Einladung zur Mitarbeiterversammlung

Einladung zur Mitarbeiterversammlung
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Was gibt es Neues in der Firma? Welche Entwicklungen sollte jeder Mitarbeiter kennen? Das sind die zentralen Fragen, wenn Ihr Chef eine Mitarbeiterversammlung einberuft. Deshalb bringt dieser Termin natürlich auch ein bisschen Spannung in den Betrieb, „Man weiß ja nie, was kommt“ ist oft die Überzeugung der Kollegen. Wenn Sie die Einladung an die Mitarbeiter verfassen, sollten Sie daher auch immer schon einen kleinen Ausblick darauf geben, was besprochen werden soll. So beugen Sie wilden Spekulationen vor. In unserem Download finden Sie ein Muster für eine Einladung.

Mitarbeiterversammlung: gesetzlich nicht geregelt

Eine Mitarbeiterversammlung wird von der Unternehmensleitung einberufen und unterliegt keiner gesetzlichen Regelung. Das unterscheidet sie von der Betriebsversammlung, die von der Arbeitnehmervertretung, also dem Betriebs- oder Personalrat, einberufen wird und bei der strenge gesetzliche Vorgaben zu beachten sind.

Wann sollte die Einladung zur Mitarbeiterversammlung erfolgen?

Mitarbeiterversammlungen werden oft sehr kurzfristig aus aktuellem Anlass veranstaltet. Gerade in kleinen, überschaubaren Unternehmen kann es vorkommen, dass der Chef persönlich durch die Räume geht und „Wir treffen uns in fünf Minuten mal kurz im Besprechungsraum!“ ruft. Dennoch sollten Sie – wenn ausreichend Zeit dafür zur Verfügung steht – eine offizielle Einladung an alle Mitarbeiter verfassen und die Versammlung professionell vorbereiten. Als Faustregeln für den Zeitpunkt gelten: Je größer das Unternehmen ist und je offizieller der Anlass, desto früher sollten nach Möglichkeit die Einladungen zur Mitarbeiterversammlung verschickt werden. Turnusmäßige Treffen kündigen Sie etwa drei bis vier Wochen vorher an, damit alle Mitarbeiter ihre anderweitigen Termine darauf ausrichten können. Einige Tage vor dem Termin sollten Sie eine Erinnerung verschicken. Geht es um aktuelle Entwicklungen und brisante Themen, ist es sinnvoll, die Einladung so zeitnah wie möglich zu versenden, damit Spekulationen unter der Belegschaft keine Chance haben.

Wie benachrichtigen Sie die Kollegen?

In Unternehmen, in denen alle Mitarbeiter an einem PC arbeiten, können Sie die Einladung zur Mitarbeiterversammlung per E-Mail verschicken. Verzichten Sie darauf, sie in den Anhang zu verschieben, und setzen Sie alle Informationen in den E-Mail-Text. Sonst riskieren Sie, dass einige Kollegen die Einladung gar nicht lesen. Haben nicht alle Betriebsangehörigen Zugriff auf einen Computer, sollten Sie sie schriftlich einladen – entweder mit einem Brief an jeden Arbeitsplatz oder mit einer Beilage zur Gehaltsabrechnung. Zusätzlich sollten Sie auch weitere Mittel nutzen, um die Kollegen an die Mitarbeiterversammlung zu erinnern, z. B.:

  • Aushang am Schwarzen Brett
  • Eine Mitteilung im Intranet
  • Meldung in der Mitarbeiterzeitung

Um Antwort brauchen Sie in der Regel nicht zu bitten – kaum ein Mitarbeiter wird es sich entgehen lassen, mehr über die neuesten Entwicklungen im Unternehmen zu erfahren. Oft macht die Geschäftsleitung die Teilnahme auch zur Pflicht, das sollten Sie dann unbedingt in der Einladung erwähnen.

Extratipp: Mitarbeiterversammlungen gelten als Arbeitszeit, da sie ja vom Arbeitgeber einberufen werden. Ihre Kollegen müssen also gegebenenfalls nicht ausstempeln.

Welchen Anlass hat die Mitarbeiterversammlung?

Am besten nennen Sie gleich in der Betreffzeile Ihrer Einladung, worum es bei dem Treffen gehen wird. Werden Mitarbeiterversammlungen überraschend einberufen, kocht sonst schnell die Gerüchteküche über. Wenn die Kollegen jedoch wissen, worum es geht, haben sie die Gelegenheit, sich vorzubereiten und auf der Veranstaltung selbst Fragen zu stellen. Beispiele für Betreffzeilen sind: „Jährliche Mitarbeiterversammlung – Rückblick auf 2015“ oder „Mitarbeiterversammlung – Erläuterung der strategischen Neuausrichtung der Hellmann GmbH“. Stellen Sie auch gleich eine kleine Agenda zusammen:

  • Wer wird auf der Mitarbeiterversammlung sprechen?
  • Zu welchen Themen?
  • Wie lange dauert die Veranstaltung in etwa?
  • Steht im Anschluss Zeit für Fragen der Mitarbeiter zur Verfügung?
Wann findet die Versammlung statt?

Zu den zentralen Angaben auf der Einladung zur Mitarbeiterversammlung gehören natürlich Zeit und Ort des Treffens. Achten Sie bei der Terminfestlegung darauf, dass möglichst alle Kollegen anwesend sind, also auch die Teilzeitkräfte. Diese könnten sich sonst diskriminiert fühlen. Denken Sie auch an Heim- und Außendienstmitarbeiter und laden Sie diese gesondert ein. Wenn Sie feststellen, dass Sie unmöglich alle Kollegen unter einen Hut bekommen, kann es sinnvoll sein, zwei oder mehr Versammlungen einzuberufen, um jeden Betriebsangehörigen zu informieren. Ein Protokoll, das Sie von der Versammlung anfertigen und jedem Mitarbeiter zukommen lassen, gewährleistet, dass tatsächlich jeder die relevanten Informationen erhält.

Voraussetzungen für die Räumlichkeiten

Der Raum, in dem Sie die Mitarbeiterversammlung durchführen, muss natürlich ausreichend Platz für alle Teilnehmer bieten. Das kann z. B. ein großer Besprechungsraum, ein Konferenzsaal oder auch die Kantine sein. Auch hier gilt: Müssen Kollegen draußen bleiben, ist ein weiteres Treffen angebracht. Achten Sie auch darauf, dass ausreichend Sitzplätze vorhanden sind, bei Bedarf mieten Sie noch Bierbänke hinzu. In kleinen Betrieben können Sie auch einzelne Kollegen darum bitten, ihre Bürostühle mitzubringen.

Download: Laden Sie sich unsere Mustervorlage für eine Einladung zur Mitarbeiterversammlung herunter!

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