Wer kennt die Frage nicht: „Können Sie mich mal eben kurz zu Ihrem Chef durchstellen?“ oder „Ist Herr Dr. Schulz mal kurz zu sprechen?“ Solche Anfragen sind ohne Nennung des Namens und Anliegen des Anrufers eine echte Unart.
Oft wird felsenfest behauptet, dass es sich um eine wichtige, private und vertrauliche Angelegenheit handelt. Die ideenreichsten Varianten lauten beispielsweise „Ich bin ein früherer Arbeitskollege Ihres Chefs“ oder „Das ist privat und betrifft nur Ihren Chef “ bis hin zu „Ihr Chef hat mich gebeten, mich heute noch bei ihm zu melden“. Natürlich – das sagen sie alle!
Wie lautet das „Stichwort“?
Es gibt viele ausgeklügelte Ideen und fantasiereiche Ausreden und Versuche, um bis zum Vorgesetzten vorzudringen. Diese gilt es, auf nette und bestimmende Art zu enttarnen. Oft handelt es sich nur um eine simple Terminanfrage des Anrufers, mit der man den Chef nicht zu belasten braucht. Daher ist es wichtig, gleich am Anfang des Telefonats nach dem sogenannten „Stichwort“ des Anrufers zu fragen. Sollte man auf Widerstand stoßen, kann man ihm durchaus zu verstehen geben, dass man die Anweisung hat, ohne Angabe des Anliegens das Gespräch nicht durchzustellen.
Die Kunst liegt darin, wichtige Anrufer von unwichtigen zu unterscheiden. Vertreter versuchen oft rhetorisch geschickt, direkt zum Chef durchgestellt zu werden um ihm etwas anpreisen zu können. Das gilt es ebenfalls, durch hartnäckiges Nachfragen zu entlarven: „Was ist Ihr genaues Anliegen?“ oder „Ich kann Ihnen bestimmt vorab weiterhelfen, wenn Sie mir einige Informationen geben“. Machen Sie dem Anrufer klar, dass es auch für ihn von Vorteil ist, wenn der Chef sich im Vorfeld mithilfe einiger Informationen auf das Gespräch vorbereiten kann.
Komplexe Informationen per E-Mail anfordern
Wenn es sich um einen komplexen Sachverhalt handelt, macht es Sinn, dass der Anrufer sein Anliegen in einer E-Mail formuliert. Das hat den Vorteil, dass er sich dann auf die wichtigsten Informationen beschränkt und man selbst einen ersten Eindruck bekommt, wie wichtig die Angelegenheit überhaupt ist. Ich habe oft die Erfahrung gemacht, dass sich dieser Anrufer mit dem allzu wichtigen Anliegen im Nachhinein nicht mehr gemeldet hat.
Welche Erfahrung habt ihr bereits mit unliebsamen Anrufern gemacht, die ein vermeintlich privates Anliegen hatten?
Ich freue mich auf eure Kommentare und wünsch euch eine schöne Woche!
Eure Tanja
„Es ist vertraulich“ – Anrufer geschickt abwimmeln
Liebe Tanja,
mir wurde sogar einmal bei einem solchen Gespräch „gedroht“. Als die Dame, die meinen Chef angeblich privat befreundet wäre, merkte, dass ich sie nicht an mir vorbei kommt, hat sie die Taktik geändert und mir nur noch gesagt: „Das wird Konsequenzen für sie haben!“
Da ich mir sicher war, alle seine Freunde zu kennen und mir ihr Name vollkommen unbekannt war, habe ich nur erwidert: „Na, da schauen wir mal!“
Ich habe dann später meinen Chef gefragt, ob er die Dame kennt und er hat – natürlich – verneint. Ich habe auch nie wieder etwas von ihr gehört.
Freundliche Grüße Bettina
Liebe Bettina,
ich wurde auch schon einmal von einer Dame als „dumm“ und „unfähig“ bezeichnet, weil ich sie nicht einfach durchgestellt habe. Sie wollte meinen Chef über seine „unfähige Assistentin“ informieren und er würde sich dann „um die Sache kümmern“. Weder mein Chef noch ich haben jemals wieder etwas von der Dame gehört..
Viele Grüße Tanja
Schönen guten Tag!
Wenn Anrufer behaupten, sie müssten meinen Chef unbedingt sprechen, weil sie ihn ja schließlich privat gut kennen, bitte ich sie, ihn dann auch privat oder mobil anzurufen, weil sie sicher diese Telefonnummern als gute Bekannte/Freunde auch haben müssten. Man hört dann auch nie wieder etwas von ihnen.
Viele Grüße
Ulrike
Hallo, Tanja,
da könnt ich reihenweise Beispiele bringen: Es geht vom Nachbarn, über den alten Bekannten bis hin zum ehemaligen Arbeitskollegen. Schlussendlich stellen sich alle Herren auch als das heraus, aber vorbei kommt zuerst einmal keiner.
Da wird gefragt und ich vertröste auf später. Schlussendlich habe ich dann mit meinem Chef gesprochen und er ruft entweder selber zurück oder ich habe beim nächsten Mal „grünes Licht“.
Oft habe ich dann hinterher schon gehört: „An deiner Sekretärin ist aber kein Vorbeikommen!“ – Das nehme ich dann gerne mal als Lob 😉
Beste Grüße – Conny
Hallo,
manche Anrufer können tatsächlich sehr hartnäckig sein. Als hilfreich hat sich die Methode „Moment bitte, ich stelle Sie durch“ erwiesen. Ich parke den Anrufer, wähle eine fiktive Nr. oder den Faxanschluss… warte eine Weile, bevor ich dem Anrufer mitteile, dass weder der Name noch das Anliegen meinem Chef etwas sagt und er vor einem eventuellen Gespräch um konkrete Informationen per Mail bittet – natürlich an die allgemeine info@ … Danach höre ich nie wieder etwas.
Viele Grüße, Gabi
Hallo,
ein kleiner Tipp von mir an der Stelle für wirklich unerwünschte Anrufer: Googelt mal nach „Frank geht ran“. Dort bekommt ihr eine Rufnummer, unter der eine Bandansage freundlich aber bestimmt mitteilt, dass keine Kommunikation erwünscht ist.
Funktioniert vielleicht nicht zweimal mit der gleichen Person, aber lustig finde ich die Idee dann doch.
Beste Antworten – höflich, diplomatisch und unschlagbar! – (keine Streitgespräche am Telefon) habe ich im Buch „Büroorganisation, Chefentlastung“ von 2020 von Ried-Hertlein gelesen.
Funktioniert ohne Nerven zu belasten!