Eilige Schreiben sicher formulieren

Eilige Schreiben sicher formulieren
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Sie sollen einen Geschäftsbrief versenden, haben den Schreibtisch jedoch voll Arbeit? Ihr Chef bittet Sie um den Entwurf eines Briefes, der eigentlich schon gestern hätte versendet werden sollen? Manchmal kommen Sie um eilige Schreiben nicht herum.

Manchmal muss es einfach schnell gehen. Viel Zeit für lange Überlegungen bleibt dabei nicht immer. Das haben Sie in Ihrem beruflichen Alltag sicherlich schon häufig festgestellt. Doch besonders in der Geschäftskorrespondenz, bei eiligen Schreiben, schleichen sich Fehler ein. Häufig mit weitreichenden Folgen. Denn ein fehlerreiches Schreiben spricht nicht gerade für Professionalität und Qualität. Ein undeutlicher Inhalt, der widersprüchlich oder schlicht unzusammenhängend ist, wirft ebenfalls ein negatives Licht auf Sie und das Unternehmen. Es gilt also, gründlich und sorgfältig zu arbeiten. Auch und gerade, wenn Sie unter Zeitdruck wichtige Schreiben verfassen müssen.

Textbausteine sparen Zeit und Nerven bei eiligen Schreiben

Damit Sie in diesen Situationen nicht unter Stress geraten oder Fehler machen, empfiehlt es sich, mit Textbausteinen zu arbeiten. Diese können Sie vorbereiten und dann, wenn es schnell gehen muss, dem Anlass entsprechend zusammenfügen. Auf diese Weise lassen sich kurzfristige, aber professionelle Briefe sowie Formschreiben erstellen.

Dabei sollte Ihr Schreiben jedoch nicht nur aus formeller Sicht überzeugen, sondern auch inhaltlich. Investieren Sie also Zeit in das Erstellen Ihrer Textbausteine:

  • Den Bedarf ermitteln: Überlegen Sie sich zunächst genau, welche Art von eiligen Schreiben Sie regelmäßig benötigen. Machen Sie sich dazu immer dann Notizen, wenn wieder ein solches Schreiben ansteht. Notieren Sie den Anlass möglichst detailliert. So haben Sie einen Überblick darüber, welche Textbausteine für Sie besonders hilfreich sind und, bei welchen Themen sich eine Vorbereitung lohnt.
  • Klar und deutlich: Besonders bei Schreiben, die zwischen Tür und Angel erstellt werden, führen unklare Formulierungen häufig zu Missverständnissen. Legen Sie bei der Erstellung einzelner Textbausteine aus diesem Grund Wert auf deutliche Aussagen, die keinen Raum für Spekulationen lassen.
  • Formell korrekt: Achten Sie bei Ihren Textbausteinen darauf, dass diese immer der DIN 5008 entsprechen. Von individuell geschriebenen Geschäftsbriefen sollten sie sich nicht unterscheiden. Ganz wichtig: Für den Empfänger darf nicht erkennbar sein, dass das Schreiben innerhalb kurzer Zeit aus Textbausteinen zusammengefügt wurde.

Sicher und auffindbar ablegen

Haben Sie verschiedene Textbausteine erstellt, speichern Sie diese so ab, dass Sie schnell und zuverlässig darauf zurückgreifen können. Es ist ärgerlich, wenn Sie in einer Stresssituation, in der eine schnelle Reaktion erforderlich ist, nicht die erstellten Bausteine nutzen können, weil Sie diese an falscher Stelle abgelegt haben.

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Ebenso wichtig wie eine Speicherung mit schnellen Zugriffsmöglichkeiten ist auch die Qualitätssicherung. Bei einem Zusammenfügen von Textbausteinen unter Zeitdruck ist die Gefahr falsch gewählter oder unvollständiger Anreden oft groß. Achten Sie daher auch in stressigen Situationen darauf, dass Sie sich immer an den richtigen Empfänger wenden. Das gilt auch für individuell einzufügende Zahlen, etwa für Honorare. Eine falsche Zahl, die aus einem anderen Schreiben fälschlicherweise übernommen wurde, kann negative Folgen haben.

Wichtig ist zudem die kundenorientierte und sachliche Formulierung Ihres Schreibens. Das gilt auch, falls Sie sich für das Erstellen des Briefes in erster Linie Ihrer Textbausteine bedienen.

Zeit für Korrekturen einplanen

Und egal, wie eilig ein Schreiben ist: Lesen Sie es grundsätzlich noch einmal intensiv durch und prüfen Sie es, bevor es an den Kunden rausgeht. So merzen Sie Flüchtigkeits- und Tippfehler aus. Das gilt auch für Ihre E-Mail-Korrespondenz. Denn unter Stress ist die Gefahr häufig groß, dass auf „Absenden“ geklickt wird, obwohl noch wichtige Inhalte fehlen oder Fehler enthalten sind. Auch unter größtem Zeitdruck sollte Ihre Devise darum lauten: Lieber einmal mehr lesen, als mangelhafte Schreiben versenden.

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