Aktuelle Studie: Das beschäftigt Deutschlands Assistenzen

Die „Office Fee“ mit dem glücklichen Lächeln im Gesicht

Aktuelle Studie: Das beschäftigt Deutschlands Assistenzen
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Wie viel Spaß macht Ihnen Ihr Job in der Assistenz? Das haben wir 177 Ihrer Kolleginnen in einer repräsentativen Studie zusammen mit dem B2B-Hotelportal merolt gefragt. Das Ergebnis: Deutsche Assistentinnen und Sekretärinnen sind im Schnitt deutlich zufriedener als Kolleginnen in anderen Berufen.

Mehr noch: Über 17 Prozent gaben sogar an, in der Assistenz ihren persönlichen Traumjob gefunden zu haben. Natürlich gibt es in jeder Umfrage Ausreißer nach unten. Doch die deutliche Mehrheit betonte, in ihrem Beruf so glücklich zu sein wie es nur geht.

Tausendundein To-Do

Vor allem der Einsatz an vorderster Front bringt Freude: Neue Kunden und Geschäftspartner betreuen, E-Mails beantworten, dem Chef für wichtige Entscheidungen den Rücken frei halten … Die meiste Zeit des Tages (genauer: 33 Prozent) verbringt die Assistenz mit Tätigkeiten, die über 67 Prozent der Befragten Spaß machen.

Das beschäftigt Deutschlands Assistenzen

Auch der Rest des Office-Tages ist prall gefüllt mit einer buchstäblichen Flut aus großen, vor allem aber kleineren To-Dos: Termine organisieren (11,89 Prozent), Geschäftsreisen buchen (8,61 Prozent), Buchhaltung (6,66 Prozent) oder „sich ums Büromaterial kümmern“ (4,66 Prozent) – so ein Arbeitsalltag verlangt von Assistenzen echtes Allrounder-Talent.

On top übernehmen Assistentinnen und Sekretärinnen oft vertriebliche Aufgaben, von der Angebotserstellung bis hin zur Projektarbeit. Auch dies mit einem echten Lächeln im Gesicht oder zumindest im Herzen. Denn die allgemeine Zufriedenheit lag selbst bei diesen eher trockenen Tätigkeiten auf einem guten, wenngleich nicht überdurchschnittlichen Level.

Sogar ein perfekter Job birgt Schattenseiten und damit Aufgaben, die selbst die glücklichste Assistenz nicht ganz so gern übernimmt. Muss sie etwa als „Office Fee“ ran, sinkt der Spaßfaktor spürbar: Kaffee kochen, Drucker-Papier nachfüllen oder Meeting-Räume für Gäste säubern … Über 70 Prozent der Befragten sind nicht glücklich mit diesen Aufgaben, 26 Prozent bezeichnen sich sogar als unglücklich.

Drei Tipps, wie selbst ungeliebte Aufgaben deutlich mehr Spaß machen:

1. Arbeiten Sie nicht allein.

Sie sollen mal wieder als Office-Fee einspringen und das länger als 10 Minuten? Bitten Sie eine Kollegin/einen Kollegen um Unterstützung.

Ihre Vorteile: Erstens geht die Arbeit mit vier Händen schneller als allein. Und zweitens können Sie Routine-Aufgaben, bei denen Sie sich weniger konzentrieren, gut für den Kontaktaufbau und die Kontaktpflege zur helfenden Kollegin/zum helfenden Kollegen nutzen. Und gute Kontakte zu anderen Abteilungen dienen nachweislich der Karriere!

2. Nutzen Sie zeitgemäße Helfer.

Als Zeitfresser Nummer Eins gaben viele Kolleginnen das Drumherum bei der Organisation von Terminen und Meetings an. Erleichtern Sie sich die Arbeit mit kleinen digitalen und kostenlosen Helfern wie Doodle, WeTransfer oder Trello.

Besonders frustrierend beim Buchen von Geschäftsreisen sind laut Studie Hotelsuche und Rechnungskorrekturen. Auf Zeitfresser wie diese hat sich zum Beispiel das B2B-Hotelportal merolt spezialisiert und hilft Ihnen mit praktischen Lösungen schnell weiter.

3. Delegieren Sie.

Nur keine falsche Scheu! Geben Sie Arbeit ab, die Sie selbst aus zeitlichen oder anderen Gründen nicht erledigen können. So gewinnen Sie Zeit und Luft für das Wesentliche, erzielen bessere Arbeitsergebnisse, als wenn Sie unter Zeitdruck alles selbst erledigen. Sie ernten Anerkennung als Assistenz, die Führungsqualitäten zeigt, und Sie haben deutlich weniger Stress.

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