Wissensmanagement

Wie Sie Wissen in Ihrem Unternehmen sammeln und weitergeben

Wissensmanagement
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Rund um das Thema „Wissensmanagement“ dürften inzwischen einige Regalmeter an Fachliteratur vorhanden sein. Die meisten dieser Ratgeber wenden sich indes eher an Großunternehmen. Lesen Sie in diesem Artikel, wie sich Wissensmanagement auch im Kleinen betreiben lässt.

Was den Weggang eines Mitarbeiters für ein Unternehmen so schmerzhaft und häufig auch teuer macht, ist gar nicht einmal der Verlust der Arbeitskraft. Diese lässt sich meist rasch ersetzen. Kostenintensiv ist die Einarbeitung des neuen Kollegen, der sich erst in die neue Organisation einfinden muss. Außerdem verliert das Unternehmen mit dem Ex-Kollegen auch eine Menge an Wissen – das berühmte „Gewusst-wie”, das nur dieser Kollege hatte, zum Beispiel im Vertrieb. Der Ex-Mitarbeiter wusste bei vielen Kunden, wie er auf seinen Ansprechpartner zugehen musste, um ein Ziel zu erreichen. Oder er hat bestimmte Strategien gar nicht erst ausprobiert, weil ihm ohnehin bereits klar war, dass sie nicht erfolgreich sein würden.

Rund um das Wissensmanagement sind zahlreiche IT-Lösungen gewachsen, die Unternehmen dabei unterstützen sollen, Wissen zu sammeln und vor allen Dingen auffindbar zu machen. In der höchsten Ausbaustufe kümmern sich in großen Unternehmen etwa Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) darum, Dokumente, Anleitungen und Erfahrungsberichte zu sammeln und systematisiert zur Verfügung zu stellen. Es geht aber auch in deutlich kleinerem Rahmen.

Wissen managen – Textdokumente plus Suchfunktion

Die wahrscheinlich einfachste Möglichkeit, Wissen und Anleitungen mit Kollegen auszutauschen, besteht wohl in einem gemeinsamen Verzeichnis im Netzwerk, das nach Kategorien geordnet das entsprechende Material aufnimmt. Zu bedenken ist dabei natürlich, dass dies kein Wissensmanagement im klassischen Sinne ist, denn darauf können. ja nur die Kollegen zugreifen, die auch die Berechtigung für den Ordner haben. Andererseits kann ein solcher Wissensspeicher eine gute Möglichkeit sein, um Tätigkeiten und Abläufe im Sekretariat zu dokumentieren.

Wie werden welche Vorgänge abgelegt? Was ist zu tun, wenn der Ansprechpartner im Reisebüro nicht erreichbar ist? Welche Vorlieben haben welche Mitarbeiter bei der Buchung von Hotels oder Mietwagen? Dies sind nur einige wenige Beispiele möglicher Inhalte. Dank der Suchfunktion von Windows lassen sich bei Bedarf auch Informationen rasch wiederfinden. Am besten legen Sie einfache Textdateien an, die auch schnell durchsucht und mit (fast) jeder Software geöffnet werden können.

Wissensmanagement für Fortgeschrittene – „OneNote“ oder „Evernote“

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Mit den Freigabefunktionen in „OneNote“ oder „Evernote“ können Wissen und Dokumente einfach geteilt werden.

Sofern alle Kollegen die gleiche Software einsetzen, können die bekannten elektronischen Zettelkästen „OneNote“ oder „Evernote“ ebenfalls für den Austausch von Wissen genutzt werden. Sie bieten gegenüber den reinen Textdateien den Vorteil, dass in den Notizbüchern auch andere Dateien abgelegt werden können und sich alle Einträge zusätzlich mit Schlagwörtern versehen lassen. Sowohl „Evernote“ als auch „OneNote“ besitzen die Funktion, Notizbücher oder einzelne Seiten für andere Personen freizugeben. So können die Informationen ganz elegant für andere zugänglich gemacht werden. Die Freigabe in „Evernote“ setzt allerdings auf das Zusammenspiel mit dem Server des Anbieters. Deswegen sollten dort nur Informationen zu allgemeinen Abläufen, aber keine geschäftskritischen Daten abgelegt werden.

