufmerksam machen. So zeigen Sie nicht nur, dass Sie für verantwortungsvollere Aufgaben qualifiziert sind, sondern dass Sie diese auch schon aktiv ausüben. Das kann z. B. dann wichtig werden, wenn Sie sich intern auf eine andere Stelle bewerben möchten. Auch wenn Sie eventuell einmal ein Arbeitszeugnis benötigen, kann Ihnen eine verbesserte Stellenbeschreibung gute Dienste leisten.

sekretaria +: Laden Sie sich unsere Musterstellenbeschreibung für eine Sekretärin sowie den Leitfaden Keine Assistenz ohne Stellenbeschreibung herunter.

  1. Karoline_Breuer_1603

    Guten Tag,

    obwohl ich seit 2007 zahlende Kundin bin, kann ich nicht die Musterstellenbeschreibung abrufen.
    Das ist sehr schade.

    Mit freundlichen Grüßen
    Karoline Breuer

  2. Jutta

    Ich lese Ihre Artikel sehr gerne, Hilfreiche Hinweise und Tips finde ich dort oft. Danke dafür.
    Hier jedoch – erstmal keine Ahnung, von was Sie überhaupt reden:
    Top-Assistenz in der VUKA-Welt…. 🙂
    Wenn Sie schon mit solchen „Akronymen“ werben, dann sollten Sie es wenigstens einmal auch in der Werbung erklären.
    Muss ich erst nachschlagen was Ihre Seminarankündigungen bedeuten???
    Für alle – die so wie ich – lieber NICHT in Akronymen reden hier mal die Erklärung:
    VUCA ist ein Akronym für die englischen Begriffe volatility ‚Volatilität‘, ‚Unbeständigkeit‘, uncertainty ‚Unsicherheit‘, complexity ‚Komplexität‘ und ambiguity ‚Mehrdeutigkeit‘.
    Eine Strategie zum Überleben in der VUCA-Welt leitet sich ebenfalls von der Abkürzung ab, nämlich: vision ‚Vision‘, understanding ‚Verstehen‘, clarity ‚Klarheit‘, agility ‚Agilität‘.

  3. SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE

    Die Frage nach einer Gehaltserhöhung gehört wahrscheinlich zu den schwierigsten Gesprächen mit Ihrem Chef – insbesondere in diesen Zeiten. Aus meinen Coachings weiß ich, dass sie für viele mit Ängsten („Was ist, wenn der Chef Nein sagt“? ) verbunden ist und Nerven oder gar schlaflose Nächte kostet….

    Etwas leichter haben es die Assistentinnen/Sekretärinnen, deren Gehaltsgespräch im Rahmen eines regelmäßigen Beurteilungsprozesses „automatisch“ anstehen – so wie in diesem Artikel beschrieben.
    Was aber, wenn es in Ihrem Unternehmen gar keine festen Gehalts- bzw. Beurteilungsgespräche gibt?
    Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie in Zeiten von Corona überhaupt nach mehr Geld fragen können? Und wenn ja, wie?

    Ganz ehrlich: Am liebsten würde man sich vor einem Gehaltsgespräch drücken und hoffen der Chef merkt von alleine, was man alles leistet und kommt von sich aus auf die Idee mehr zu zahlen, stimmts?!
    Aber ist das wirklich eine Lösung?
    Nein, natürlich nicht!
    Lust auf eine kleine Rechenaufgabe? Es lohnt sich, die Zahlen auf sich wirken zu lassen:
    In diesem Beispiel gehen wir von einem Einstiegsgehalt als Assistenz in Höhe von 36.000 € jährlich bzw. 3.000 € brutto monatlich aus.
    Nach 30 Jahren haben Sie folgendes Gehalt als Assistenz verdient:
    Keine Anpassung: ca. 1 Mio €
    Jährliche Anpassung um 3 %: ca. 1,7 Mio €
    Jährliche Anpassung um 5 %: ca. 2,5 Mio €

    Beeindruckend, oder?
    Die Angst zu überwinden und proaktiv ein Gehaltsgespräch mit dem Chef zu vereinbaren lohnt sich also sehr!
    Nachdem das nun geklärt ist, stellt sich die Frage nach dem „WIE“.
    • Wie stelle ich es richtig an?
    • Wie reagiere ich, wenn mein Chef mich vertrösten will?
    • Wie sollte ich mich vorbereiten?
    • Wie bringe ich meine Argumente am besten vor?
    • Wie baue ich mein Gehaltsgespräch am besten auf?
    ….
    Als langjährige Vorgesetzte für 45 Assistentinnen bei einer weltweit führenden Unternehmensberatung war ich „auf der anderen Seite des Schreibtisches“ und habe in dieser Rolle natürlich auch öfters eine Gehaltserhöhung abgelehnt…..

    Heute, d.h. seit über 10 Jahren schon, unterstütze ich Assistent/innen seit bei der Jobsuche und allen Fragen rund um ihre Karriere.
    In meinem Assistenz-Blog „Einstellungssache“: Der Karriere-Blog für das Sekretariat“ finden Sie u.a. einen Blogartikel, der auf das Thema „Erfolgreiche Gehaltserhöhung“ eingeht.
    In diesem Artikel gebe ich Assistentinnen/Sekretärinnen eine genaue Anleitung für die Vorbereitung, konkrete Beispiele, (Formulierungs-) Tipps und Argumente für Ihr Gehaltsgespräch an die Hand.
    Außerdem habe ich ein kostenloses Workbook inkl. Wort- für Wort Gesprächsleitfaden für Ihr nächstes Gehaltsgespräch erstellt, welches Sie sich runterladen können.
    Wenn Sie möchten, dann schauen Sie einfach mal rein!
    https://www.sued-pool.de/blog/gehaltserhoehung-corona-update

    Ich wünsche Ihnen von Herzen viel Erfolg bei Ihrem nächsten Gehaltsgespräch!
    Ihre
    Constanze Wiedermann
    SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE

    P.S. Für die bessere Lesbarkeit habe ich hier die weibliche Form verwendet. Selbstverständlich sollen sich auch die (leider noch zu wenigen) Männer im Assistenzbereich angesprochen fühlen!

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