Routinierte Meetings sind gut, Meetings, die nicht nur routiniert, sondern kurz und effizient sind, sind besser! Überlegen Sie doch einmal, wie Sie für die Teilnehmer neue Reize setzen können und wie auch regelmäßige Treffen wieder mehr Schwung bekommen. Schon Kleinigkeiten können einen großen Effekt haben.
Der reibungslose Ablauf ist bei einer Besprechung ebenso wichtig wie die gezielte Nachbereitung, damit das, was besprochen wurde, auch in die Praxis umgesetzt wird.
Ort, Dauer, Teilnehmer
Viele Besprechungen finden regelmäßig am selben Ort zur selben Zeit mit denselben Teilnehmern statt. Das ist einerseits gut, denn die Routine, die sich so einstellt, macht viele Vorbereitungsarbeiten überflüssig. Andererseits liegt darin aber auch eine Gefahr, denn was früher gut und richtig war, kann sich heute als überflüssig erweisen.
Wenn Sie das nächste Meeting planen, hinterfragen Sie einmal alle relevanten Punkte: Ist der Raum noch geeignet oder gibt es mittlerweile bessere Lösungen im Unternehmen? Das kann Lage und Größe betreffen, aber auch die technische Ausstattung. Möglicherweise kann das Meeting verlegt werden und andere Kollegen sind dankbar, den Raum derweil nutzen zu können.
Sehen Sie sich auch die Ausstattung an: Sind immer bequeme Sitzmöglichkeiten vorhanden? Gibt es ausreichend Ablagefläche für Stifte und Unterlagen, aber auch für Gläser, Flaschen etc.?
Als Nächstes prüfen Sie die Dauer der Besprechung. Womöglich stehen auf der regelmäßigen Tagesordnung Punkte, die schon lange nicht mehr den Stellenwert haben wie früher einmal. Vielleicht lässt sich Zeit sparen, indem diese gestrichen oder wenigstens eingeschränkt werden?
Wer nimmt am Meeting teil? Sind etwa Personen mal für Projekte hinzugekommen und dann dabei geblieben, obwohl ihre Anwesenheit gar nicht mehr notwendig ist? Vielleicht können auch einzelne Kollegen das Meeting früher verlassen, indem Besprechungspunkte, die sie nicht betreffen, in der Tagesordnung ans Ende verlegt werden? Solche Dinge können Sie natürlich in der Regel nicht allein bestimmen, aber Sie können Ihren Chef darauf aufmerksam machen.
Die Tagesordnung
Eine Tagesordnung entsteht im Grunde immer nach demselben Schema: Sie erstellen einen ersten Entwurf (der bei regelmäßigen Meetings meist schon feststeht) und bitten dann den Besprechungsleiter und die Teilnehmer darum, Ihnen weitere Punkte zu nennen, die es zu besprechen gibt. Wie schon erwähnt, ist es sinnvoll, von Zeit zu Zeit das Grundgerüst von regelmäßigen Meetings unter die Lupe zu nehmen. Oft sorgen schon Kleinigkeiten dafür, dass der Aufwand sinkt.
Werfen Sie – in Rücksprache mit Ihrem Chef – möglichst alles raus, was die Kollegen sich aus anderen Quellen beschaffen können. Bei einem Meeting referiert immer ein Kollege eine halbe Stunde lang über die neuesten Umsatzzahlen? Vielleicht ist es sinnvoller und zeitsparender, die Zahlen per E-Mail zu verschicken und im Meeting nur noch Fragen dazu zu beantworten.
Insgesamt sollte die Tagesordnung kurz und überschaubar sein. Notieren Sie, um welches Thema es geht, wer es jeweils vorgeschlagen hat und wie viel Zeit dafür vorgesehen ist. Sonst geraten die Meeting Teilnehmer schnell unter Druck und die Stimmung verschlechtert sich. Ineffektive Sitzungen wären dann das Ergebnis. Wenn Sie alle Aspekte berücksichtigt haben, verschicken Sie die Tagesordnung zusammen mit der Einladung. Vergessen Sie nicht den Hinweis darauf, dass die Teilnehmer, die für bestimmte Tagesordnungspunkte verantwortlich sind, das Material mitbringen oder rechtzeitig vorher bei Ihnen einreichen. Geben Sie dafür einen Termin vor, der es Ihnen erlaubt, ohne Stress z. B. noch ausreichend Kopien zu erstellen.
Während der Besprechung
Nehmen Sie an der Besprechung teil? Dann ist eine gute Vorbereitung von zentraler Bedeutung. In welcher Funktion sind Sie dabei – als Teilnehmerin, als Moderatorin oder als Protokollantin? Stellen Sie das Material zusammen, das Sie benötigen, und machen Sie sich mit den Themen vertraut. Als Teilnehmerin sollten Sie sich fragen, welche Ziele Sie selbst im Meeting verfolgen.
Auch als Protokollantin ist eine gute Vorbereitung Pflicht. Sammeln Sie zu allen zu besprechenden Punkten Informationen, um Wortbeiträge richtig aufnehmen und einschätzen zu können. Sonst kann es z. B. schwierig werden, Fakten von Meinungen zu trennen. In das Protokoll gehören neben Angaben wie
- Datum und Uhrzeit,
- Teilnehmer (aber auch Abwesende sollten Sie mit dem Grund der Abwesenheit erwähnen),
- das Thema der Besprechung,
- die behandelten Punkte und der Verlauf der Besprechung,
- alle Ergebnisse und geplanten Maßnahmen,
- offen gebliebene Punkte,
- die weitere Vorgehensweise und der Termin für die nächste Zusammenkunft.
Tipp: Sind während des Meetings Charts entstanden? Dann sollten Sie diese fotografieren und an Ihr Protokoll anhängen.
Die Nachbereitung
Das Protokoll ist die Basis für die Nachbereitung, denn in ihm ist festgehalten, welches die nächsten Schritte sind und wer verantwortlich ist. Daher muss es nun ausformuliert und den Teilnehmern zugeschickt werden. Bitten Sie darum, dass Unstimmigkeiten und offene Punkte noch geklärt werden, und besprechen Sie Ihr Protokoll mit Ihrem Vorgesetzten. Erst dann sollten Sie die endgültige Fassung herausgeben und unterschreiben lassen. Achten Sie darauf, dass auch Kollegen, die am Meeting nicht teilnehmen konnten, eine Kopie erhalten.
