Mentoringprogramm im Unternehmen erfolgreich nutzen

Fördern Sie den professionellen Erfahrungsaustausch durch Mentoring

Mentoringprogramm
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Wie kann der nächste Schritt auf meiner Karriereleiter aussehen? Welche Weiterbildung ist sinnvoll? Wie gehe ich mit Konflikten mit meinen Kollegen um und was muss ich bei der Organisation des wichtigsten Firmenevents alles beachten? Dies ist nur eine kleine Auswahl an Fragen, die in einem Mentoringtandem besprochen werden.

Das Konzept des Mentorings ist alt, es stammt aus der Antike. Der Kerngedanke – der Wissenstransfer zwischen einer erfahrenen und einer weniger erfahrenen Person – ist aber gleich geblieben.

Was ist Mentoring genau?

Kernstuck des Mentorings ist die persönliche Beziehung zwischen dem Wissen gebenden Mentor oder der Mentorin und dem bzw. der Mentee, also dem nehmenden Gegenuber. In vertraulichen Zweiergesprächen ist Raum für Fragen und Experimente, Lernen und Weiterentwicklung. Dabei gibt es verschiedene Formen des Mentorings.

Formell oder informell?

Bei einem formellen Mentoring spannt eine dritte Person den Mentor oder die Mentorin mit einem oder einer Mentee zusammen. Dafür kann sich beispielsweise die Personalabteilung in einem Unternehmen einschalten, etwa um eine „alte Häsin“ mit einem Berufseinsteiger zu verbinden. Eine Alternative ist der Weg über einen externen Dritten, etwa ein Netzwerk oder ein Verband, der ein Mentoringprogramm anbietet. Hier bewirbt sich der oder die Mentee und wird – nach einem Vorabgespräch – an einen Mentor oder eine Mentorin vermittelt. Solche formellen Mentorings gehorchen meist strengen Regeln. Zu Beginn vereinbaren die Beteiligten einen Vertrag und einen Zeitplan, die Ziele werden festgehalten und die Vertraulichkeit schriftlich zugesichert. Es geht aber auch ganz unkompliziert und informell: Eine ältere Kollegin trifft sich regelmäßig mit einer jüngeren und fordert deren Karriere – ohne Vereinbarung, ohne Zeitplan oder Ähnliches, einfach weil die beiden sich mögen und diese Form der Wissensweitergabe und Unterstützung schätzen.

Intern oder extern?

Die zweite Unterscheidung betrifft die Frage, ob es sich um ein internes oder externes Mentoring handelt, ob also die Mentoren bzw. Mentorinnen und Mentees aus dem gleichen oder aus unterschiedlichen Unternehmen stammen. Wichtig ist, dass die beiden nicht in einer direkten Arbeitsbeziehung zueinander stehen, auch wenn sie in einem Unternehmen arbeiten. Sonst besteht schnell die Gefahr von Interessenkonflikten.

Vor- und Nachteile

Jede der Formen hat Vor- und Nachteile. Bei einem formellen Mentoring erfolgt die Auswahl der Mentoren und Mentorinnen sehr bewusst, die Menschen, die sich dafür anbieten, werden speziell für diese Aufgabe geschult. Das Mentoringprogramm ist als Baustein in die gesamte Karriereplanung und -forderung eingebunden und wird professionell begleitet, sodass Mentorin bzw. Mentor und Mentee von vornherein wissen, worauf sie sich einlassen. Auf der anderen Seite besteht immer die Gefahr, dass Mentorin bzw. Mentor und Mentee sich nicht verstehen und keine Vertrauensbasis entsteht, wenn beispielsweise die Personalabteilung an der Bildung des Tandems beteiligt ist und hier nicht genügend Fingerspitzengefühl und Erfahrung besteht, um die passenden Partner auszuwählen. Und: Gelegentlich fallen bei einem formellen Mentoring über einen Verband oder Ähnliches Gebühren an, die der Mentee zu zahlen hat. Das hat Auswirkungen auf die Erwartungshaltung. Ein informelles Mentoring wiederum kann schnell an Grenzen stoßen, weil der Mentor oder die Mentorin sich doch nicht als richtige Person für die geplante Karriere erweist. Schnell sind dann verletzte Emotionen oder das Gefühl von Undankbarkeit im Spiel. Ähnlich sieht es bei der Frage „intern oder extern“ aus. Ein internes Mentoring hat den Vorteil, dass der Mentor oder die Mentorin Projekte, Personen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen genau kennt und so der oder dem Mentee viele wertvolle Hinweise geben kann. Allerdings kann es durchaus zu Konflikten kommen, weil eine Person über vertrauliche Informationen verfügt, die sie nicht an die andere weiterreichen darf, die aber wichtig für eine Entscheidung sind. In solche Gewissenskonflikte kommt ein externer Mentor oder eine externe Mentorin eher nicht – allerdings sind dann naturgemäß weniger tiefe Einblicke möglich.

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Was bringt ein Mentoringprogramm?

