Einleitungssatz und Schlusssatz: Setzen Sie Akzente!

Geschäftsbriefe: Einleitungssatz und Schlusssatz
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Bei den Geschäftsbriefen Ihres Chefs kommt es manchmal auf den besonderen Kniff an: ein versöhnlicher Einleitungssatz – und der Ärger bei einem erzürnten Kunden ist verflogen. Ein knackiger Schlusssatz – und ein potenzieller Geschäftspartner ist endgültig von Ihrem Unternehmen überzeugt. Aber niemand kann ständig rhetorische Höchstleistungen erbringen. Was also, wenn Ihre Inspiration Sie einmal im Stich lässt? Dann verwenden Sie einfach einen unserer Beispielsätze! Und mit dem sekretaria-Stilberater verpassen Sie Ihrer Korrespondenz den letzten Feinschliff. Die erste Grundregel für überzeugende Geschäftsschreiben: Achten Sie auf aktive, positive und moderne Formulierungen.

Grundregeln für einen guten Briefstil

Wie in anderen Bereichen des Lebens verhält es sich auch bei geschäftlicher Korrespondenz: Der erste Eindruck zählt! D. h. die ersten Zeilen Ihres Briefes prägen die Einstellung des Empfängers gegenüber Ihrer Botschaft. Da Sie Interesse und Sympathie wecken und den Adressaten ansprechen wollen, sollten Sie folgende grundsätzliche Regeln beachten – nicht nur bei Einleitungssatz und Schlusssatz:

a) Schreiben Sie einfach:

  • Verwenden Sie geläufige Formulierungen.
  • Erklären Sie Fach- und Fremdwörter, wenn deren Verwendung sich nicht vermeiden lässt.
  • Schreiben Sie in kurzen Sätzen mit verständlichem Satzbau.
  • Formulieren Sie aktiv, positiv und modern.
  • Verzichten Sie auf jegliche Befehle und Anordnungen, wählen Sie lieber einen informierenden und motivierenden Schreibstil.

b) Benutzen Sie eine erkennbare und nachvollziehbare Struktur:

  • Bauen Sie Ihr Schreiben folgerichtig und logisch auf.
  • Gliedern Sie Ihren Brief gut auf inhaltlicher und optischer Ebene.
  • Heben Sie Wesentliches optisch und sprachlich hervor.

c) Denken Sie an Prägnanz:

  • Behandeln Sie nur das Essenzielle.
  • Formulieren Sie knapp und treffend.
  • Verwenden Sie keine Floskeln und keine nichtssagenden Redewendungen.
  • Wiederholen Sie sich nicht selbst und auch nicht das, was Ihr Briefpartner Ihnen bereits mitgeteilt hat.

d) Formulieren Sie anregend:

  • Schreiben Sie für jeden Adressaten und jede Situation einen individuellen und persönlichen Brief. Bleiben Sie stets höflich.
  • Bemühen sie sich um abwechslungsreiche Gestaltung.

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Ein zeitgemäßer Briefstil ist die halbe Miete

Ihr Briefstil sollte also verständlich, effizient und kundenorientiert sein. Mit einem zeitgemäßen Schreibstil kommen Sie wesentlich schneller ans Ziel und tragen zu einem positiven Image Ihres Unternehmens bei. Vermeiden Sie vor allem den „Wir“-Stil, negative und wertende Formulierungen sowie Phrasen, Floskeln und Doppelausdrücke. Seien Sie stets bemüht, Ihren Schreibstil den modernen Gepflogenheiten und dem jeweiligen Adressaten bzw. der vorliegenden Situation anzupassen. Ein guter Einleitungssatz und ein abrundender Schlusssatz dienen dann dazu, den positiven Gesamteindruck noch einmal zu unterstreichen. Am Anfang benötigen Sie wahrscheinlich ein wenig mehr Zeit und Anstrengung, um die Ihnen antrainierten „alten Kaufmannszöpfe abzuschneiden“. Aber mit jedem Brief werden Sie routinierter und sicherer im Umgang mit zeitgemäßer Geschäftskorrespondenz.

Der gute Start: ein Einleitungssatz für jede Gelegenheit

Beziehen Sie sich mit dem Einleitungssatz immer konkret und direkt auf den Anlass/Grund für Ihr Schreiben. Verzichten Sie auf lange einleitende Absätze. Bringen Sie es lieber in einem Satz auf den Punkt, z. B.:

