E-Mail

Was sagt die DIN 5008 zur E-Mail?

Die Ausführungen in der DIN 5008 beziehen sich auf E-Mails, die als Geschäftsbriefe verschickt werden, unternehmensinterne Meldungen werden davon ausdrücklich nicht erfasst. Aber natürlich können Sie auch diese E-Mails nach der DIN 5008 gestalten. Beim Versand müssen Sie darauf achten, ob der Empfänger überhaupt in der Lage ist, Ihre Nachricht zu empfangen und zu öffnen. Das gilt insbesondere dann, wenn Sie sie verschlüsseln, codieren oder Ihre Anlagen beifügen.

Formales zur E-Mail

E-Mails werden nach DIN 5008 einzeilig geschrieben. Erfassen Sie den Text ohne Worttrennungen am Zeilenende. Wie der Text beim Empfänger tatsächlich angezeigt wird, hängt stark davon ab, welche Technik (Hardware und Software) bei ihm zum Einsatz kommt. Absätze jedoch sollten Sie setzen, um den Text zu gliedern. Darüber hinaus gelten für E-Mails die gleichen Regeln zur Textgliederung wie für andere Texte auch.

Der Kopf Ihrer E-Mail (Betreff, Anschrift und Verteiler)

Im E-Mail-Kopf finden Sie als vorgegebene Zeilen die Felder für den Betreff, die Anschrift und den Verteiler.

  • Betreff: Geben Sie Ihrer E-Mail in jedem Fall im Betreff eine stichwortartige Inhaltsangabe. Der Betreff spielt eine große Rolle, wenn es um die Bearbeitung, die Archivierung und das Wiederauffinden von E-Mails geht. Wählen Sie ihn daher sehr sorgfältig. Wenn Sie an Empfänger im Ausland schreiben, sollten Sie laut DIN 5008 sprachliche Besonderheiten wie etwa das ß oder die Umlaute vermeiden.
  • Anschrift: Die Anschrift des Empfängers, sprich seine E-Mail-Adresse, wird Ihnen in der Regel vorgegeben. Mehrere gleichberechtigte Empfänger können Sie in ein Anschriftenfeld eintragen, dafür dürfen Sie laut DIN 5008 auch Verteilerlisten einsetzen.
  • Verteiler: Bei mehreren Empfängern können Sie darüber hinaus unterscheiden, ob die Empfängeradressen für alle sichtbar (Verteilfeld CC) oder für alle unsichtbar (Verteilfeld BCC) sein sollen.
Auch in der E-Mail Pflicht: die höfliche Anrede

Auch wenn die E-Mail eine schnelle Form der Kommunikation darstellen – auf die Anrede sollten Sie dennoch nicht verzichten. Beginnen Sie mit ihr an der Fluchtlinie und setzen Sie danach eine Leerzeile.

Vergessen Sie Ihre Signatur nicht

Die Angaben, die gemeinhin als Signatur bezeichnet werden, sind in der DIN 5008 im Abschnitt 18.8 „Abschluss“ geregelt. Den Begriff selbst vermeidet die DIN 5008 an dieser Stelle, um eine Abgrenzung zur elektronischen Signatur bzw. Verschlüsselung (geregelt in Abschnitt 18.9) zu schaffen.

Laut DIN 5008 wird die Signatur in der Regel als elektronischer Textbaustein angelegt und dann an die E-Mails angefügt. Als Angaben nennt sie

  • Grußformel
  • Kommunikations- und Firmenangaben

Dabei sollten Sie in jedem Fall Ihre E-Mail- und/oder Internetadresse anfügen.

Pflichtangaben in der E-Mail

Wie bei Briefen auf Papier müssen Sie bei E-Mails zwischen „Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form“ und Briefen, die keine Geschäftsbriefe, z. B. Werbesendungen, unterscheiden. E-Mails, die als Geschäftsbriefe gelten, müssen die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben der jeweiligen Unternehmensform enthalten. Die DIN 5008 gibt vor, die Pflichtangaben unter jede E-Mail zu setzen, um jene Unterscheidung im Alltag umgehen zu können.

Elektronische Signatur bzw. Verschlüsselung einer E-Mail

Elektronische Signaturen und Verschlüsselungen dienen dazu, die Identität eines Absender einer E-Mail zu prüfen und die Integrität des Textes zu gewährleisten. Die DIN 5008 gibt daher vor, dass rechtsverbindliche E-Mails mit einer solchen elektronischen Signatur zu versehen sind. Darüber hinaus empfiehlt sie sie auch bei sonstigen wichtigen Mitteilungen. Wichtig ist, dass der Empfänger überhaupt in der Lage ist, die verschlüsselte E-Mail zu entschlüsseln.

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