Einleitungssatz und Schlusssatz im Geschäftsbrief: Setzen Sie Akzente!

Geschäftsbriefe: Einleitungssatz und Schlusssatz
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Bei den Geschäftsbriefen Ihres Chefs kommt es manchmal auf den besonderen Kniff an: ein versöhnlicher Einleitungssatz – und der Ärger bei einem erzürnten Kunden ist verflogen. Ein knackiger Schlusssatz am Ende des Briefs – und ein potenzieller Geschäftspartner ist endgültig von Ihrem Unternehmen überzeugt.

Aber niemand kann ständig rhetorische Höchstleistungen erbringen. Was also, wenn Ihre Inspiration Sie einmal im Stich lässt? Dann verwenden Sie einfach eines unserer Beispiele für Einleitungs- und Schlusssätze. Und mit dem sekretaria-Stilberater verpassen Sie Ihrer Geschäftskorrespondenz den letzten Feinschliff. Die erste Grundregel für überzeugende Texte und guten Stil: Achten Sie auf aktive, positive und moderne Formulierungen – und zwar nicht nur in Einleitungssatz und Schlusssatz Ihrer Briefe!

Individuelle Formulierungen für Einleitungs- und Schlusssätze

Wie in anderen Bereichen des Lebens verhält es sich auch in der Geschäftskorrespondenz: Der erste Eindruck zählt! D. h. der Einleitungssatz prägt die Einstellung des Empfängers gegenüber Ihrer Botschaft. Gleichzeitig haben Sie mit dem Schlusssatz am Ende des Geschäftsbriefes die Möglichkeit, Ihre Aussage zu unterstreichen und die positive Wirkung zu verstärken. Überzeugen können Sie natürlich nur, wenn der Leser nicht das Gefühl hat, die Formulierung schon in Dutzenden anderen Briefen gelesen zu haben. Greifen Sie also nicht auf Sätze von der Stange zurück, wenn Sie einen wichtigen Geschäftsbrief verfassen. Nehmen Sie sich die Zeit, einen freundlichen Einleitungssatz und Schlusssatz für Ihren geschäftlichen Brief individuell und passend zum Anlass zu formulieren. Es lohnt sich.

Grundregeln für einen guten Schreibstil in der Korrespondenz

Da Sie Interesse und Sympathie wecken und den Empfänger ansprechen wollen, sollten Sie folgende grundsätzliche Regeln für die schriftliche Kommunikation beachten – und zwar nicht nur bei Einleitungssatz und Schlusssatz Ihrer Geschäftsbriefe:

a) Schreiben Sie einfach:

  • Verwenden Sie geläufige Formulierungen.
  • Erklären Sie Fach- und Fremdwörter, wenn deren Verwendung sich nicht vermeiden lässt.
  • Schreiben Sie kurze Sätze mit verständlichem Satzbau.
  • Verwenden Sie moderne, aktive und positive Formulierungen.
  • Verzichten Sie auf jegliche Befehle und Anordnungen, wählen Sie lieber einen informierenden und motivierenden Stil.

b) Geben Sie Ihrem Geschäftsbrief eine erkennbare und nachvollziehbare Struktur:

  • Bauen Sie Ihre Briefe folgerichtig und logisch auf.
  • Gliedern Sie den Geschäftsbrief gut auf inhaltlicher und optischer Ebene.
  • Heben Sie Wesentliches optisch und sprachlich hervor.

c) Denken Sie an Prägnanz:

  • Behandeln Sie nur das Essenzielle.
  • Formulieren Sie knapp und treffend.
  • Verwenden Sie keine Floskeln und keine nichtssagenden Redewendungen.
  • Wiederholen Sie sich nicht selbst und auch nicht das, was der Briefpartner Ihnen bereits mitgeteilt hat.

d) Formulieren Sie Ihren Geschäftsbrief anregend:

  • Bemühen Sie sich um abwechslungsreiche Gestaltung Ihrer Briefe.
  • Achten Sie im Geschäftsbrief stets auf einen höflichen und freundlichen Ton.

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Ein zeitgemäßer Schreibstil in der Korrespondenz ist die halbe Miete

Ihr Briefstil sollte also verständlich, effizient und kundenorientiert sein. Mit einem zeitgemäßen Stil und einer modernen Korrespondenz kommen Sie wesentlich schneller ans Ziel und tragen zu einem positiven Image Ihres Unternehmens bei. Vermeiden Sie in der schriftlichen Kommunikation vor allem den „Wir“-Stil, negative und wertende Formulierungen sowie Phrasen, Floskeln und Doppelausdrücke. Seien Sie stets bemüht, Ihren Stil den modernen Gepflogenheiten und dem jeweiligen Adressaten bzw. der vorliegenden Situation anzupassen. Ein guter Einleitungssatz und ein abrundender Schlusssatz dienen dann dazu, den positiven Gesamteindruck Ihrer Korrespondenz noch einmal zu unterstreichen. Am Anfang benötigen Sie wahrscheinlich ein wenig mehr Zeit und Anstrengung, um die Ihnen antrainierten „alten Kaufmannszöpfe abzuschneiden“. Aber mit jedem Brief werden Sie routinierter und sicherer im Umgang mit zeitgemäßer Geschäftskorrespondenz.

