Der richtige Umgang mit Einladungen

Betriebsfeier
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Einladungen an Sie und Ihren Chef gehören zu den angenehmen Ereignissen auf Ihrem Schreibtisch. Leider wird selten verraten, was Sie genau erwartet. „Wir würden uns freuen, Sie zu unserer Geschäftseröffnung begrüßen zu dürfen.“ Das ist schön und gut. Nur bleiben viele wichtige Fragen unbeantwortet: Gibt es einen Dresscode? Dürfen Sie Ihren Partner mitbringen? Wird eine Antwort erwartet? Ersparen Sie Ihren Gästen ein solches Rätselraten. Wir verraten Ihnen, woran Sie bei Ihren eigenen Einladungsschreiben denken sollten – und wie Sie angemessen auf Einladungen reagieren. Legen Sie beispielsweise eine Antwortkarte mit der Formulierung „Ich nehme teil und bringe … Personen mit“ bei!

Schon in der Art, wie Sie jemanden einladen oder selbst auf eine Einladung reagieren, können Sie Stil zeigen. Wir verraten Ihnen, welche wichtigen Themen in einer Einladung angesprochen werden müssen, damit Ihre Gäste wissen, was auf Sie zukommt und was von ihnen erwartet wird. Und wir klären natürlich auf, was ein „black tie“ ist und wann Sie im langen Kleid erscheinen müssen.

Damit Ihr Einladungsschreiben keine Fragen offen lässt

Wenn Sie eine Einladung zu einer Veranstaltung aussprechen, ob Geschäftsessen oder Firmenjubiläum, müssen Sie immer auf folgende Punkte eingehen: Wer, wann, wohin, zu welcher Veranstaltung und aus welchem Anlass einlädt. Um dem Eingeladenen die Zu- oder Absage zu erleichtern, wird einer schriftlichen Einladung eine Antwortkarte oder ein Antwortfax beigefügt. Oft trifft man auf die Formulierung „Ich komme mit … Personen“, die nicht ganz eindeutig ist. Es stellt sich die Frage, ob man sich selbst dazu zählt oder nicht. Benutzen Sie deshalb bei der Gestaltung Ihrer Einladungen besser die Version „Ich nehme teil und bringe … Personen mit“.

Extratipp: Fragen Sie zur Vorbereitung eines Essens auch die Ernährungsgewohnheiten Ihrer Gäste ab. Sind z. B. Allergiker oder Vegetarier darunter?

So wie eine Einladung ausgesprochen wurde, wird sie auch angenommen oder abgelehnt! Wenn Sie eine schriftliche Einladung per Post bekommen haben, sollten Sie diese auch per Brief erwidern. Warten Sie auch nicht zu lange mit der Antwort, Ihre Gastgeber haben sicher einige Vorbereitungen zu treffen.

Extratipp: Es gehört zum guten Ton, sich bei allen Gastgebern persönlich zu verabschieden und sich für die Einladung zu bedanken. Im privaten wie im geschäftlichen Umfeld sollten Sie sich ein bis zwei Tage nach dem Fest beim Gastgeber melden und sich nochmals für das gelungene Fest bedanken. Dies kann sowohl per Telefon als auch per Brief geschehen.

Einladungen und ihre Geheimcodes

Zusätzlich finden Sie Zeitvermerke oder Bekleidungsvermerke auf der Einladung, die unbedingt einzuhalten sind. Dazu gehören:

  • U.A.w.g.: „Um Antwort wird gebeten“ mit einer Datumsangabe.

Im universitären Umfeld finden Sie oft die Abkürzungen:

  • c.t. (lat.: cum tempore) + Uhrzeit, was Ihnen eine Verspätung der akademischen Viertel Stunde erlaubt.
  • s.t. (lat.: sine tempore) + Uhrzeit: Mit dieser Angabe werden Sie gebeten, pünktlich Ihre Plätze einzunehmen.

Welches Kleid für welche Feier?

Sie finden oft auch Kleidervermerke auf Einladungen. An diese sollten Sie sich halten, denn der Gastgeber hat die Veranstaltung in einem bestimmten Rahmen geplant, den Sie bitte respektieren. Aber was ist denn nun damit gemeint, wenn z. B. der Vermerk „Smoking“ – im Englischen „black tie“ – ausgewiesen ist? Für den Herren bedeutet dies, er möge im Smoking kommen bzw. bei Freiluftveranstaltungen im Dinnerjackett. Die Dame trägt bei diesem Vermerk feierliche Garderobe, also ein langes Abendkleid, aber nicht das große Ballkleid, dieses wäre nur passend, wenn der Herr im Frack käme. Dazu wird er mit den Worten „white tie“ in der Einladung aufgefordert.

Unter die Rubrik Abendkleidung fallen folgende Möglichkeiten für den Herren: dunkler Anzug, Smoking oder Frack, letzteres ist aber heutzutage meistens nur auf Bällen und Galas angebracht. Für die Dame heißt dies: langes oder kurzes Abendkleid, langer Rock, sehr eleganter Hosenanzug (z. B. aus Seide) oder, wenn Sie auf einen Ball gehen, ein Ballkleid.

