Welcher Ablage-Typ sind Sie?

Tanja Bögner

Das papierlose Büro – ist das realisierbar? In den meisten Sekretariaten ist dies wohl immer noch ein großer Wunschgedanke. Denn bei der großen Papierflut, die tagtäglich auf uns zurollt, kommen wir nicht umhin, regelmäßig der eher unliebsamen Tätigkeit im Büro nachzugehen: der Ablage.

In der Büro-Praxis unterscheiden sich drei Ablage-Typen:

Der „Ich lege immer alles sofort ab“-Typ:
Hier lautet das Motto: „Was weg ist, ist weg.“ Hält man das Dokument in der Hand, wird es entweder sofort abgeheftet, weitergeleitet oder entsorgt. Umständlich wird es nur, wenn der Chef Minuten später genau dieses Schreiben noch einmal sehen möchte. Dann wird der gesamte Ablagevorgang – bis auf das Lochen – wiederholt. Das kostet wiederum wertvolle Zeit. Richtig zeitintensiv wird es, wenn der Chef mehrmals am Tag nach Dokumenten fragt, die gerade abgeheftet wurden.

Der Sammler-Typ:
Keine Lust auf Ablage? Bei diesem Typ herrscht die Aufschieberitis vor, denn Unterlagen werden so lange gesammelt, bis der Schrank oder das Ablagefach überquellen. Der große Zeitfresser ist hierbei ganz klar die große Suchaktion in den hohen Papierdünen, wenn der Chef ganz schnell ein bestimmtes Schreiben benötigt. Schweißperlen sind vorprogrammiert.

Der Misch-Typ:
Hierbei werden die Unterlagen übergangsweise in einem Ablagekorb gesammelt, um sie dann alle turnusgemäß abzulegen. Falls der Papierstapel im Ablagefach zu groß wird, kann es aber auch hier unübersichtlich werden, wenn keine entsprechende Vorsortierung, z. B. in einem Pultordner vorgenommen wurde.

Das raten Ablage-Profis

Um möglichst wenig Zeit mit Suchen zu verbringen, kann der gesamte Ablagekorb durch Hängemappen ersetzt werden. Diese sollten analog der Ordner im Schrank beschriftet sein und sich in unmittelbarer Nähe zum Schreibtisch befinden. Je nach Papieranfall oder im regelmäßigen Turnus sollten die Hängemappen ausgedünnt und die Dokumente in den entsprechenden Ordner eingeheftet werden. Dieses Ordnungssystem spart einige Arbeitsschritte und somit auch viel Zeit.

Zu welchem Ablage-Typ zählt ihr euch und wie handhabt ihr die Ablage?

Ich wünsche Euch eine schöne und hoffentlich papierarme Arbeitswoche.

Eure Tanja

Profitiert von Tanja Bögners Praxiserfahrung im 12. Exklusiv-Seminar „Fit for Office“ am 29. April 2017 in Berlin. Freut euch auf ein spannendes und inspirierendes Seminar und erlebt mit anderen KollegInnen einen interessanten und interaktiven Seminartag im Herzen der Hauptstadt mit hohem Praxisbezug und wertvollem Austausch. Der Frühbucherrabatt gilt noch bis zum 10. März 2017. Weitere Seminardetails findet ihr unter www.tanjaboegner.de.

 

Sekretaria-Talk: Was meinen Sie dazu?