Viele Unternehmen haben den Wert des Mentorings erkannt und entsprechende Programme eingerichtet. „Mit einem Mentoringprogramm erzielt das Unternehmen einen Dreiklang“, sagt Gabriele Hoffmeister-Schonfelder von kontor5, einem Beratungsunternehmen, das Unternehmen bei der Einrichtung und Durchführung von Mentoringprogrammen berät und unterstützt. „Die oder der Mentee bekommt einen Wissensvorsprung und ihre Persönlichkeit entwickelt sich weiter. Der Mentor oder die Mentorin erhalt Wertschätzung und erlebt, dass sein oder ihr Wissen, dass die Kombination aus Lebens- und Berufserfahrung bei jemandem auf fruchtbaren Boden fällt und umgesetzt wird. Und das Unternehmen hat einen Wissenstransfer – nicht auf einer Datenbank, sondern einen zwischen Menschen –, was Unternehmensstrategie und -politik, was die Produkte etc. anbelangt.“ Typischerweise werden Mentoringprogramme für junge Führungskräfte, die auf diesem Weg in ihre Rolle hineinwachsen sollen, eingerichtet. Aber es gibt auch Angebote für weitere Berufsgruppen, etwa für Projektmitarbeiter, für Sachbearbeiter und auch für Assistentinnen und Sekretarinnen. „Wichtig ist, dass die Zielgruppen und die Ziele von einem Mentoringprogramm von vornherein feststehen“, betont Gabriele Hoffmeister-Schonfelder. „Wenn diese Punkte geklärt sind, kann man für jede Gruppe in einem Unternehmen ein Mentoring ins Leben rufen, etwa nur für Frauen, für Menschen mit einem technischen Hintergrund oder Ähnliches. “Mentoring ist aber nicht nur eine Personalentwicklungsmaßnahme. Daneben spielen Aspekte wie die Verbesserung der Chancengleichheit von Mann und Frau sowie der Imagegewinn für das Recruiting eine große Rolle, vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels.

„Sei du selbst die Veränderung, die du dir wünschst für diese Welt.“

Mahatma Gandhi, indischer Politiker (1869–1948)

Wenn das Unternehmen die Mentees auswählt

Die Ziele und Zielgruppen des Mentoringprogramms bestimmen bereits, für wen das Angebot offensteht. Daneben definieren Unternehmen oft weitere Bedingungen, wen sie selbst für das Programm gezielt ansprechen wollen.

Betriebszugehörigkeit

„Manchmal legen Unternehmen fest, dass der oder die Mentee eine Betriebszugehörigkeit von mindestens zwei Jahren haben soll. Das hat den Vorteil, dass diese Personen dann schon ein bisschen Ahnung haben, was im Betrieb los ist. Gleichzeitig haben die Verantwortlichen gesehen, dass sie Entwicklungspotenzial besitzen“, berichtet die Expertin aus der Praxis.

Berufsgruppierungen

Je nach Bedarf definieren Unternehmen auch, aus welchen Berufs- oder Gehaltsgruppen die Mentees stammen sollen. „Dann findet eine zielgerichtete Suche statt, beispielsweise ‚Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen über Gruppierung B7 und höher‘. Das bedeutet natürlich eine Vorauswahl“, erläutert Gabriele Hoffmeister-Schönfelder. „Oft hangen daran weitere Faktoren, etwa: ‚Wer in der Gruppierung B7 oder hoher ist, hat automatisch einen Hochschulabschluss.‘ Aus der Gruppe, die so entsteht, werden dann die potenziellen Mentees ausgewählt.“

GABRIELE HOFFMEISTER-SCHÖNFELDER

leitet das von ihr 1999 gegründete Unternehmen kontor5 und ist Vorsitzende der DGM (Deutsche Gesellschaft für Mentoring). 15 Jahre Berufserfahrung in einem Konzern ergänzen ihre Erfahrungen im Mentoring. Als Autorin zweier Bücher sowie zahlreicher Aufsätze zum Thema ist sie zudem Expertin in den Themen Gender Diversity, Frauenförderung, Demografie sowie Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Alter

Und das Alter? „Früher einmal gab es Begrenzungen, dass nur Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bis zu einem bestimmten Alter zum Mentoring zugelassen wurden. Das ist heutzutage zum Glück anders. Es gibt auch Mentees, die 50 plus sind, die einen Mentor oder eine Mentorin an die Seite gestellt bekommen, um etwas zu intensivieren und zu verbessern. Das ist sehr häufig bei Frauen der Fall, die bedingt durch die Familienphase beispielsweise aus einer Führungsposition rausgegangen sind und nun, da diese Phase abgeschlossen ist, wieder durchstarten wollen.“

Potenzielle Mentees für das Programm begeistern

Andere Unternehmen gehen den umgekehrten Weg und laden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ein, sich als Mentee für das Mentoringprogramm zu bewerben.

Informationen bereitstellen

Damit Interessierte mehr über das Programm erfahren, bieten sich Informationsveranstaltungen an. „Bei solchen Veranstaltungen geht es um Fragen wie ‚Was ist Mentoring?‘ und ‚Was sind die persönlichen Voraussetzungen?‘. Dabei ist es auch ganz wichtig zu sagen, was Mentoring nicht ist“, sagt Gabriele Hoffmeister-Schönfelder. „Ein Mentoring ist kein Coaching. Es kommt immer aus der Tagesroutine, während es beim Coaching darum geht, ein konkretes Problem mithilfe eines Profis von außen zu lösen.“ Im Anschluss können sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer gut informiert entscheiden, ob sie sich bewerben wollen oder nicht.

