Sie arbeiten gern mit Menschen und sind auch Rechtsthemen nicht abgeneigt? Organisieren und Kommunizieren liegt Ihnen im Blut? Sie sind durchsetzungsstark und gleichzeitig einfühlsam? Dann sind Sie als Personalassistenz gut aufgehoben. Denn hier vereinen sich unterschiedliche Aufgaben: Personalsuche und die Organisation von Fortbildungen gehören ebenso dazu wie das Verfassen von Zeugnissen, Absagen und Kündigungen. Wichtig ist vor allem, bei den vielfältigen Aufgaben den Überblick zu behalten. Unsere Downloads, eine Vorlage für ein Anforderungsprofil, ein Muster-Personalanforderungsbogen und die Checkliste zur Schnellanalyse von Bewerbungsunterlagen, unterstützen Sie dabei.
Als Personalassistenz sind Ihre Soft Skills gefragt
In einer Personalabteilung geht es natürlich um Menschen: um Bewerber, um Mitarbeiter, um studentische Aushilfen, um Kollegen in Elternzeit etc. Damit sind Kommunikationsstärke, Einfühlungsvermögen und Durchsetzungsfähigkeit für eine Personalassistenz unverzichtbar. Aber worin bestehen die Aufgaben nun im Einzelnen?
Die Personalassistenz hilft bei der Mitarbeitersuche
Die Personalsuche für ein Unternehmen sollte systematisch erfolgen und sie beginnt lange vor den Bewerbungsgesprächen. Zunächst einmal ist nämlich zu klären, was der neue Mitarbeiter an Fähigkeiten und Kenntnissen mitbringen muss, um erfolgreich zu sein. Die Personalassistenz schickt dafür einen Personalanforderungsbogen in die betreffende Abteilung. Die Angaben in diesem Formular sind die Grundlage für alle weiteren Schritte. Sie stellen das Grundgerüst für die Stellenannonce oder das Briefing des Headhunters dar und dienen später dazu, die Bewerberunterlagen zu beurteilen.
Ist eine Stellenanzeige erst einmal geschaltet, kommen die Bewerbungen oftmals waschkörbeweise. Dann geht es darum, eine Vorauswahl zu treffen, welche Unterlagen den Verantwortlichen vorgelegt werden. Die Personalassistenz sichtet also alle Einsendungen nach verschiedenen Gesichtspunkten. Am wichtigsten ist es, zu prüfen, ob die geforderten Qualifikationen vorhanden und durch entsprechende Zeugnisse belegt sind? Die endgültige Auswahl, welche Kandidaten zum Gespräch eingeladen werden, sollte der Verantwortliche, z. B. der Abteilungsleiter, treffen. Alle anderen Bewerber erhalten eine Absage.
Für die Personalassistenz geht es nun darum, die Bewerbungsgespräche zu organisieren und Einladungen zu verschicken. Im Laufe des weiteren Prozesses werden immer wieder Kandidaten aussortiert, die dann eine Absage erhalten. Manchmal sind auch Zweitgespräche zu organisieren. Die größte Herausforderung besteht in dieser Phase darin, die Übersicht zu behalten.
Wer kennt die Kollegen am besten? Die Personalassistenz!
In der Regel endet jeder Bewerbungsprozess mit einem Arbeitsvertrag für einen der Kandidaten. Damit schließt sich ein weiterer sehr spannender Bereich der Personalassistenz an: die Betreuung der Mitarbeiter. Von zentraler Bedeutung ist hier die Personalakte. Darin sind alle Informationen zum Arbeitsverhältnis gesammelt – angefangen von den persönlichen Daten des Mitarbeiters über Beurteilungen bis hin zu Kündigung und Abschlusszeugnis.
Die Organisation der Personalakten gehört zu den Kernaufgaben der Personalassistenz. Wie sie geführt werden müssen, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber es ist in jedem Fall sinnvoll, sie anzulegen. Viele der Dokumente sind rechtlich oder auch steuerlich relevant und unterliegen deshalb speziellen Regelungen für die Aufbewahrungsfristen. Deshalb sollten sie so abgelegt sein, dass ein Griff reicht, um die Daten zur Hand zu haben.
Während eines laufenden Arbeitsverhältnisses fallen noch viele weitere Aufgaben an. So gilt es, Fortbildungsmaßnahmen zu planen und durchzuführen, Jahres- und Mitarbeitergespräche vorzubereiten oder die Urlaubsansprüche im Auge zu behalten. Und auch weniger schöne Angelegenheiten gehören dazu: So werden z. B. Abmahnungen und Kündigungen in den Personalabteilungen vorbereitet. Scheidet der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus, liegt es oft in der Verantwortung der Personalassistenz, die letzten Schritte zu organisieren. Sie schreibt also das Arbeitszeugnis, sorgt dafür, dass der Mitarbeiter alle unternehmenseigenen Materialien und Gegenstände zurückgibt, und kümmert sich darum, dass er alle verbleibenden Urlaubstage aufbraucht.
Arbeitsrecht und Co.: juristisches Grundwissen für die Personalassistenz
Ohne rechtliches Basiswissen geht in der Personalassistenz nichts. Gefragt sind natürlich vor allem Kenntnisse im Arbeitsrecht in all seinen Facetten. Aber auch das Allgemeine Gleichstellungsgesetz, der Jugendarbeitsschutz, Sicherheitsrichtlinien etc. können eine wichtige Rolle spielen. Selbst komplexe steuerliche Sachverhalte tauchen mitunter auf. Wer an solchen Fragen viel Spaß hat und gern mit Menschen zusammenarbeitet, kann als Personalassistenz eine erfolgreiche Karriere starten und einen echten Traumjob finden.
sekretaria-Arbeitshilfen für Ihren Erfolg als Personalassistenz
Unsere Vorlage für ein Anforderungsprofil und der Muster-Personalanforderungsbogen helfen Ihnen bei Ihren Aufgaben als Personalassistenz.
