Alle Jahre wieder – quillt die Ablage über

Dokumentenmissmanagement, Dokumentenschrank
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Es ist zum Verrücktwerden: Da zeigt man immer vollen Einsatz – und trotzdem müssen im hektischen Büroalltag tausend kleine Dinge unter den Tisch fallen. Wann hatten Sie z. B. das letzte Mal Zeit, sich ausgiebig um Ihre Ablage zu kümmern? Mit frischem Schwung im neuen Jahr bietet sich die beste Gelegenheit, hier gründlich für Ordnung zu sorgen. Denn jetzt können Sie viele Unterlagen entsorgen, die Sie nicht mehr benötigen und sich so Luft verschaffen. Wir zeigen Ihnen, wo Sie am besten damit anfangen. Zum Beispiel haben bestimmt viele Akten die gesetzliche Aufbewahrungsfrist überlebt. Also weg damit!

 

Papierstau im Büro?

Volle Schränke, überladene Schreibtische, viele kleine Beistellmöbel, die die ständig anwachsenden Ordner und Papierstapel aufnehmen sollen – kommt Ihnen das bekannt vor? Täglich entstehen neue Papierlawinen. Man wird davon überrollt, wie im Märchen mit dem süßen Brei. Und immer wieder drängt sich die Frage auf: Wo bleibt eigentlich das papierlose Büro? Fakt ist: Es wird zu viel Papier aufbewahrt. Im Durchschnitt sind 50 Prozent aller Informations- und Arbeitsmittel überflüssig. Die Folgen sind:

  • Probleme beim Informationsfluss
  • lange Such- und Ablegezeiten
  • Mehrfachablagen und -arbeiten
  • Schwierigkeiten bei Vertretungen
  • kein Überblick über vorhandenes Wissen.

Behalten Sie den Überblick auf Ihrem Schreibtisch

Es gibt viele verschiedene Unterlagen, die alle stets griffbereit sein sollten. Das heißt jedoch nicht, dass Sie alles auf Ihrem Schreibtisch aufbewahren müssen. Nur die Unterlagen, die Sie ständig benötigen, gehören so nahe wie möglich an Ihren Arbeitsplatz. Sofern Sie nur selbst Zugriff auf die Schriftstücke haben, legen Sie diese in Ihre Schreibtischschublade. Werden Unterlagen von mehreren Mitarbeitern bearbeitet, gehören sie in die Aktenschränke im Bürobereich. Hier werden die Dokumente in der Regel in Ordnern abgelegt.

Ablage: Weg mit dem „toten Schriftgut“

In die Altablage kommen Akten, die Sie für den laufenden Geschäftsverkehr nicht mehr benötigen. Diese müssen Sie vor allem aus gesetzlichen Gründen aufbewahren. In den meisten Fällen müssen sie den Beamten der Finanzverwaltung zu Prüfzwecken zur Verfügung stehen. All diese Unterlagen sollten sich zentral in einem Raum befinden und nicht an verschiedenen Plätzen verstreut sein. Da die Ordner chronologisch im Regal eingeordnet sind, können Sie sie leicht nach Ablauf der Verjährungsfrist aussortieren. So schaffen Sie automatisch Platz für neue Dokumente. Alle Unterlagen, die Sie länger als gesetzlich vorgesehen aufbewahren, sind unwirtschaftlich, denn sie kosten Platz. Es ist also sinnvoll, auch dieses „tote Schriftgut“ zu organisieren.

Was gehört ins Archiv?

Darüber hinaus gibt es Unterlagen, die Sie zwar selten brauchen, aber nicht wegwerfen dürfen. Zu diesen Unterlagen gehören beispielsweise Schriftstücke und Urkunden, die die Firmenhistorie dokumentieren, Satzungen, Gesellschaftsverträge und Gebäudegrundrisse. Das Archiv ist in der Regel wesentlich kleiner als die Altablage. Im Gegensatz zur jährlich umwälzenden dynamischen Altablage ist das Archiv relativ konstant. Dafür brauchen Sie keine großen Platzreserven.

Nutzen Sie Ablagekörbe nur als Zwischenstation

Oft liegen erledigte Schriftstücke auf dem Schreibtisch oder in Ablagekörben. Denn beim Einordnen eines Schriftstücks müssen Sie mehrere Entscheidungen treffen. Am schnellsten geht es, wenn Sie verschiedene bereits bearbeitete Schreiben erst auf einem Stapel oder in einem Ablagekorb sammeln. Dann müssen Sie nur einmal entscheiden. Wenn Sie die Stapel oder Ablagekörbe aber nicht regelmäßig auflösen oder leeren, entsteht nach und nach ein Papierstau an Ihrem Arbeitsplatz. Dadurch erhöhen sich die Suchzeiten, wenn Sie ein Schriftstück später noch einmal benötigen. Reduzieren Sie daher die Anzahl Ihrer Ablagekörbe. Ein Ablagekorb reicht vollkommen aus. Und: Legen Sie Schriftstücke nur vorübergehend hinein!

