Wir kennen das alle im Sekretariat: Gerade hat man sich wieder konzentriert an eine Aufgabe gesetzt, da klingelt das Telefon, ein Kollege kommt herein oder der Chef hat ein dringendes Anliegen. Schon ist man wieder raus. Unterbrechungen stören den Arbeitsfluss sowie die Konzentration und machen schwierige Aufgaben noch komplizierter. Hier kann eine „stille Stunde“ helfen.
Stille Stunde – Vorbereitung ist wichtig
Mitarbeiter können ihre Leistungsfähigkeit um 15 bis 20 % erhöhen, wenn sie sich für wichtige Aufgaben, an denen sie hoch konzentriert arbeiten müssen, eine Auszeit nehmen. In dieser Zeit sollte man nicht erreichbar sein und ungestört arbeiten können.
Zufällig ergibt sich diese ’stille Stunde‘ natürlich nie und sollte daher fest reserviert sein. Zudem sollten die Kollegen rechtzeitig darüber informiert sein, denn ohne Ankündigung nicht erreichbar zu sein, wirkt unhöflich.
Bei meinem letzten Online-Workshop „Survival Tipps für Ihren Büroalltag: Von der richtigen Arbeitsplatzorganisation bis zum effektiven Zeitmanagement“ berichtete eine meiner Teilnehmerinnen darüber, dass es in ihrem Unternehmen ein sogenanntes „E-Büro“ gäbe, auf das die Mitarbeiter bei solchen Anliegen ihre Telefone umstellen könnten. Eine schöne Sache!
Wie realistisch ist es in eurem Büro, sich für eine bestimmte Zeit für wichtige Aufgaben, die hohe Konzentration erfordern, „auszuklinken“?
Ich freue mich auf eure Kommentare und wünsche euch eine entspannte Arbeitswoche!
Eure Tanja
Tanja Bögner ist diplomierte fremdsprachliche Management-Assistentin, Vorstandsassistentin, Trainerin für Themen rund ums Office-Management, Personal & Business Coach, Fachbuchautorin und seit über 30 Jahren im internationalen Assistenzbereich bei namhaften Wirtschaftsunternehmen tätig. Sie ist Herausgeberin des sekretaria-Magazins und gibt auf sekretaria.de Praxistipps aus ihrem Büro-Alltag. Weitere Infos unter: tanjaboegner.de