Aller Anfang muss nicht schwer sein: schneller zum perfekten Einleitungssatz

Kennen Sie die „Angst vor dem weißen Blatt“? Wenn Sie minutenlang vor dem Monitor sitzen und darüber brüten, mit welchen Formulierungen Sie am besten in einen Geschäftsbrief einsteigen? Der Einleitungssatz eines Textes ist meistens der schwerste. Gerade deshalb ist es sinnvoll, ihn nicht als Erstes zu formulieren. Sie blockieren sich eher selbst, wenn Sie gleich am Anfang den perfekten Einstieg auf den Bildschirm zaubern wollen. Schreiben Sie besser zuerst den Rest des Briefes. So werden Sie sich darüber klar, was Sie dem Empfänger im Einzelnen mit Ihrem Schreiben mitteilen wollen, und können anschließend Ihre knackige Einleitung als Sahnehäubchen obendrauf setzen. Und wenn Ihnen beim Besten willen nichts einfällt? Dann nehmen Sie einfach eines der unten stehenden Beispiele als Inspiration!

Kommen Sie schon mit der Einleitung auf den Punkt

Viele Schreiber machen es sich viel zu umständlich, wenn sie die Einleitung für ihren Geschäftsbrief formulieren. Mit langen Erläuterungen wollen sie den Empfänger an ihr Anliegen heranführen. Dabei kann gerade das bei schwierigen Briefen, wie einer Antwort auf eine Beschwerde oder der Kontaktaufnahme mit einem neuen Kunden, regelrecht unsouverän wirken. Viel effektiver und auch für Sie selbst deutlich einfacher ist es, wenn Sie bei der Formulierung der Einleitung eine simple Regel befolgen: Kommen Sie direkt zur Sache und bringen Sie Ihre Aussage in einem Satz auf den Punkt. Beziehen Sie sich mit dem Einleitungssatz immer konkret und direkt auf den Anlass oder Grund Ihres Schreibens.

Der gelungene Start: Beispiele für den Einleitungssatz

Die folgenden Beispiele für Formulierungen geben Ihnen Anregungen, wie Sie für verschiedene Anlässe einen prägnanten Einleitungssatz finden:

  • Ihre Verärgerung über die verspätete Lieferung ist verständlich …
  • Sie haben uns mit Ihrem Hinweis eine Menge Arbeit erspart. Vielen Dank.
  • Ihre Fragen haben wir sofort geprüft. Hier die benötigten Antworten.
  • Bitte entschuldigen Sie die verspätete Antwort. Vorab war noch einiges zu klären.
  • Über Ihre schnelle Antwort haben wir uns sehr gefreut.
  • Für Ihr freundliches Schreiben/Ihren freundlichen Brief vom … vielen Dank.
  • Ihr Brief hat uns gezeigt, dass …
  • Das Telefongespräch mit Ihnen war sehr informativ für mich.
  • Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem Projekt. Hier unsere Vorschläge …
  • Von einem Geschäftsfreund, Herrn XY, erfuhren wir, dass Ihr Unternehmen einen guten Ruf in der XY-Branche hat.
  • Bei meinem Besuch auf der Herbstmesse in Köln wurde ich auf Ihre Erzeugnisse aufmerksam.
  • Für Ihre Anfrage danken wir. Ihr Warenmuster liegt uns vor.
  • Danke für Ihr Interesse
    (Anruf/Anfrage/Schreiben/Unterlagen).
  • Vielen Dank für Ihre Anfrage und das Vertrauen, das Sie unserem Hause entgegenbringen.
  • Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Dienstleistungen
    (Produkten/Leistungen).
  • Über Ihren Besuch auf der XY-Messe haben wir uns sehr gefreut. Wie besprochen erhalten Sie heute das Angebot über …
  • Ihr Angebot interessiert uns. Gerne möchten wir Ihre Produkte kennen lernen.
  • Herzlichen Dank für die pünktliche Lieferung von XY.
  • Sie haben sich über den Service geärgert. Das bedaure ich sehr!
  • Danke für Ihre eingegangenen Zahlungen.
  • Bitte entschuldigen Sie, dass ich – durch Krankheit bedingt – nicht früher geantwortet habe.
  • Sie interessieren sich für … . Hier sind wir der richtige Partner.
  • Danke für Ihre Anfrage vom … . Wir freuen uns darüber.
  • Wir freuen uns, dass wir von … empfohlen wurden und werden alles tun, um Ihren Erwartungen zu entsprechen.
  • Eine Geschäftsverbindung mit Ihnen würden wir uns sehr wünschen.
  • Ja, Sie haben Recht. Dass Sie ungehalten sind, kann ich sehr gut verstehen. Ich muss Ihnen sagen, dass das Verschulden bei mir persönlich liegt.

