Kosten von Meetings und Events senken

Kosten von Meetings und Events senken
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Der Kollege schwärmt Ihnen vom Hotel seiner Geschäftsreise vor: tolle Lage, moderne und geräumige Zimmer und erst das Essen… Tatsächlich ist es sinnvoll, für Meetings und Events Angebote von jenen Hotels einzuholen, mit denen Sie auch bei Geschäftsreisen zusammenarbeiten. So können Sie Kosten senken.

Es ist erstaunlich, aber selbst in Unternehmen, die über eine ausgefeilte Reiserichtlinie verfügen, fehlt oft eine ähnliche Regelung für Meetings und Events. Ein Grund dafür ist, dass die Organisation solcher Veranstaltungen von den zuständigen Kollegen oft als Prestigeprojekt angesehen wird. Da lässt sich keiner gern reinreden.

Aber in Zeiten knapper Kassen ist eine Richtlinie fast unumgänglich, denn im Meeting- und Eventbereich sind nach Informationen des Travelmanagement-Experten Carlson Wagonlit Travel-Einsparungen von bis zu 20 Prozent möglich.

Arbeiten Sie mit einer Richtlinie

Ebenso wie für Geschäftsreisen erarbeiten Sie also Vorgaben für Meetings und Events: Welche Hotelkategorie darf gebucht werden? In welchen Städten dürfen die Veranstaltungen stattfinden? Wie soll die Anreise erfolgen? Welche weiteren Dienstleister, z. B. für die Veranstaltungstechnik oder das Rahmenprogramm, dürfen jeweils gebucht werden?

Und überhaupt: Wann ist das Meeting oder Event angebracht? Ist es eventuell möglich, stattdessen eine Videokonferenz einzuberufen? Berücksichtigen Sie hier jeweils, wer teilnimmt. Ein Meeting, das Ihr Geschäftsführer abhält, verlangt eine andere Ausstattung z. B. des Konferenzsaals als eines der Vertriebsabteilung.

Organisation zentralisieren

Damit die Richtlinie auch umgesetzt wird, ist es sinnvoll, die Organisation zu zentralisieren. Wenn jede einzelne Abteilung ihr Event auf eigene Faust plant, fehlt die Übersicht über die Kosten. Außerdem bietet gerade die Bündelung von Aktivitäten ein großes Einsparpotenzial. Ihre Verhandlungsmacht gegenüber Hotels und anderen Anbietern wächst sprunghaft, wenn Sie vier Events im Jahr statt einem einzelnen unterbringen müssen.

Tipp: Dieser Schritt ist nicht einfach. Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Kollegen Veranstaltungen organisieren, versuchen Sie zumindest, regelmäßige Treffen zu etablieren, um sich untereinander abzustimmen.

Einkauf professionalisieren

Damit sind wir auch schon beim nächsten Punkt: dem Einkauf. Wenn feststeht, welche Events wann stattfinden, sollte ein standardisiertes Verfahren greifen, um die Kosten auf ein Minimum zu reduzieren. Dazu gehört, die Zahl der Dienstleister, mit denen Ihr Unternehmen zusammenarbeitet, zu verringern.

Im Idealfall versuchen Sie, Ihr Kontingent für Events mit dem für Geschäftsreisen zusammenzufassen. So wird es für Sie leichter, günstige Preise bei Hotels durchzusetzen. Außerdem sparen Sie bei einer begrenzten Zahl von Anbietern sehr viel Zeit, weil Sie nicht über jedes einzelne Event mit vielen verschiedenen Ansprechpartnern verhandeln müssen.

Sammeln Sie Daten zur Optimierung

Einsparungen bei Geschäftsreisen, Meetings und Events durchzusetzen, ist keine einmalige Angelegenheit, sondern eine dauerhafte Aufgabe. Voraussetzung ist, dass Ihnen Daten vorliegen, die Trends und Ausreißer, Abweichungen und Fortschritte zeigen. Solche Leistungsindikatoren sollten sorgfältig definiert und messbar sein. Aus ihnen müssen Sie ablesen können, ob die Richtlinien eingehalten werden oder nicht. Relevante Werte können u. a. sein:

  • Durchschnittliche Ticketpreise und Zimmerraten
  • Zeitpunkt der Vorausbuchungen bei Flugreisen
  • Flugklassen und Hotelzimmerkategorien

Das ist aber nur der erste Schritt. Versuchen Sie, die Werte aktiv zu nutzen. Dazu bereiten Sie diese zunächst übersichtlich, z. B. in Diagrammen, auf. So lassen sich die Details besser erfassen. Vergleichen Sie anschließend die Istwerte mit den Vorgaben. Wo gab es Abweichungen? Welche Gründe haben sie? Wie lassen sie sich in Zukunft vermeiden?

Führen Sie aber nicht nur interne Vergleiche durch. Viele Geschäftsreiseanbieter veröffentlichen regelmäßig Statistiken. Gleichen Sie Ihre Werte damit ab: Wo zahlen Sie im Branchenvergleich womöglich zu viel? Welche Trends lassen sich bei Anbietern erkennen und wie können Sie diese für Ihr Unternehmen nutzen?

Tipp: Sie sollten auf jeden Fall auch die Zufriedenheit der Reisenden erfassen. Denn immer gilt: Es sind Menschen, die hier unterwegs sind – und ohne deren Mitwirkung wird keine Richtlinie der Welt das Unternehmen voranbringen.

Übrigens: Auch umweltrelevante Faktoren werden immer wichtiger. Sie sollten also außerdem die CO2-Emissionen erfassen, die durch die Geschäftsreise angefallen sind.

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