Ein Protokoll muss nicht spannend wie ein Roman, aber sehr wohl gut lesbar sein. Das ist vor allem bei Wort- und Verlaufsprotokollen eine Herausforderung. Daher gilt es, das Gesagte in eine angemessene Schriftsprache zu bringen und dabei so nah wie möglich am Ausgesprochenen zu bleiben.
Dass das Gesagte in einem Wort- oder Verlaufsprotokoll noch überarbeitet wird, ist kein Widerspruch, sondern schlichte Notwendigkeit. Hören Sie sich einmal den Mitschnitt einer Sitzung an – Sie werden schnell feststellen, dass kaum ein Redner in vollständigen, grammatisch richtigen und stilistisch schönen Sätzen spricht. Im Gegenteil. Die Sätze sind entweder viel zu lang oder unvollständig, es finden sich endlos viele Wortwiederholungen und schiefe Bilder, zahllose Fülllaute und dergleichen mehr. Würde sich all dies im Protokoll wiederfinden – es wäre schlicht unlesbar.
Halten Sie den Text schlank
Am häufigsten werden Sie vermutlich Bandwurmsätze auflösen müssen. Machen Sie aus langen Sätzen, die der Redner ausgesprochen hat, im Protokoll lieber zwei oder drei kurze Sätze. Je länger ein Satz ist, desto schlechter lässt er sich lesen.
Überflüssiges können Sie problemlos streichen. Im Dialog fallen Einwürfe wie “Zurück zum Thema” oder “also” nicht weiter auf, aber zumindest im Verlaufsprotokoll haben sie nichts zu suchen. Beim Wortprotokoll hingegen sollten Sie vorsichtig sein. Denn hier müssen sich auch Zustimmung, Ablehnung, Zwischenrufe etc. wiederfinden. Hier müssen Sie gründlich abwägen, bevor Sie etwas streichen. Im Zweifelsfall sollten Sie eine Aussage im Protokoll belassen.
Schreiben Sie abwechslungsreich
Wenn Sie ein Verlaufsprotokoll schreiben, werden Sie schnell merken: Es ist sinnvoll, eine Alternative zu “er sagt” zu finden. Sonst entsteht ein Text, der durch die vielen Wortwiederholungen zum Einschlafen einlädt. Sorgen Sie für mehr Abwechslung in Ihrem Protokoll, gerade bei solchen Einleitungsformeln. Damit machen Sie nicht nur die Lektüre angenehmer, Sie können auch prima Stimmungen einfangen. Die Einleitung “Frau Meier betont, dass …” hat eine ganz andere Aussagekraft als ein schlichtes “Frau Meier sagt”. So können Sie auch den Verlauf einer turbulenten Sitzung gut wiedergeben.
Versuchen Sie, auch in anderen Zusammenhängen möglichst viele Synonyme einzusetzen, um für mehr Abwechslung im Text zu sorgen.
Kommasetzung bei wörtlicher Rede
Ist die wörtliche Rede in einen Satz eingebunden, folgt nach dem Zitat stets ein Komma. Zum Beispiel: “Das Budget wird gekürzt!”, beschloss Herr Huber. Endet die wörtliche Rede dabei allerdings mit einem Punkt, müssen Sie dieses Satzzeichen weglassen – also: “Wir haben einfach kein Geld für derartige Ausgaben”, erklärte Frau Schmitz bereitwillig. Ausrufe- und Fragezeichen entfallen hingegen nicht.