Entstauben Sie Ihr Büro

So befreien Sie Ihren Arbeitsplatz Schritt für Schritt von unnötigem Ballast:

1. Schritt: Nehmen Sie jede unsortierte und lose gestapelte Unterlage in die Hand und testen Sie:

  • Werde ich das Schriftstück innerhalb eines Jahres brauchen?
  • Gibt es eine Vorschrift, das Papier aufzuheben, zum Beispiel bei steuerrechtlich relevanten Belegen?

Haben Sie beide Fragen mit „nein“ beantwortet, ist es ein klarer Fall für den Papierkorb.

2. Schritt: Die verbliebenen Schriftstücke sortieren Sie nach abgeschlossenen und schwebenden Vorgängen. Die beendeten Vorgänge legen Sie ab. Die schwebenden Vorgänge legen Sie in Ihre Wiedervorlage.

3. Schritt: Nehmen Sie regelmäßig Ihre Ordner und Hängemappen zur Hand. Tragen Sie dafür jeden Monat einen bestimmten Tag in Ihren Kalender ein. Dann werden Sie automatisch daran erinnert. Prüfen Sie die überquellenden Akten zuerst. Wie alt ist der Inhalt und wie oft gebrauchen Sie die Schriftstücke noch? Was können Sie wegwerfen? Muss die Akte in Ihrem Büro stehen bleiben oder kann Sie ins Archiv? Ist der Ordner trotz „Schlankheitskur“ immer noch zu dick, teilen Sie ihn. Ein wichtiger Nebeneffekt: Sie erhalten einen guten Überblick Ihrer gesammelten Informationen. Denn Sie benutzen nur das, wovon Sie wissen, dass es da ist!

Praxis-Tipp: Werfen Sie alles weg, was Sie im Augenblick nicht benötigen und sich jederzeit wieder besorgen können.

Checkliste: Werfen Sie unnötigen Ballast ab!

 erledigt
 Verringern Sie Ihre Such- und Ablegezeiten durch ein
klares Ablagesystem.
 Bis zu 50 Prozent sind Ballast! Werfen Sie viele
Schriftstücke und Zeitschriften weg.
 Trennen Sie zwischen schwebenden und abgeschlossenen
Vorgängen.
 Prüfen Sie Ihre Ordner in regelmäßigen Abständen. Halten
Sie diese in einem „schlanken Zustand“.
 Nutzen Sie Ihre gesammelten Informationen durch
regelmäßiges Sichten.
 Bringen Sie Ordner, die Sie nur selten brauchen, ins Archiv.

 

Wählen Sie ein passendes System für Ihre Ablage

Für die Aufbewahrung von Dokumenten gibt es vier Grundformen:

  • die numerische Ablage
  • die alphabetische Ablage
  • die Stichwort-Ablage
  • die Ablage nach Aktenplan
    • Die numerische Ablage eignet sich für den Kundenbereich. Jeder Kunde bekommt eine Nummer, unter der Sie alle ihn betreffenden Unterlagen ablegen. Wollen Sie einen Vorgang aus der Ablage herausnehmen, müssen Sie zuerst in einer entsprechenden Liste die Nummer des Kunden ermitteln.
    • Die alphabetische Ablage richtet sich nach den Regeln der DIN 5007. Grundsätzlich ist die Buchstabenfolge für das Alphabet maßgebend. Vorsatzwörter, Titel und Adelsbezeichnungen werden nicht berücksichtigt. Diese Form der Ablage ist für Kundenakten geeignet, nicht jedoch für das gesamte Schriftgut eines Unternehmens.Praxis-Tipp: Beispiele für die Ordnungsfolge nach Namen:
      – Maier, B.
      – Maier, Bertram
      – Maier, Egon
      – Maier, Gerhard
      – Maier, Heinrich, Freiherr von
      – Maier, Manfred, Dr.
    • In der Stichwort-Ablage werden die Unterlagen nach Stichwörtern sortiert. Diese Methode kann jedoch bereits in einem Ein-Mann-Betrieb problematisch werden. Heute wird das Angebot für die Reparatur unter „Auto“ abgelegt, morgen unter „KFZ“ und ein anderes Mal unter „PKW“. Das Ablegen geht einfach, doch ist das Wiederfinden umso aufwendiger. Kompliziert wird diese Ablageform vor allem dann, wenn mehrere Personen nach Stichworten ablegen.
    • Der Aktenplan enthält eine Übersicht zur gesamten Ablage im Unternehmen. Bevor Sie im Sekretariat nach Aktenplan ablegen können, müssen Sie Ihr Schriftgut klassifizieren.

