Die weibliche Kunst des Multitaskings

Multitasking
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Immer schön eins nach dem anderen? Bei dieser Vorstellung können Sie vermutlich nur lachen. Die meisten Sekretärinnen werden im Laufe ihres Berufslebens zu wahren Multitasking-Künstlern. Viele Dinge gleichzeitig zu bearbeiten und dabei nicht den Überblick zu verlieren, ist eine der Schlüsselqualifikationen im Office. Und zudem angesichts der Zeitnot auch absolut notwendig, wer sollte sonst diese Menge an Aufgaben bewältigen? Aber nicht alles lässt sich problemlos kombinieren, vor allem im Kontakt mit anderen Menschen ist Vorsicht angebracht. Lesen Sie, welchen Aufgaben Sie besser Ihre volle Aufmerksamkeit widmen sollten und wann Sie ohne Probleme „multitasken“ können.

Mehr Effizienz dank Multitasking

Sowohl im Beruf als auch im Privatleben können Sie von Ihrer Fähigkeit zum Multitasking erheblich profitieren. Sie sind nicht darauf angewiesen, immer eine Sache konsequent nach der anderen zu erledigen. Besonders kommt Ihnen das bei der Organisation Ihres Arbeitsalltags zugute. Auch beim (Multi-)Projektmanagement behalten Sie so stets die Oberhand. Auf Planabweichungen reagieren Sie souverän – schließlich haben Sie sich gedanklich schon längst mit verschiedenen Notfallszenarien auseinandergesetzt. Besonders nützlich ist diese Eigenschaft zudem, wenn Sie vor der Herausforderung stehen, für mehrere Chefs gleichzeitig zu arbeiten. Statt in dem Hin und Her verschiedener Wünsche und Prioritäten den Kopf zu verlieren, wachsen Sie in solchen Situationen regelrecht über sich hinaus.

Organisieren Sie Ihre Aufgaben

Im täglichen Sekretariatsalltag ergeben sich vor allem bei Routineaufgaben immer wieder Gelegenheiten, in denen Sie ohne viel Aufwand mehrere Dinge gleichzeitig erledigen können, zum Beispiel:

  • Lesen Sie Ihre E-Mails und sortieren Sie sie gleichzeitig in die entsprechenden Unterordner ein. So haben Sie einen Teil Ihrer Ablage schon nebenbei erledigt.
  • Wenn Sie neue Unterlagen in Ihren Hängeregistern oder Aktenordnern ablegen, haben Sie auch immer ein offenes Auge für veraltete Dokumente. Diese können Sie gleich vernichten und somit wieder Platz für Neues schaffen.
  • Nutzen Sie die Zeit, die Ihr Drucker benötigt, um aufwendige Präsentationen oder ausführliche Protokolle zu drucken: Stehen Sie auf, strecken Sie sich, öffnen Sie das Fenster. Gleichzeitig können Sie ein paar Schritte laufen und Ihre aktuelle Korrespondenz in den Postausgangskorb legen oder Ihrem Chef die nächsten Meetingunterlagen erklären.

Multitasking mit Maß

Wie die Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule Aachen (RWTH) kürzlich herausfand, ist Multitasking nicht zwangsläufig Effizienz steigernd. Da das Gehirn immer Schritt für Schritt vorgeht, verlängern sich durch mehrere gleichzeitige Anforderungen die Reaktionszeiten. Zudem schleichen sich vermehrt Fehler ein. Schenken Sie besonders wichtigen Projekten daher stets Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit.

Tappen Sie nicht in die Multitasking-Falle

Die Fähigkeit, mehrere Dinge auf einmal zu erledigen, ist Gold wert. Allerdings nur dann, wenn Sie sie wohl dosiert einsetzen. Denn mitunter wirkt es auf andere schlichtweg störend, wenn Sie ihnen nicht Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit entgegenbringen.

Tätigkeit Was wirkt störend?
Telefonieren und gleichzeitig E-Mails beantworten.Die Tippgeräusche übertragen sich über den Telefonhörer. Zudem spiegelt sich Ihre geteilte Aufmerksamkeit in Ihrer Stimme wider.
Während eines Meetings E-Mails schreiben oder SMS tippen.Sie wirken desinteressiert.
Bei einem Gespräch gleichzeitig E-Mails lesen oder andere Inhalte am Computermonitor verfolgen.Ihr Gegenüber bekommt das Gefühl, er stört Sie bei einer wichtigen Aufgabe.
Beim gemeinsamen Mittagessen mit Kollegen (beruflich) telefonieren.Ihre Begleiter fühlen sich überflüssig. Zudem können sie sich nicht ungestört unterhalten – aus Angst, Sie bei Ihrem Telefonat zu stören.
Fingernägel lackieren und gleichzeitig telefonieren.Sie wirken zum einen abgelenkt, zum anderen bekommt der noch frische Nagellack Kratzer, wenn Sie den Hörer anschließend wieder in die Hand nehmen.
Beim Sichten wichtiger Unterlagen eine Tasse Kaffee trinken.Kaffeespritzer machen Vertragsentwürfe etc. unbrauchbar.
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