Erinnern Sie Ihren Partner daran: Smoking und Frack dürfen die Sonne nicht sehen. Bei offiziellen und hoch offiziellen Veranstaltungen, die vor 17:00 Uhr beginnen, trägt er einen schwarzen Anzug mit steigenden Revers, Paspeltaschen und schlitzlosem Rückenteil oder auf Hochzeiten z. B. auch einen Cut.

Extratipp: Wenn auf der Einladung für eine Firmenveranstaltung „sportlich leger“ vermerkt ist, heißt das für Ihren männlichen Partner z. B. eine Kombination, lange Stoffhose, Hemd oder Poloshirt und Sakko. Eine Krawatte wird nicht erwartet. Für die Dame ist damit z. B. eine lange Hose mit Blazer oder Rock mit Twin Set gemeint. Frauen haben da etwas mehr Spielraum. Denken Sie daran, dass es sich aber immer noch um ein Businessevent handelt und Sie nicht zu freizeitmäßig auftreten. Sportlich leger bedeutet nicht, dass Sie in Sportkleidung kommen sollen. Bitte wählen Sie keine Turnschuhe, kurze Hosen oder Jogginghosen aus.

Weitere Vermerke sind: „Eintritt nur mit Kostüm und Maske“ oder „feierliche Kleidung erwünscht“. Der Dresscode „Kostüm und Maske“ ist nicht erklärungsbedürftig, man erwartet eine Verkleidung von Ihnen.

Unter die Rubrik „feierliche Kleidung“ kann natürlich vieles fallen. Hierbei sollten Sie aber immer den Beginn der Veranstaltung im Hinterkopf haben. Startet die Feier vormittags oder nachmittags, sind knielange Kleider oder Hosenanzüge für Frauen durchaus üblich. Je später der Beginn einer Veranstaltung, desto länger die Röcke.

Was Sie zu verschiedenen Anlässen wissen müssen

Im beruflichen Umfeld gibt es einige Veranstaltungsformen, die wir hier kurz ansprechen möchten.

Extratipp: Im Vorfeld jeder Veranstaltung stellen Sie sich die folgenden Fragen und Sie sind jeder Situation gewachsen:

  • Wie pünktlich muss ich erscheinen?
  • Was muss ich anziehen?
  • Wird ein Geschenk erwartet oder reicht ein Blumenstrauß?
  • Gibt es etwas zu essen oder sollte ich vorher etwas zu mir nehmen?
  • Gibt es die Möglichkeit, Kontakte zu pflegen und auszubauen?
  • Bin ich allein eingeladen oder darf ich jemanden mitbringen?
  • Wann ist es angebracht, aufzubrechen?

Das Firmenjubiläum (abends im eleganten Hotel):

Pünktlichkeit:Toleranz minimal
Kleidung:Dunkler Anzug, Smoking; langes Abendkleid
Geschenk:Nein
Essen & Trinken:Festlich
Kontakte:Gut
Mitbringen von Personen:Nein
Aufbrechen:Nach den Programmpunkten bzw. nach dem Festessen

Empfang (z. B. Jubiläum der Stadt um 11:00 Uhr vormittags):

Pünktlichkeit:Ja, wenig Toleranz
Kleidung:Festlich, Anzug, Kostüm oder knielanges Kleid
Geschenk:Nein
Essen & Trinken:Stehparty, Getränke und Canapés
Kontakte:Eigeninitiative notwendig
Mitbringen von Personen:Nein
Aufbrechen:Nachdem die Ehrengäste gegangen sind

Das Abendessen bei Ihrem Chef (privat):

Pünktlichkeit:Ja, keine Toleranz
Kleidung:Business casual, wenn nicht anders ausgewiesen
Geschenk:Ja, Blumen, Konfekt oder Aufmerksamkeit
Essen & Trinken:Festlich
Kontakte:Gut
Mitbringen von Personen:Nein
Aufbrechen:1/2 – 3/4 Stunde nach dem Mocca

Firmen-Golfveranstaltung (Golfclub, tagsüber):

Pünktlichkeit:Zwei Stunden vor Turnierbeginn
Kleidung:Sportlich leger – sportlich elegant zum Abendessen
Geschenk:Nein
Essen & Trinken:Festlich
Kontakte:Gut
Mitbringen von Personen:Nein
Aufbrechen:Nach den Programmpunkten bzw. nach dem Festessen

Extratipp: Sind Sie auf einem Stehempfang eingeladen, halten Sie Ihr Glas am besten in der linken Hand, so haben Sie zur Begrüßung immer die rechte Hand frei. Haben Sie sowohl Glas als auch Teller zu halten, suchen Sie sich möglichst ein Plätzchen im Raum, wo Sie das Glas in Ihrer Nähe abstellen können. Geeignet sind hierfür Fenstersimse, kleine Stehtische, Kaminsimse oder sogar eine Bar, wenn vorhanden.

aus: Christina Tabernik, Anke Quittschau: Business Knigge für Frauen. Sicher auftreten im Beruf. Haufe Verlag.

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