So organisiere ich mein virtuelles Büro

Ich arbeite als selbständige virtuelle Assistentin und Managementassistentin in meinem Home-Office. Mein Arbeitsplatz ist so ausgestattet, wie der einer angestellten Assistentin. Außer dass ich zusätzlich noch eine externe Webcam, ein externes Mikro und ein gutes Headset für Videos und Webinare habe.

Damit alles gut läuft, habe ich mir viele Gedanken gemacht, welche Technik und Tools ich brauche. Und ich habe viele Tipps und gute Ratschläge bekommen. Aber eines musste ich trotzdem selber machen: Ich musste mich entscheiden, welche Tools ich teste und dann nutzen will. Und das ist mein Tipp für Sie: Nutzen Sie die Testzeit!

Diese Tools erleichtern nun meinen Büroalltag

1. Office 365

Es lohnt sich hier, einmal im Jahr etwas Geld in die Hand zu nehmen und sich eine Vollversion zu kaufen.
Das ist das erste Programm, das ich morgens öffne und ich nutze dabei bevorzugt:

• Outlook-Kalender und kombiniere hier meine Termine mit meinen anstehenden Aufgaben. So habe ich immer alles im Blick und die Dauer der anstehenden Dinge.
• E-Mails laufen über das Programm. Das heißt hierüber organisiere ich meine privaten und geschäftlichen E-Mails.
• Kontakte verwalte ich hier. Mit Kontaktgruppen kann ich sofort Serien-E-Mails erstellen und versenden

Sie finden hier auch die Vollversionen von Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access sowie einen Zugang zu Skype und eine 1 TB-starke OneCloud. Die OneCloud nutze ich zum einen als externen Speicher und zum anderen, um hier meine geschäftlichen Dateien abzulegen und entsprechend freizugeben für den Kunden.

Office 365 läuft am PC, und synchronisiert mit dem Tablet und dem Smartphone.

2. Trello

Dies ist ein hervorragendes Planungsboard für private und geschäftliche Dinge, das Sie kostenlos und unkompliziert herunterladen können. Zudem reicht hier die kostenlose Version völlig aus.

Ich nutze Trello für meinen Redaktionsplan, als Ideensammler, für die Teamarbeit und für Privates. Dafür lege ich mir für ein Thema ein Board an, das sich wiederum in Listen aufteilt, an die ich mehrere Karten anhängen kann. Ich verknüpfe es je nach Thema mit einem Kalender oder mit Google Drive. Es läuft völlig unkompliziert am PC, Tablet und Smartphone.

Alternativen hierzu sind beispielweise Evernote oder Asana, dass auch sehr leicht zu handhaben ist.

3. Canva

Canva ist ein tollesTool, um schöne Bilder inklusive Text für alle Gelegenheiten zu erstellen. Sie können hier auch eigene Bilder hochladen und einsetzen.

Ich arbeite mit der kostenlosen Version, da ich hier unzählige Vorlagen finde. Und ich nutze es für meinen Newsletter, Blogartikel, Social Media, Einladungen, Flyer, Header und vieles andere. Ein kleines Manko ist, dass die Suche nach dem passenden Motiv etwas Zeit beansprucht.

4. XnView

XnView ist ein Bildbearbeitungsprogramm, das Sie als .exe-Datei kostenlos herunterladen und sofort nutzen können. Hiermit ändere ich zum Beispiel meine Bildgröße der Canva-Bilder, da Sie dies in der kostenlosen Version  nicht machen können.

5. Zoom

Ganz ehrlich. Ich bin kein Fan von Skype, obwohl es im Office 365-Paket enthalten ist. Bei Zoom sind die Bildqualität, der Ton und die Internetstabilität hervorragend. Hier reicht die kostenlose Version völlig aus.

Wenn Sie Webinare oder Interviews online führen möchten, dann können Sie dieses Extra für einen Monat dazu buchen und live auf Facebook oder YouTube streamen. Für Zoom ist eine LAN-Verbindung unbedingt zu empfehlen.

6. Google Formulare

Google hat schon viele tolle Tools. In den Vorlagen können Sie die verschiedensten Formulare bearbeiten und, wenn Sie wollen, mit Google Drive als Speicher nutzen. Für Umfragen nutze ich es sehr gerne. Hier kann ich anonymisiert meine Fragen stellen und bekomme hinterher einen Report mit Diagramm an meine E-Mail-Adresse. Google Drive ist ein großartiger Speicherort für virtuelle Teams. Zu bemängeln ist sein kleiner Speicher im Vergleich zur OneCloud.

7. PrimaERP

Mit diesem Tool kann ich meine Arbeitszeiten erfassen. Dafür lasse ich eine Stoppuhr mitlaufen. Die Zeiten werden meinen Kunden und deren Projekten hinzugerechnet. So kann ich zum einen diese Zeiten für eine genaue Rechnungstellung verwenden und zum anderen sehen, wie viel Zeit ich wofür verwende. Sie können hier auch ihren Tag planen und die Zeiten anpassen.

Die Autorin Christina Ehms ist Assistentin aus Leidenschaft. Im Oktober 2017 hat sie sich, nach 30 Jahren der Festanstellung, als virtuelle Assistentin und Managementassistentin selbständig gemacht. Am meisten geprägt wurde sie durch ihre 12 Jahre in der Erwachsenenbildung, im öffentlichen Dienst. Hier konnte sie, neben Routinearbeiten, ihrer Kreativität freien Lauf lassen und so manche Dinge positiv verändern – auch für die Assistenz. Mehr Informationen zu ihr finden Sie unter christina-ehms.de.