  • Ihre Verärgerung über die verspätete Lieferung ist verständlich …
  • Sie haben uns mit Ihrem Hinweis eine Menge Arbeit erspart. Vielen Dank.
  • Ihre Fragen haben wir sofort geprüft. Hier die benötigten Antworten.
  • Bitte entschuldigen Sie die verspätete Antwort. Vorab war noch einiges zu klären.
  • Über Ihre schnelle Antwort haben wir uns sehr gefreut.
  • Für Ihr Schreiben/Ihren Brief vom … vielen Dank.
  • Ihr Brief hat uns gezeigt, dass …
  • Das Telefongespräch mit Ihnen war sehr informativ für mich.
  • Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem Projekt. Hier unsere Vorschläge …
  • Von einem Geschäftsfreund, Herrn XY, erfuhren wir, dass Ihr Unternehmen einen guten Ruf in der XY-Branche hat.
  • Bei meinem Besuch auf der Herbstmesse in Köln wurde ich auf Ihre Erzeugnisse aufmerksam.
  • Für Ihre Anfrage danken wir. Ihr Warenmuster liegt uns vor.
  • Vielen Dank für Ihr Interesse
    (Anruf/Anfrage/Schreiben/Unterlagen).
  • Vielen Dank für Ihre Anfrage und das Vertrauen, das Sie unserem Hause entgegenbringen.
  • Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Dienstleistungen
    (Produkten/Angebot/Leistungen).
  • Über Ihren Besuch auf der XY-Messe haben wir uns sehr gefreut. Wie besprochen erhalten Sie heute das Angebot über …
  • Ihr Angebot interessiert uns. Gerne möchten wir Ihre Produkte kennen lernen.
  • Herzlichen Dank für die pünktliche Lieferung von XY.
  • Sie haben sich über den Service geärgert. Das bedaure ich sehr!
  • Vielen Dank für Ihre eingegangenen Zahlungen.
  • Bitte entschuldigen Sie, dass ich – durch Krankheit bedingt – nicht früher geantwortet habe.
  • Sie interessieren sich für … . Hier sind wir der richtige Partner.
  • Danke für Ihre Anfrage vom … . Wir freuen uns darüber.
  • Wir freuen uns, dass wir von … empfohlen wurden und werden alles tun, um Ihren Erwartungen zu entsprechen.
  • Eine Geschäftsverbindung mit Ihnen würden wir uns sehr wünschen.
  • Ja, Sie haben Recht. Dass Sie ungehalten sind, kann ich sehr gut verstehen. Ich muss Ihnen sagen, dass das Verschulden bei mir persönlich liegt.
Der Schlusssatz – das letzte Wort als Steuerungsinstrument

Mit einem geschickt formulierten Schlusssatz können Sie die Reaktion des Empfängers in die von Ihnen gewünschte Richtung lenken. Auch Fragen sind als moderner Schlusssatz für einen Brief legitim und setzen besondere Akzente. Hier einige Beispiele für unterschiedliche Briefsituationen:

  • Über Ihre zustimmende Entscheidung freuen wir uns sehr.
  • Dürfen wir Ihre Antwort bald erwarten?
  • Könnten Sie mir vorab Prospekte über Ihre Artikel zuschicken?
  • Gerne erwarten wir Ihre Antwort.
  • Allen Beteiligten herzlichen Dank für Ihre Unterstützung.
  • Bitte haben Sie Verständnis für unsere Entscheidung. Wir erarbeiten gerne mit Ihnen zusammen weitere Projekte.
  • Vielen Dank für Ihr Verständnis
    (Unterstützung/Mitarbeit/Hilfe/Kooperation).
  • Über einen Auftrag (Nachricht/Bestellung/Bescheid) freuen wir uns.
  • Ich freue mich auf unser Gespräch. Sicher wird es ein interessanter Gedankenaustausch.
  • Die noch offenen Fragen können wir im Gespräch mit Ihnen klären.
  • Wann dürfen wir Ihre Nachricht erwarten?
  • Schreiben Sie uns. Wir schicken Ihnen gerne ausführliches Informationsmaterial.
  • Wir beraten Sie gerne.
  • Vielen Dank für Ihr Entgegenkommen.
  • Ihre Interessen und Wünsche werden unsere ganze Aufmerksamkeit finden.
  • Haben Sie noch Fragen? Bitte rufen Sie mich an.
  • Die Anzahlung erfolgt sofort nach Eingang der Auftragsbestätigung.
  • Ihren Auftrag werden wir mit größter Sorgfalt ausführen.
  • Sie werden mit der Ausführung Ihrer Bestellung zufrieden sein.
  • Helfen Ihnen unsere Informationen weiter?
  • Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.
  • Wir freuen uns auf eine langjährige Zusammenarbeit.
  • Wir freuen uns auf Ihr Feedback.
  • Wenn wir eine Nachricht von … erhalten haben, melden wir uns selbstverständlich bei Ihnen.
  • Sie erhalten den Betrag in den nächsten Tagen.
  • Wir können gut verstehen, dass Ihnen diese Entscheidung nicht leicht fällt. Aber bitte verstehen Sie auch unsere Situation.
  • Auf Ihren Besuch bei uns in Köln freuen wir uns sehr.
  • Bitte schicken Sie uns die Preisliste. Vielen Dank.
  • Was halten Sie von unserem Angebot? Dürfen wir Sie einmal anrufen und uns erkundigen, ob noch Fragen offen sind?

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