“Die Korrespondenz legen wir alphabetisch nach dem Nachnamen ab.” Das klingt erst einmal einfach – aber dennoch sorgt eine solche Anweisung in manchen Fällen für Stirnrunzeln. Problem: Wohin mit den Umlauten? Wenn dies nicht geklärt ist, kann es schnell passieren, dass die Briefe von Herrn Müller und von Frau Mueller in unterschiedlichen Ordnern landen. Zum Glück gibt es für diese Fragen die DIN 5007. Sie unterscheidet zwei Varianten. Legen Sie gemeinsam mit Kollegen fest, nach welcher Sie ablegen wollen, schon finden Sie alle Briefe wieder.
Die meisten Ablagen funktionieren nach einem System von Zahlen und Buchstaben. Klingt zunächst eindeutig – es gibt aber durchaus Zweifelsfälle. Kritisch sind vor allem die Umlaute ä, ö und ü sowie das ß. In der DIN 5007 sind für ihre Behandlung zwei Varianten beschrieben.
Tipp: Sonstige Sonderzeichen, etwa ein Akzent oder eine Tilde werden im deutschsprachigen Raum bei der Sortierung nicht beachtet.
Variante 1: Ignorieren Sie die Pünktchen
In der ersten Variante werden die Umlautzeichen, also die Pünktchen über a, u und o, einfach ignoriert. Hierbei werden also ä und a, ö und o sowie ü und u gleich behandelt. Ebenso gibt es keinen Unterschied zwischen ß und ss. Dabei kommt es dann zu folgender Sortierung:
Lücke
Ludemann
Luedenscheidt
Luhmann
Variante 2: Behandeln Sie das ä wie ae
In der zweiten Variante werden ä in ae, ö in oe und ü in ue aufgelöst. Auch bei dieser Variante wird das ß wie das ss behandelt. Die oben genannten Namen werden nach dieser Regel anders sortiert, nämlich wie folgt:
Ludemann
Lücke
Luedenscheidt
Luhmann
Wann ist welche Variante besser?
Gerade wenn Sie Ihre Kundenkorrespondenz sortieren, ist die zweite Variante sinnvoll, denn damit haben Sie in Ihrer Ablage z. B. alle „Schröders“ beieinanderstehen, egal ob diese „Schröder“ oder „Schroeder“ geschrieben werden. Wenn Sie sich für eine der Varianten entschieden haben, sollten Sie dies auch allen, die an der Ablage arbeiten, mitteilen. Am besten erstellen Sie dafür einen kleinen Aushang mit Beispielen, den Sie an die Regale kleben. Dann haben die Kollegen keine Ausrede mehr, wenn wieder mal eine Akte falsch einsortiert ist.
