Wer kennt die Frage nicht: „Können Sie mich mal eben kurz zu Ihrem Chef durchstellen?“ oder „Ist Herr Dr. Schulz mal kurz zu sprechen?“ Solche Anfragen sind ohne Nennung des Namens und Anliegen des Anrufers eine echte Unart.
Oft wird felsenfest behauptet, dass es sich um eine wichtige, private und vertrauliche Angelegenheit handelt. Die ideenreichsten Varianten lauten beispielsweise „Ich bin ein früherer Arbeitskollege Ihres Chefs“ oder „Das ist privat und betrifft nur Ihren Chef “ bis hin zu „Ihr Chef hat mich gebeten, mich heute noch bei ihm zu melden“. Natürlich – das sagen sie alle!
Wie lautet das „Stichwort“?
Es gibt viele ausgeklügelte Ideen und fantasiereiche Ausreden und Versuche, um bis zum Vorgesetzten vorzudringen. Diese gilt es, auf nette und bestimmende Art zu enttarnen. Oft handelt es sich nur um eine simple Terminanfrage des Anrufers, mit der man den Chef nicht zu belasten braucht. Daher ist es wichtig, gleich am Anfang des Telefonats nach dem sogenannten „Stichwort“ des Anrufers zu fragen. Sollte man auf Widerstand stoßen, kann man ihm durchaus zu verstehen geben, dass man die Anweisung hat, ohne Angabe des Anliegens das Gespräch nicht durchzustellen.
Die Kunst liegt darin, wichtige Anrufer von unwichtigen zu unterscheiden. Vertreter versuchen oft rhetorisch geschickt, direkt zum Chef durchgestellt zu werden um ihm etwas anpreisen zu können. Das gilt es ebenfalls, durch hartnäckiges Nachfragen zu entlarven: „Was ist Ihr genaues Anliegen?“ oder „Ich kann Ihnen bestimmt vorab weiterhelfen, wenn Sie mir einige Informationen geben“. Machen Sie dem Anrufer klar, dass es auch für ihn von Vorteil ist, wenn der Chef sich im Vorfeld mithilfe einiger Informationen auf das Gespräch vorbereiten kann.
Komplexe Informationen per E-Mail anfordern
Wenn es sich um einen komplexen Sachverhalt handelt, macht es Sinn, dass der Anrufer sein Anliegen in einer E-Mail formuliert. Das hat den Vorteil, dass er sich dann auf die wichtigsten Informationen beschränkt und man selbst einen ersten Eindruck bekommt, wie wichtig die Angelegenheit überhaupt ist. Ich habe oft die Erfahrung gemacht, dass sich dieser Anrufer mit dem allzu wichtigen Anliegen im Nachhinein nicht mehr gemeldet hat.
Welche Erfahrung habt ihr bereits mit unliebsamen Anrufern gemacht, die ein vermeintlich privates Anliegen hatten?
Ich freue mich auf eure Kommentare und wünsch euch eine schöne Woche!
Eure Tanja
