Ein Ergebnisprotokoll ist schnell geschrieben? Im Vergleich zum aufwendigen Wortprotokoll mag das stimmen. Das bedeutet aber nicht, dass es nicht viel Arbeit sein kann, bis das Protokoll steht und von allen Beteiligten abgesegnet wird. Wenn Sie systematisch vorgehen, wird aus Ihrer Mitschrift im Handumdrehen ein fertiges Protokoll.
Das Wichtigste ist natürlich die Kontrolle, ob Sie alle Unterlagen vorliegen haben, die Sie brauchen, um das Protokoll zu schreiben. Dazu gehören zum einen Ihre mitgeschriebenen Seiten, aber auch weitere Unterlagen wie etwa die Tagesordnung der Sitzung, Dokumente, die von Teilnehmern verteilt wurden oder auch Fotos, die Sie während des Meetings von Stellwänden gemacht haben. Erst wenn Sie all dies vorliegen und in die richtige Reihenfolge gebracht haben, sollten Sie mit dem Schreiben beginnen.
Sichten Sie die Unterlagen
Gehen Sie die Mitschrift durch und markieren Sie dabei alles, was im Ergebnisprotokoll stehen soll – also vor allem die Entschlüsse, die gefasst wurden. Daneben aber gehören noch weitere Angaben dazu: Hat ein Teilnehmer die Sitzung vorzeitig verlassen? Oder ist später hinzugestoßen? Solche Informationen sollten Sie aufnehmen. Wenn Ihnen Material fehlt, fragen Sie bei den Kollegen frühzeitig nach.
Bringen Sie alles in die richtige Reihenfolge
Nach einer sprunghaft verlaufenen Besprechung kann es notwendig sein, erst einmal Ordnung in Ihre Mitschrift zu bringen. Fassen Sie jene Abschnitte zusammen, die dasselbe Thema behandeln. Sinnvoll ist es, sich in der Reihenfolge der Beschlüsse an der Tagesordnung zu orientieren. Kontrollieren Sie zum Schluss noch einmal, ob eventuell noch ein weiterer Punkt hinzugekommen ist. So rutscht Ihnen nichts durch.
Listen Sie Ergebnisse und To-dos auf
Nach diesen Vorarbeiten sollten Sie schnell alle Ergebnisse sowie die Termine und die Verantwortlichen zusammenfassen können. Manchmal ist es sinnvoll, auch in einem Ergebnisprotokoll zusätzliche Informationen aufzunehmen, etwa wenn ein Kollege seinen Widerspruch zu bestimmten Beschlüssen dokumentiert wissen will. Dies sollten Sie dann aufnehmen, sonst riskieren Sie, dass dieser Kollege Einspruch gegen das fertige Protokoll erhebt.
