Hand aufs Herz: Wer hat nicht schon einmal während eines Meetings seine E-Mails gecheckt oder gesurft, seine Mittagspause vor dem Monitor verbracht oder Anrufe ohne Fernsprecheinrichtung entgegengenommen?
Die Arbeit folgt uns überall hin
Die digitalen Geräte lassen uns mittlerweile überall erreichbar sein. Klare Grenzen zwischen Arbeit und Auszeit sind somit verloren gegangen. Multitasking ist gefragt.
Dabei ist bestätigt: Wer sich mit mehreren Aufgaben nur so halb beschäftigt, kann unmöglich gleichzeitig einer Aufgabe seine volle Konzentration widmen. Zudem wird durch den ständigen „Sägeblatteffekt“ der Zeitaufwand für die Erledigung einer Aufgabe um durchschnittlich 25 Prozent erhöht! Die persönliche Produktivität zahlt am Ende den höchsten Preis durch die geteilte Aufmerksamkeit.
Volle Konzentration zahlt sich aus
Wer jedoch seine volle Aufmerksamkeit auf die eine Aufgabe richtet, kann im gleichen Zeitraum ein viel größeres Pensum erbringen. Ganz nach dem Prinzip: „Immer schön eins nach dem anderen!“ Voraussetzung ist jedoch, dass nach intensiven Arbeitsphasen auch echte Erholungsphasen folgen – ohne dabei E-Mails und WhatsApp-Nachrichten zu checken.
Gerade beim großen Zeitfresser Meetings kann die disziplinierte Konzentration einen richtigen Mehrwert schaffen. Werden sie als kurze Meetings mit maximal 45 Minuten statt einer Stunde mit „open end“ angesetzt, sind die Gesprächsteilnehmer viel fokussierter. Digitale Geräte sollten während des Meeting tabu bleiben.
Richtige An- und Entspannungsphasen
Echte Pausen und vor allem der Urlaub sind wichtig. Und zwar ohne Gedanken, immer noch bei der Arbeit zu sein. Nur wer gedanklich abschaltet, kann sich vollständig regenerieren. Leichter gesagt, als getan …?!
Wie sind eure Erfahrungen zu Multitasking – gerade in der Assistenz? Einfach anzuwenden oder doch eher ein Ammenmärchen?
Ich freue mich auf eure Meinung und wünsche euch eine schöne Woche!
Eure Tanja
Tanja Bögner ist diplomierte fremdsprachliche Management-Assistentin, Vorstandsassistentin, Trainerin, Personal & Business Coach, Fachbuchautorin und seit über 25 Jahren im internationalen Assistenzbereich bei namhaften Wirtschaftsunternehmen tätig. Sie ist Herausgeberin des sekretaria-Magazins und gibt auf sekretaria.de Praxistipps aus ihrem Büro-Alltag.
Multitasking ist für mich – außer ich gehe kaugummikauend über die Straße – nicht wirklich machbar. Klar, wir müssen immer ein Auge, ein Ohr rechts habe und ein Auge und ein Ohr auch links – alles mitbekommen im Sekretariat – schnell abrufbar Dinge parat haben – es geht, aber leider zu Lasten der Konzentration.
Kürzlich hörte ich von der Pomodoro-Technik. Diese versuche ich jetzt und zukünftig, wo es geht, auf meine Arbeit anzuwenden. 25 Minuten effektiv arbeiten, 5 Minuten Pause – das klappt soweit ganz gut, wenn man sich irgendwann diszipliniert hat.
Störungen lassen sich zwar nicht immer vermeiden, der Umgang damit ist aber wichtig. Dazu gehört gerade im Sekretariat auch mal ein „nein“. Für mich und meine Arbeit ist das sehr wichtig und ich habe gelernt, ich bin damit nicht jedermanns Freund, aber ich schaffe mir Zeit und Raum, meine Arbeit weitestgehend selbst einzuteilen und zu gestalten und mich somit konzentriert an die einzelnen Aufgaben zu machen.