LEKTÜRE
Mehr zum Thema Coaching lesen Sie in dieser Ausgabe des sekretaria Magazins.

Das Bewerbungsverfahren

Natürlich behalt sich auch auf diesem Weg das Unternehmen die Entscheidung vor, wer letztlich in das Programm aufgenommen wird und wer nicht. Dafür gibt es regelrechte Bewerbungsverfahren mit Bewerbungsschreiben und Einzelgesprächen, um die Motive der Kandidaten und Kandidatinnen herauszufinden.

Mentoren für das Programm gewinnen

Ein Mentoringtandem besteht immer aus Mentor bzw. Mentorin und Mentee. Die Suche nach geeigneten Mentoren und Mentorinnen ist also ein ebenso wichtiger Schritt, um ein perfektes Matching – so heißt die Verknüpfung der Tandempartner – zu erreichen.

Was hat eine Mentorin vom Mentoringprogramm?

Während die Vorteile des Programms für Mentees offensichtlich sind, sind diejenigen für die Mentoren und Mentorinnen weniger klar. Was hat ein Mentor oder eine Mentorin davon, den Mentees Zeit und Wissen zur Verfügung zu stellen? „Die meisten Mentoren und Mentorinnen mochten ihr Wissen an jemanden weitergeben, der es haben will“, erläutert die Expertin. „Die Entscheidung, sich als Mentor und Mentorin zur Verfügung zu stellen, fallt meist sehr bewusst. Viele haben selbst als Mentee ein solches Programm durchlaufen und wissen, welchen Mehrwert es bietet.“ Auch der Rückblick auf die eigene Karriere, die Erfolge und die eigene Leistung spielt eine Rolle. Auch die Mentoren und Mentorinnen können sich konkret weiterentwickeln: „Im Gespräch mit dem Mentee kommen all die Themen des Führungsalltags zur Sprache und die Vorgehensweisen werden wieder präsent. Da findet eine intensive Reflexion statt. Das verändert das Führungsverhalten der Mentoren und Mentorinnen.“

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Mentoring. Im Tandem zum Erfolg. Von Tinka Beller und Gabriele Hoffmeister-Schönfelder / Gabal 2016.

Die Suche nach geeigneten Kollegen und Kolleginnen

Aus den Zielsetzungen und auch den Vorgesprächen mit den potenziellen Mentees ergibt sich schnell, welche Eigenschaften, Fähigkeiten und Kenntnisse der Mentor oder die Mentorin mitbringen muss, um der passende Tandempartner zu sein. „Oft schlagen die Unternehmen schon Führungskräfte vor, die sie sich als Mentoren und Mentorinnen vorstellen können. Auch hier finden dann intensive Vorgespräche statt, um herauszufinden, welche Lebens- und Berufserfahrungen jemand hat und was er weitergeben mochte. Daraus entsteht ein Profil, das die Grundlage für die Tandembildung ist“, beschreibt Gabriele Hoffmeister-Schönfelder das Verfahren. „Am wichtigsten ist aber, dass die Chemie zwischen Mentor bzw. Mentorin und Mentee stimmt, dass ein Vertrauensverhältnis entsteht.“

Interne Schulungen der Mentoren

Mentor oder Mentorin zu sein, braucht Vorbereitung. „Eine wichtige Frage ist immer: ‚Wie weit geht Mentoring?‘ Darauf muss man die Mentoren und Mentorinnen vorbereiten – und auch während einem Mentoringprogramm sollte eine Begleitung erfolgen, etwa über Gespräche oder Seminare.“

Persönlicher Austausch ist Trumpf

Ein Mentoringprogramm auf die Beine zu stellen und durchzufuhren – egal ob mit professioneller Unterstützung oder ohne –, bedeutet zweifelsohne einen großen Aufwand. Aber es zeigt auch, welche Wertschatzung ein Unternehmen seinen Mitarbeitern entgegenbringt. „Mentees empfinden es als großes Geschenk, an einem solchen Programm teilnehmen zu dürfen“, sagt Gabriele Hoffmeister-Schönfelder. „Vor allem, weil es dabei um ganz persönliche Gespräche geht. Das ist in unserer digitalen Welt gar nicht hoch genug einzuschätzen. Sich mit jemandem zu unterhalten, der einen ernst nimmt, der zuhört, Ratschlage gibt, redet – das sind wertvolle Erfahrungen, die das weitere Verhalten prägen und beeinflussen.“ Dieser persönliche, direkte Austausch ist vielleicht nicht mehr so modern – hat aber einen sehr großen Mehrwert!

Die Autorin Cordula Natusch ist Chefredakteurin des sekretaria-Magazins, freie Texterin und Redakteurin für Unternehmenskommunikation sowie Bloggerin bei www.arbeiten-im-sekretariat.de.
www.redaktion-natusch.de