Eines der wichtigsten Gespräche im Sekretariat sollte das regelmäßige Abstimmungsgespräch mit dem Vorgesetzten sein. Leider ist das nicht immer der Fall. Oft höre ich in meinen Seminaren von den Teilnehmern, dass der Chef oder Chefin dieses Gespräch als nicht so wichtig erachtet oder es immer wieder nach hinten verschoben wird. Die Frage ist jedoch: Wie soll ich meinen Vorgesetzten entlasten, wenn ich seine Prioritäten nicht kenne?
Gespräche sparen Zeit
Zudem kann bei dringenden Rückfragen wichtige Zeit eingespart werden, da die Gefahr des „Aneinandervorbeiarbeitens“ minimiert wird. Man hat dabei die Gelegenheit, den Chef zu fragen, wie und bis wann er eine Aufgabe genau erledigt haben möchte.
Diese wichtigen Punkte können in einem regelmäßigen Abstimmungsgespräch angesprochen werden:
- Durchsprache des aktuellen Tagesplans,
- Welche Prioritäten hat der Chef?
- Absprachen des Chefs, die er selbst getroffen hat,
- Feedbacks von Meeting für weitere To Dos,
- Rückfragen seitens des Chefs,
- wichtige Telefonate, die erledigt werden müssen,
- generelle Rückfragen, wenn eine Aufgabenstellung unklar ist,
- Durchsprache anstehender Reisen,
- eigene Anliegen etc.
Gespräch auf Probe
Wichtig ist es, den Chef oder die Chefin davon zu überzeugen, dass dieses Gespräch äußerst wichtig und sinnvoll ist. Es muss auch nicht – gerade in hektischen Zeiten – immer dogmatisch täglich zu einer bestimmten Uhrzeit stattfinden. Alternativ kann man sich auch telefonisch oder per E-Mail austauschen, wenn z. B. der Vorgesetzte gerade am Flughafen wartet oder er generelle Pausenzeiten hat.
Sieht der Chef die Notwendigkeit dieser Abstimmung jedoch immer noch nicht, könnte die Einführung einer „Zwei-Wochen-Probe“ Früchte tragen. So können sie beweisen, wie effizient am Ende doch diese Abstimmung ist – und mag sie auch noch so kurz sein. Außerdem zeigt man durch das stetige „am Ball bleiben“ Interesse und Engagement an seiner Arbeit.
Wie sieht es mit euren Abstimmungsgesprächen oder Jour fixe mit eurem Vorgesetzten aus? Finden diese regelmäßig statt oder besteht dazu noch Optimierungsbedarf?
Ich freue mich auf eure Erfahrungen & wünsche euch eine erfolgreiche Arbeitswoche!
Herzliche Grüße
Eure Tanja
Tanja Bögner ist diplomierte fremdsprachliche Management-Assistentin, Vorstandsassistentin, Trainerin für Themen rund ums Office-Management, Personal & Business Coach, Fachbuchautorin und seit über 30 Jahren im internationalen Assistenzbereich bei namhaften Wirtschaftsunternehmen tätig. Sie ist Herausgeberin des sekretaria-Magazins und gibt auf sekretaria.de Praxistipps aus ihrem Büro-Alltag. Weitere Infos unter: tanjaboegner.de
