Erfolgreiche Protokollführung

Tanja Bögner

„Wer übernimmt denn heute die Protokollführung?“ Bei dieser Frage gehen meistens die Blicke der Sitzungsteilnehmer in Sekundenschnelle nach unten und jeder hofft inständig, dass „der Kelch an ihm vorbeigehen möge“. Mit der richtigen Vorbereitung und effizienten Praxistipps kann das Protokollieren bei Meetings jedoch zu einem Kinderspiel und zu einer überwindbaren Herausforderung werden.

Im Berufsratgeber „Protokolle schreiben: Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht“ (Linde Verlag) – angereichert mit vielen Mustervorlagen, Checklisten, hilfreichen Praxistipps und Interviews mit erfahrenen Protokollanten – erfahrt ihr, wie unliebsames Protokollieren auch Spaß machen kann.

Dazu von mir heute ein kleiner Auszug zum Thema „Protokollarten“:

Die „klassischen“ Protokollarten sind das Wortprotokoll, das Verlaufsprotokoll und das Kurz- oder Ergebnisprotokoll. Daneben gibt es Sonderformen wie das Gedächtnisprotokoll, das Fotoprotokoll sowie die Telefon- oder Aktennotiz.

Wortprotokoll

Im Wortprotokoll wird – wie der Name schon sagt – Wort für Wort der genaue Verlauf der Sitzung und jede einzelne Äußerung eines Teilnehmers wiedergegeben. Diese Protokollart ist sehr zeitaufwendig. Da hier Stenografie Kenntnisse, höchste Konzentration und eine vollständige chronologische Wiedergabe des Gesprochenen inklusive der Zuordnung zum Sprecher verlangt werden, ist das eine Herausforderung für hochqualifizierte und spezialisierte Profiprotokollanten.

Verlaufsprotokoll

In den meisten Unternehmen, Verbänden usw. finden Besprechungen statt, die zwar nicht wörtlich, aber doch sehr genau festgehalten werden sollen – etwa Gremiensitzungen wie Aufsichtsrats- oder Anlageausschusssitzungen, Mitgliederversammlungen oder andere wichtige, vielleicht auch kontrovers verlaufende Konferenzen. Für diese wird ein Verlaufsprotokoll angefertigt. Hier ist es entscheidend, den Verlauf einer Diskussion nachzuvollziehen.

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Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll wird geschrieben, wenn der Diskussionsverlauf als solcher nicht von Bedeutung ist, sondern nur die Ergebnisse einer Besprechung von Interesse sind. Hauptzweck dieses Protokolls ist es, alle wesentlichen Informationen so übersichtlich zusammenzustellen, dass sie schnell und einfach entnommen werden können.

Hier können auch Terminabsprachen, Arbeitsaufträge, Beschlüsse, Wiedervorlagen und Aufgabenverteilungen aufgeführt und (ggf. am Seitenrand) hervorgehoben werden. Redebeiträge und Kommentare werden dabei nicht wiedergegeben, sondern nur zusammengefasst dargestellt, wenn sie ein konkretes Ergebnis ergeben.

Wie ist es bei euch? Gehört das Protokollieren auch zu euren (unliebsamen) Herausforderungen?

Ich freue mich auf Eure Kommentare und wünsche Euch eine schöne Woche!

Eure Tanja

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