Sammelakte oder Einzelakte?

In einer Sammelakte werden Unterlagen aus unterschiedlichen Vorgängen abgeheftet. Dazu eignen sich beispielsweise Schriftverkehr und Angebote. Die Schriftstücke werden in einem Ordner alphabetisch abgelegt.

Praxis-Beispiel: Legen Sie eine Sammelmappe für Angebote an. Dadurch haben Sie Ihre gesamten Angebote im Überblick und können sie ohne zusätzliche Aufzeichnungen überwachen.

Legen Sie Ihre Unterlagen in eine Einzelakte, wenn Sie jeden Vorgang an einer Ablagestelle zusammenfassen möchten. Für die Einzelakten eignen sich Hängemappen und Ordner. Bei der Hängemappe wird das neueste Schriftstück lose vorne in die Mappe eingelegt. Zweckmäßig sind maximal 30 Seiten. Alles, was darüber hinausgeht, sollten Sie auf Heftstreifen, in Klarsichthüllen oder Schnellheftern zusammenfassen. Umfangreichere Vorgänge lassen sich besser strukturieren, wenn Sie sie in einen Ordner heften. Sie können somit schneller auf bestimmte Schriftstücke zurückgreifen.

Praxis-Beispiel: Legen Sie Kundenakten als Einzelakten im Ordner an, haben Sie einen Vorteil: Der gesamte Schriftverkehr des Kunden, wie zum Beispiel Angebote, Rechnungen und Mahnungen, sind in einer Akte abgeheftet und Sie müssen nicht in verschiedenen Ordnern danach suchen.

Checkliste Ablagebehälter: Welche Behälter eignen sich für eine geheftete Ablage?

 erledigt
 Wählen Sie einen Ordner als bestmöglichen Ablagebehälter.
Hinein gehören: Schriftverkehr, Lieferantenrechnungen,
Kundenrechnungen, fachbezogene Themen.
 Verzichten Sie auf Schnellhefter. Sie sind für die
dauerhafte Ablage nicht geeignet.
 Wählen Sie Pendelhefter für kleinere Vorgänge, in denen
Sie immer obenauf abheften. Den Pendelhefter können Sie
als Kundenakte benutzen. Bedenken Sie aber, dass der
Zugriff zu einzelnen Schriftstücken zeitaufwendig ist.
 Wählen Sie einen Stehsammler für Kataloge, Prospekte
und Zeitschriften.
 Nehmen Sie einen Aktendeckel nur zum vorübergehenden
Transport von Originalen, wie zum Beispiel Kopiervorlagen
für die Druckerei. Anschließend legen Sie die Originale in
Klarsichthüllen in einem Ordner ab.
 Wählen Sie eine Hängemappe zum Aufbewahren von
kleineren Vorgängen, die Sie noch bearbeiten. Besonders
in der Sammel- oder Informationsphase sind die Taschen
gut geeignet. Denn Sie können Ihre einzelnen Schriftstücke
einfach in die Mappe werfen. Jedoch sollten Sie Ihre
Unterlage gliedern, sobald mehr als 30 Seiten enthalten
sind. Dann haben Sie eine bessere Übersicht.

 

Auch im Ordner sollte Ordnung herrschen

Heften Sie immer das neueste Dokument obenauf, damit Sie die aktuellen Schriftstücke immer gleich zur Hand haben. Legen Sie mit Hilfe von Trennblättern ein Inhaltsverzeichnis an. Schneiden Sie an der rechten Seite die Taben nach den entsprechenden Ziffern aus. Beschriften Sie lediglich das oberste Trennblatt mit dem gesamten Inhalt. So bleiben Sie flexibel, wenn Sie später einmal den Inhalt einer Trennung von einer Ziffer zur anderen heften wollen. Sie müssen dann nur das oberste Trennblatt mit dem Inhaltsverzeichnis ändern. Die übrigen Trennblätter mit den Blanko-Ziffern können Sie weiter verwenden.

Für die weitere Unterteilung benutzen Sie Trennstreifen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu sehr verzweigen, sonst fehlt Ihnen die Übersicht und statt Ordnung schaffen Sie Unübersichtlichkeit. Beschriften Sie die Ordnerrücken, damit auf den ersten Blick erkennbar ist, was sich in dem Ordner befindet. Damit alle Ordnerrücken einheitlich aussehen, legen Sie am besten eine Vorlage im PC an.

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