Der Schlusssatz im Geschäftsbrief – das letzte Wort als Steuerungsinstrument

Es ist verlockend: Sie haben Ihr Anliegen geschildert, den Empfänger ausreichend informiert. Jetzt müssen Sie ihn nur noch mit einer schnellen Abschiedsfloskel und der Grußformel aus dem Brief entlassen und dann ab damit in die Post! Stopp! Laufen Sie nicht in diese Falle! Viele machen den Fehler, dem Schlusssatz nicht genug Bedeutung beizumessen. Dabei kann eine geschickte Formulierung im Schlusssatz mit kleinem Aufwand eine große Wirkung entfalten. Sie können damit die Reaktion des Empfängers in die von Ihnen gewünschte Richtung lenken. Ein freundliches Dankeschön, der Ausblick auf die zukünftige Zusammenarbeit, ein Gesprächsangebot – mit einem solchen Schlusssatz können Sie den Erfolg Ihres Briefs sichern. Auch Fragen sind in einem Brief als moderner Schlusssatz legitim und setzen besondere Akzente. Auf jeden Fall gilt auch hier wie beim Briefeinstieg: Kurze Sätze sind besser als ausufernde Formulierungen, wie die unten stehenden Beispiele zeigen.

Ob Absage, Anfrage oder Angebot: eine Schlussformulierung für jede Gelegenheit

Mit diesen Formulierungen finden Sie in unterschiedlichen Situationen für Ihren Brief einen passenden Schlusssatz:

  • Über Ihre zustimmende Entscheidung freuen wir uns sehr.
  • Dürfen wir Ihre Antwort bald erwarten?
  • Könnten Sie mir vorab Prospekte über Ihre Artikel zuschicken?
  • Gerne erwarten wir Ihre Antwort.
  • Allen Beteiligten herzlichen Dank für Ihre Unterstützung.
  • Bitte haben Sie Verständnis für unsere Entscheidung. Wir erarbeiten gerne mit Ihnen zusammen weitere Projekte.
  • Vielen Dank für Ihr Verständnis
    (Unterstützung/Mitarbeit/Hilfe/Kooperation).
  • Über einen Auftrag (Bestellung/Bescheid) freuen wir uns.
  • Ich freue mich auf unser Gespräch. Sicher wird es ein interessanter Gedankenaustausch.
  • Die noch offenen Fragen können wir im Gespräch mit Ihnen klären.
  • Wann dürfen wir Ihre Nachricht erwarten?
  • Schreiben Sie uns. Wir schicken Ihnen gerne ausführliches Informationsmaterial.
  • Wir beraten Sie gerne.
  • Danke für Ihr Entgegenkommen.
  • Ihre Interessen und Wünsche werden unsere ganze Aufmerksamkeit finden.
  • Haben Sie noch Fragen? Bitte rufen Sie mich an.
  • Die Anzahlung erfolgt sofort nach Eingang der Auftragsbestätigung.
  • Ihren Auftrag werden wir mit größter Sorgfalt ausführen.
  • Sie werden mit der Ausführung Ihrer Bestellung zufrieden sein.
  • Helfen Ihnen unsere Informationen weiter?
  • Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.
  • Wir freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit.
  • Wir freuen uns auf Ihr Feedback.
  • Wenn wir eine Nachricht von … erhalten haben, melden wir uns selbstverständlich bei Ihnen.
  • Sie erhalten den Betrag in den nächsten Tagen.
  • Wir können gut verstehen, dass Ihnen diese Entscheidung nicht leicht fällt. Aber bitte verstehen Sie auch unsere Situation.
  • Auf Ihren Besuch bei uns in Köln freuen wir uns sehr.
  • Bitte schicken Sie uns die Preisliste. Vielen Dank.
  • Was halten Sie von unserem Angebot? Dürfen wir Sie einmal anrufen und uns erkundigen, ob noch Fragen offen sind?

Achtung! Auch für unsere Beispiele für Einleitungs- und Schlusssätze gilt: In der Regel wird es nicht ausreichen, wenn Sie sie einfach in Ihre Korrespondenz übernehmen. Formulieren Sie sie besser so um, dass sie für Ihren konkreten Anlass und Empfänger angemessen sind. Denn wenn es auf die Wirkung Ihres Geschäftsbriefes ankommt, sollten Einleitungssatz und Schlusssatz nicht nur einigermaßen, sondern perfekt passen!

Für einen gelungenen Einstieg und Abschluss Ihrer Briefe sorgen Sie nicht nur mit einem prägnanten Einleitungssatz und Schlusssatz. Auch mit modernen Formulierungen in Anrede und Grußformel können Sie punkten. In diesen Beiträgen erfahren Sie mehr zum Thema:

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