Das A und O der Protokollführung

Notizen bei Besprechung
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Ob Sie es glauben oder nicht, es gibt sie noch immer – die Meetings, in denen mehr über das vorangegangene Treffen als über die aktuelle Tagesordnung diskutiert wird. Denn oft werden die Ergebnisse von Sitzungen von den Teilnehmern unterschiedlich eingeschätzt und jeder notiert sich etwas anderes. Als Office-Profi wissen Sie: Vor solchen Situationen schützt die sorgfältige Dokumentation einer Besprechung. Das ist in der Regel Ihre Aufgabe. Aber wie sieht ein zweckmäßiger Protokollaufbau aus? Und welche Punkte dürfen auf keinen Fall fehlen? Mit der Checkliste und den Mustern aus unseren Downloads verfassen Sie garantiert professionelle Mitschriften.

Wozu dient ein Protokoll?

Im Protokoll halten Sie die Ergebnisse einer Besprechung fest. Dieses Dokument erleichtert die Arbeit wesentlich, wenn Ihr Chef z. B. eine Erfolgskontrolle durchführen oder zu einem späteren Zeitpunkt bestimmte Punkte erneut aufgreifen und sich über den Stand der Dinge informieren will. Das Protokoll kann darüber hinaus wichtige Impulse für das nächste Meeting liefern. Es stellt auch sicher, dass die Teilnehmer Beschlüsse und Ergebnisse richtig verstanden haben. Nicht zu unterschätzen ist schließlich der historische Wert von Protokollen: Sie zeigen Ihnen, wie Probleme in der Vergangenheit analysiert und gelöst wurden. So lernen Sie aus Erfahrungen Vorgehensweisen für die Zukunft.

Protokollführung – Ihr Können ist gefordert

Die Protokollführung ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Sie müssen in der Lage sein, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und die Gedankenschritte innerhalb der Besprechung zu verfolgen. Sie dürfen auch dann nicht den Überblick verlieren, wenn es in einer Diskussion plötzlich heiß hergeht. Darüber hinaus müssen Sie Fakten von Meinungen unterscheiden und sich mit eigenen Bewertungen zurückhalten.

Ihre Aufgaben bei der Protokollführung

Folgende Punkte gehören zu Ihren Aufgaben, wenn Sie eine Besprechung protokollieren:

  • Sie entlasten den Besprechungsleiter, indem Sie Beschlüsse, Ergebnisse oder Vereinbarungen während der Sitzung schriftlich festhalten.
  • Sie stellen sicher, dass alle im Verteiler angegebenen Personen das Protokoll zur gleichen Zeit (nach Möglichkeit innerhalb von drei Tagen nach der Sitzung!) erhalten.
  • Sie sorgen dafür, dass Protokolle sauber abgelegt werden.
  • Sie überwachen die Durchführung von Aktivitäten.
  • Sie wirken als neutrale Stelle, indem Sie kritische Punkte, die sorgfältig im Protokoll formuliert sein wollen, mit den Teilnehmern klären.
So erstellen Sie professionelle Protokolle

Wenn Sie das Protokoll erstellen, sollten Sie einige wichtige Dinge berücksichtigen:

Welche Inhalte hat ein Protokoll?

  • Das Thema der Besprechung
  • Die behandelten Punkte und den Verlauf der Besprechung
  • Alle Ergebnisse und geplanten Maßnahmen
  • Offen gebliebene Punkte
  • Die weitere Vorgehensweise und den Termin für die nächste Zusammenkunft

Welche Angaben dürfen nicht fehlen?

  • Teilnehmer, Verteiler (zur Info an …): Nennen Sie auch Abwesende namentlich, dazu gehört evtl. auch ein Vermerk, ob die betreffende Person entschuldigt oder unentschuldigt fehlte. Zwecks Termindisziplin empfiehlt es sich, auch die zu spät Kommenden namentlich aufzuführen.
  • Besprechungsort, Datum, Zeit und Dauer der Besprechung
  • Betrieb, Abteilung, Arbeitsgruppe bzw. Dienststelle
  • Unterschrift des Protokollführers und gegebenenfalls des Besprechungsleiters oder Weisungsbefugten (selten aller Teilnehmer)
  • Diejenigen Mitarbeiter, die einen bestimmten Beschluss in die Praxis umsetzen sollen, werden namentlich genannt. Nennen Sie auch die Person, die den Bericht der ausführenden Mitarbeiter erhalten soll.

Was gehört zu einer guten Form?

  • Klare und kurze Sätze
  • Gut gegliederte Abschnitte nach Sinneinheiten
  • Ziffern, Absätze, Unterstreichungen zur Orientierung
  • Rechts neben dem Maßnahmenkatalog eine Spalte für „Verantwortliche und Termine“
  • Gut beschriftete Anlagen (z. B. statistische Daten) mit Quellenangabe
  • Vermeiden Sie Schlagwörter, umgangssprachliche Ausdrücke, doppeldeutige oder missverständliche Begriffe. Sie schaffen nur Verwirrung!

Extratipp: Stenografieren Sie nicht mit, sondern fassen Sie lieber gleich die Kernpunkte zusammen. Die wörtliche Wiedergabe einer mehrstündigen Sitzung schreckt durch ihren Umfang ab und erschwert die schnelle Orientierung.

aus: Bischof, Anita/Bischof, Klaus: Besprechungen effektiv und effizient

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