Wie Wikipedia, aber in „echt einfach“

Vielleicht haben Sie Wikipedia nicht nur zum Nachschlagen verwendet, sondern dort bereits einen Artikel bearbeitet. Dann wissen Sie ja, wie einfach das ist. Der große Vorteil eines solchen Wikis besteht in der Vernetzung der Inhalte und der relativ einfachen Bearbeitung der Beiträge. Ein zentrales Wiki für ein Unternehmen oder eine Abteilung setzt üblicherweise aber eine entsprechende Installation auf einem Webserver voraus. Das ist für den Wissensaustausch in der Arbeitsgruppe etwas viel Aufwand.

Es gibt aber noch eine weitere Möglichkeit. Und die kommt völlig ohne die Installation von Software aus. Alles, was Sie benötigen, ist ein aktueller Browser. Die gesamte Logik und alle Inhalte stecken in einer HTML-Datei.

Besuchen Sie die Seite tiddlywiki.com. Auf der rechten Seite finden Sie eine kleine Symbolleiste. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol mit dem Häkchen und führen Sie den Befehl „Seite speichern unter“ bzw. „Speichern unter“ aus dem Kontextmenü aus. Damit laden Sie eine Kopie des Quelltexts auf Ihren Rechner oder legen die Datei auf einem Netzlaufwerk ab. Öffnen Sie anschließend diese lokale Kopie mit dem Browser über dessen Menü „Datei“. Klicken Sie nun auf das kleine Zahnrad. Damit öffnen Sie den Dialog mit den Einstellungen.

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In den Einstellungen von „TiddlyWiki“ ändern Sie das Wiki gemäß Ihren Wünschen ab.

Dort können Sie beispielsweise einen eigenen Titel für das Wiki definieren. Sobald Sie Änderungen am Inhalt vornehmen, färbt sich das Icon mit dem Häkchen rot. Es erinnert Sie daran, dass Sie Ihre Arbeit speichern sollten. Das machen Sie immer mit einem Mausklick auf das Icon, da nur dann sichergestellt wird, dass die im Hintergrund abgearbeiteten Skripte auch korrekt beendet werden. Mit einem Klick auf das Pluszeichen legen Sie einen neuen Beitrag an. Diese Informationsblöcke werden im Wiki selbst als „Tiddler“ bezeichnet. Sie können eine Überschrift anlegen und den Text bearbeiten. Welche Formatierungszeichen möglich sind, erfahren Sie mit einem Klick auf den Link „Wiki Text“. Damit gelangen Sie auf eine Hilfeseite, die im Web bereitgehalten wird. Ein Hinweis: Abhängig vom verwendeten Browser kann es passiert, dass Sie eine Kopie des aktuellen Wikis herunterladen. Damit Sie Ihre Änderungen sehen können, müssen Sie diese Kopie, statt des Originals, öffnen. In den meisten Fällen ist dieser etwas umständlichere Weg aber nicht notwendig.

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Schnell ist ein Beitrag für die Kollegen in diesem handlichen Wiki geschrieben.

Tipp:
Ein ebenfalls leicht zu bedienendes Wiki, das aber auch auf einem Server installiert werden muss, ist das aus Deutschland stammende „Dokuwiki“. Es kommt ohne Datenbank aus und legt alle Inhalte in einfachen Textdateien ab. Das bietet den Vorteil, dass Sie die Daten einfach mit anderen Programmen austauschen können.

Der Autor Stephan Lamprecht ist freier Journalist und Autor zu den Themen Informatik, Arbeitsorganisation und Zeitmanagement.

  1. Jutta Fiedler

    Das Thema begleite ich auch in unserem Unternehmen. Ich bin selbst seit 12 Jahren im Unternehmen und was hat sich alles verändert in all den Jahren. Viele Abläufe sind digitalisiert und automatisiert worden mit Hilfe von Software. Am Empfang haben wir ein Vertretungshandbuch zum Nachlesen, aber auch das kann in ein Rohrer Wiki, so nennen wir unser „Baby“ integriert werden. Es ist noch nicht abgeschlossen, aber wir dachten an eine Umsetzung mit Google Drive.

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